档案管理中元数据标准化建设路径探析

数字化时代下，档案数量激增，形式越来越多样，对档案信息资源进行有效地管理和利用就成了关键。元数据是表征档案数据特点和属性的关键信息之一，元数据标准化建设在实现科学分类、精准检索和高效共享方面发挥着不可取代的重要作用。但目前档案管理在元数据标准化建设方面还存在着许多问题，例如标准不够统一、技术应用落后等等，这些都限制着档案管理水平的提高。所以，对档案管理中元数据标准化的构建路径进行深入的研究有着十分现实的意义。

一、元数据标准化建设在档案管理中的价值

在数字化转型大潮席卷各行各业的今天，档案管理领域正在发生着由传统模式到智能化、精细化管理等深刻转变，元数据标准化建设是其关键环节，其战略价值无法取代。元数据作为表征档案数据属性、内容特征及管理信息等信息的结构化数据，可以通过标准化建设对档案资源进行有序整理和高效利用，在资源管理方面，元数据标准化可以突破档案信息“碎片化”困境。传统的档案管理在不同载体和部门档案数据格式不一，没有统一描述规范，造成了数据整合共享困难。通过制定元数据统一标准，可以规范化地标注档案来源、形成时间、内容主题和保管状态，把零散的档案资源组成一个有机整体 [1]。以政务档案管理为例，通过标准化元数据可以对各个部门文件、图纸、图像等档案统一编码和归类，管理者可以迅速定位并检索到需要的信息，显著提高了档案管理效率，减少了资源重复建设和管理成本。

从使用服务层面上看，元数据标准化可以大大提高档案检索效率和使用价值。标准化元数据是档案检索系统准确索引的基础，使用者可以通过关键词、主题和时间等标准化字段迅速定位到目标档案中，从而改变传统靠手工调阅目录的低效方式。

二、档案管理中元数据标准化建设路径

（一）构造分层分类的元数据标准框架

为了档案管理元数据的标准化建设，建立分层分类的元数据标准框架显得尤为关键，档案资源涉及文书、科技、声像等多种类，内容特征、载体形式和管理需求区别显著，如果使用单一的标准很难适应实际应用的需要，分层分类框架由宏观至微观进行体系设计，形成了“通用层—专业层—特色层等”三级架构 [2]。通用层建立了适合各类档案的文件名称、形成时间、责任者及其他核心元素等基础元数据标准，以保证不同类型档案资源基本信息的一致性和兼容性；专业层是对文书档案和科技档案中的具体领域进行元数据项的提炼，如在科技档案中加入项目编号、密级和技术参数等专业属性，来准确地描述档案的内容；特色层使每个单位都能根据其业务需求和馆藏特色对个性化元数据进行补充，例如历史档案中文物等级和文物传承谱系，同时考虑标准化和灵活性，构建分层分类框架需要坚持科学性、系统性、扩展性等原则。一方面，通过调研档案管理的全流程业务场景，结合国际国内相关标准（如《档案著录规则》《都柏林核心元数据标准》），提炼共性需求，确保框架逻辑严谨、层次分明；另一方面为将来档案类型的改变和技术升级留出动态扩展的接口。比如随着电子档案和数字孪生档案等的出现，可以将数据格式和加密算法这些元数据项加入框架当中。另外，分层分类框架需要建立动态维护机制，定期对标准适用性进行评价，同时通过专家论证和用户反馈对元数据项进行优化，促进档案元数据标准和行业发展同步进行，为档案资源规范管理和深度开发打下坚实的基础。

（二）促进跨系统元数据互操作的规范构建

档案管理数字化过程中，由于技术架构和数据标准等方面存在差异，各部门和各单位档案管理系统往往会形成“信息孤岛”，妨碍了档案资源的共享和协同利用。推进跨系统元数据互操作标准建设是突破数据壁垒、实现档案互联的关键途径。互操作规范需要围绕着元数据“语义互认”和“格式转换”这两个核心问题来进行研究：语义层面上，通过建立元数据语义映射统一规则，对不同体系的异构元数据术语进行相关对应，如建立特定体系“建档日期”和通用标准“形成时间”之间的映射关系，以消除语义歧义；格式层面上，使用XML、JSON 和其他通用数据交换格式来保证元数据无损地在各系统之间进行传输，并同时制定了标准化接口协议，例如以 API（应用程序编程接口）为核心的元数据调用规范，实现了系统之间自动对接和数据交互等[3]。

跨系统元数据互操作规范落地，需要多方合作推动。一是行业主管部门需要主导建立互操作统一技术标准，确定元数据交换过程、安全要求和质量规范等，以免标准缺失造成重复开发和资源浪费；二是档案管理系统的开发商需要按照规范要求预留标准化接口，以支持元数据导入、导出和转换等功能；另外，本文还搭建了跨机构元数据共享平台，利用数据目录服务和元数据注册库实现了对元数据资源集中管理和动态更新。如政务部门可以依托政务云平台建立跨部门档案元数据共享枢纽，来协同利用行政审批和民生服务档案数据，提高政府服务效能。通过构建互操作规范，实现档案元数据在各体系之间自由流转，实现档案资源共享价值的真实释放。

结束语

档案管理中元数据标准化是一个长期、复杂的系统工程，本文在综合分析当前形势和面临挑战的基础上，确定了建设原则和目标，多维度地对建设路径进行了探索，有利于将档案管理元数据标准化建设提升到一个新的高度。今后，在信息技术不断发展以及档案管理要求越来越高的情况下，元数据标准化建设也需要不断进行优化和创新才能更好的顺应时代的发展，它为档案事业提供了坚实的支持，使档案信息资源得到了有效的管理和充分的利用。

参考文献

[1] 杜昂 . 如何推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化建设 [J]. 兰台内外 ,2025(07):37-39.

[2] 卢安桃 . 推进机关事业单位档案管理工作规范化、标准化探究 [J]. 办公室业务 ,2024(23):111-113.

[3] 乌峰 . 新时期事业单位档案管理标准化与规范化思考 [J]. 西部资源 ,2024(04):136-137.