档案分类与整理方法研究

随着信息技术的快速迭代，推动档案管理进入全新发展阶段。传统档案整理方式在应对大量数据时渐显乏力，信息化、智能化和数字化技术成为行业转型的关键。信息化手段通过数据快速处理与检索，能大幅度提升档案整理效率和准确率，智能化与自动化技术减少人工干预，可以降低人为失误，数字化技术则为档案的长期保存与安全防护提供保障。但新技术应用也衍生出许多问题，如，设备更新投入大、数字化质量评估无统一规范、档案隐私泄露和信息安全风险增加等，这些都将成为档案管理现代化进程中有待解决的难题。

一、档案的分类

众所周知，档案分类是档案管理的重要环节，通过制定科学规范的标准，让档案管理更有序、高效，主要根据档案的形成过程、内容主题和载体形式，将数量庞大、种类复杂的档案进行系统化归类，将零散无序的档案变成便于查找、管理和使用的资源集合。而在档案分类的理论方面，要遵循几个原则，来源原则关注档案的产生主体，例如，区分不同部门、单位形成的档案，能清晰呈现档案的“出身”和组织活动轨迹；事由原则按照档案内容主题分类，如，将财务文件、人事资料分别归类，方便开展专题研究；时间原则根据档案形成时间划分，有助于梳理事物发展脉络；形式原则是根据档案载体差异分类，如纸质、电子、音像档案分开管理，以便于采取针对性的保管措施 [1]。而随着档案数字化进程加快，档案分类遇到新难题，电子档案数量剧增，需要统一元数据标准，才能确保分类规范一致。另外，用户对档案检索的需求也越来越多样，要求分类体系支持多角度检索。这些新挑战将推动档案分类理论和技术的不断创新，有助于让档案管理更好地适应信息化时代发展需求。

二、档案整理的方法

（一）提升档案整理的技术水平

在档案管理向数字化转型的过程中，技术难题将成为阻碍档案整理效率提升的重要因素。想要破解该困境，应从技术引入、标准制定、人才培养等多角度出发，冰冰形成一套完整的解决方案。在技术应用方面，引入先进的档案整理设备和软件系统，以此来提升效率。光学字符识别（OCR）技术能快速将纸质档案转化为电子数据，让档案中的文字内容变得可以直接搜索，并提高信息查找的速度。人工智能技术凭借机器学习算法，能自动分析档案内容，按照主题、类型等标准进行分类，完成检索工作。与人工分类相比，这些技术不仅能减少人为错误，还通过自动化流程，将档案整理效率提高数倍，能轻松应对大量档案的处理需求。

统一的技术标准是实现档案整理协同发展的基础。目前，不同档案机构使用的技术和系统各不相同，数据格式、存储方式等方面缺乏统一规范，导致档案资源难以整合共享 [2]。因此，档案机构要积极参照国际、国家和行业标准，在数据格式、元数据定义、存储要求等方面统一标准，确保不同系统之间能顺利交换数据、协同工作，从而打破档案管理中的“信息壁垒”。专业人才是推动技术落地的核心力量，随着档案整理技术不断更新，档案管理人员必须要掌握新的技术应用和系统维护方法，通过定期组织OCR 技术实操、智能档案管理系统使用等专项培训，结合实际案例教学，能帮助从业人员掌握新技术的操作要点。

（二）优化档案分类标准

档案分类是档案整理的核心，分类质量关系到后续编目、存储和检索的效率与准确性。在档案数字化快速发展、档案类型日益丰富的今天，过去简单笼统的分类方式已经无法满足精细化管理的需要，必须建立科学、灵活的分类体系，才能提升档案管理水平。优化档案分类标准，要先建立全面系统的分类框架，可以综合考虑档案的来源、内容和载体等因素，并设计出层次清晰、逻辑严谨的分类结构。例如，企业档案，先按部门区分档案形成主体，再按年份梳理时间顺序，最后按业务主题细分具体类别，这样既能保证同一部门、同一时期、同一业务的档案集中存放，又能避免分类重叠或遗漏，让档案管理更规范、有序。与此同时，还要制定详细的分类操作指南，明确每个类目的划分依据和适用范围，特别是针对特殊情况的处理方法，减少人为判断的随意性，确保分类结果的准确、统一。而建立动态调整制度是保持分类标准有效性的关键，档案管理环境始终处于变化中，新业务的开展、政策法规的更新、技术手段的升级，都会让档案内容和管理需求发生改变。因此，要定期对分类体系进行评估审查，及时发现不适用的地方。例如，随着电子档案数量增多，可以单独设立“电子档案”大类，并细化元数据分类标准，当企业进行机构改革或业务调整时，应更新分类体系中的部门类目和业务类别，确保分类标准始终符合实际需求。

（三）建立档案整理规范

众所周知，档案整理规范化是实现档案高效管理的基础，在于建立完善的制度体系和质量保障制度，解决当前档案管理中流程混乱、质量不一的问题。规范档案整理流程，要制定一套覆盖全过程的标准操作规范，从档案收集、鉴定、分类，到编目、装订、存储，每个环节都要有明确的操作要求。如，在档案收集阶段，要清晰界定哪些文件需要归档、何时归档以及由谁负责，档案鉴定环节，制定科学的价值评估标准，准确区分永久保存和定期保存的档案，而在装订环节，要统一装具类型、规范页码编写等操作细节 [3]。通过细化每个步骤的操作标准，形成一套清晰易懂、便于执行的操作指南，确保不同人员开展档案整理工作时遵循相同规范，减少因操作差异导致的管理问题。还应建立质量评估制度，以此来确保档案整理规范落实，这就要建立过程监督与结果考核结合的双重评估体系。

结束语：

总之，档案分类与整理是档案管理的核心。在档案载体逐渐多元、数字化进程加速的背景下，只有不断完善分类体系，确保分类标准符合实际需求，应严格规范整理流程，制定清晰的操作细则，积极引入先进技术，提升管理效率，建立健全质量管控制度，加强全程监督，这样才能充分发挥档案资源的价值，为政务服务、学术研究、社会发展等提供信息保障。

参考文献：

[1] 王云龙 . 统计方法在纸质档案整理与分类中的应用研究 [J]. 华东纸业 ,2024,54(04):42-44.

[2] 夏志英 . 档案管理理论现代化与实践方法研究——评《档案管理理论与实践》[J]. 人民长江 ,2024,55(11):I0001-I0002.

[3] 曹海梅 . 档案管理中文件分类与索引优化策略研究 [J]. 黑龙江史志 ,2023,(08):113-115.