探讨起重机械档案资料查阅流程的优化

一、引言

建筑起重机械作为建筑工程的关键特种设备之一，其安全运行直接关系到工程进度与人员生命安全。设备的全生命周期中产生的档案资料，是实施安全管理、追溯设备状态、支撑维护决策的核心依据。因此，确保档案资料的完整性、可查性与高效利用至关重要。当前档案查阅流程仍存在诸多瓶颈，制约了管理效能的提升和设备安全风险的防控。优化查阅流程，是提升建筑起重机械精细化管理水平、落实特种设备安全责任的必然要求。本文旨在深入探讨系统优化策略，提升档案服务效能。

二、起重机械档案资料查阅流程现状分析

（一）档案资料分类与存储现状

建筑起重机械档案资料分类标准尚未统一，或按管理环节（如备案、租赁、安拆），或按设备类型（如塔式起重机、施工升降机）。物理存储普遍存在空间规划欠合理、设施陈旧、资料堆放杂乱等问题，导致查找困难。电子档案方面，存在数据格式不统一、信息录入不完整、更新滞后等问题，严重制约电子档案的利用效率和查阅便捷性。

查阅流程基本环节

当前典型查阅流程通常包含：查阅需求提出与申请（明确所需资料信息）->权限审核（核实申请人权限，确定档案物理位置或电子访问权限） ⇒ 档案调取/ 访问（提取实体档案或授权访问电子系统） $$ 信息查阅与记录（查阅所需内容并登记利用信息） ⇒ 档案归还 / 状态更新（实体档案归位或电子访问结束状态更新）。该流程环节多，人工操作占比高。

（三）现存问题及原因剖析

当前查阅流程效率低下、准确性不足且存在安全隐患。从申请到获取资料耗时长，影响工作进度。档案分类不清、记录不规范、审核不严谨，常导致获取资料不符需求。实物档案存放混乱、电子档案访问权限管控不足、归档标准缺失，易引起信息泄露、损坏或丢失风险。

究其原因：管理理念滞后，对特种设备档案管理价值认识不足，信息化需求响应慢；缺乏针对特种设备档案的智能管理系统，缺少专业管理软件与数字化设备支撑高效审核、匹配与检索；人员素质存在差异，管理人员专业技能不足，查阅人员规则意识浅薄，同时，制度规范缺位，缺乏清晰的审核标准与复审流程。

三、起重机械档案资料查阅流程优化的理论基础与原则

（一）相关理论依据

档案管理理论为查阅流程优化提供了框架，强调分类、整理、保管与利用的系统性和规范性，指导科学管理建筑起重机械档案。信息管理理论关注信息的收集、存储、处理和传递，为利用信息技术提升管理效率和查阅准确性提供思路支持。流程再造理论强调对现有流程进行根本性思考和彻底性再设计，打破传统束缚，构建高效查阅流程。这些理论相结合，为起重机械档案资料查阅流程优化提供了理论支持。

（二）优化原则

高效性原则：要求在优化过程中，充分运用先进技术手段，简化不必要的环节，实现档案资料的快速审核、检索与调取，确保查阅流程能够及时响应需求，缩短查阅时间。准确性原则：强调在档案资料的审核、分类、存储和检索过程中，保证信息的完整性与真实性，通过建立严格的审核标准和规范的操作流程，避免因资料错误导致的管理失误。安全性原则：注重对档案资料的保护，无论是物理档案还是电子档案，都要采取严格的安全防护措施，如设置访问权限、进行数据加密等，防止信息泄露、损坏或篡改，尤其保障涉及设备安全的关键信息。人性化原则：以查阅人员的需求为出发点，简化操作流程，提供便捷的查阅方式，提升用户体验，使档案管理工作更好地服务于实际需求。

四、起重机械档案资料查阅流程优化策略

（一）档案资料分类与存储优化

遵循相关规范要求，建立一个科学合理的建筑起重机械档案分类体系。以设备全生命周期为核心，将档案资料分为备案、租赁、安装拆卸、检验检测、运行使用、维护保养等阶段，并进一步细分。优化档案存储布局，合理规划物理库房，设置明确区域标识，便于资料定位和存取。数字化存储方面，统一数据格式，构建标准化档案数据库，完善信息录入规范，确保电子档案的完整、准确和及时。利用数据库技术，实现档案资料的高效存储和管理，提升存储规范性和便捷性，确保快速查阅。

（二）查阅流程环节简化与整合

为解决繁琐的查阅流程，应制定明确的审核标准和操作指南，并可开发智能审核系统。以自动审核资料，提升效率。常规申请可采用电子审批流程，减少人工干预，快速处理。

（三）信息化与智能化技术应用

引入专业的建筑起重机械档案管理软件，实现档案资料的全流程信息化管理。该软件应具备强大的检索功能，支持关键词、组合条件、模糊查询等多种检索方式，能够快速定位所需资料。运用物联网技术，对物理档案进行智能化管理，为每一份档案贴上电子标签，通过标签识别实时掌握档案的存放位置、借阅状态等信息，提升档案的管理和查找效率。利用人工智能技术，对档案资料进行智能分类、整理和分析，自动识别资料中的关键信息，自动生成分类目录和索引，提高档案管理的自动化水平与查阅准确性。同时，借助大数据技术，对档案资料进行深度挖掘和分析，为建筑起重机械的管理和决策提供数据支持。

（四）管理制度与人员能力完善

建立健全建筑起重机械档案资料管理制度，明确各环节的职责、权限和操作规范，制定严格的档案管理专项考核制度，确保制度的有效执行。加强档案管理知识、操作规范及现代信息技术应用等针对性学习，提升相关人员在特种设备档案管理方面的专业素质和业务能力。同时，加强对查阅人员的宣传教育，使其了解档案管理的重要性和相关规定，自觉遵守档案管理秩序，共同推动档案管理工作的规范化发展。

五、结语

建筑起重机械档案资料查阅流程的优化是提升建筑起重机械管理水平、保障建筑工程安全生产的重要举措。本论文通过对查阅流程现状的深入分析，结合相关理论和实际工作需求，提出了一系列具有针对性的优化策略。这些策略涵盖档案分类存储、流程环节、技术应用以及制度建设等多个层面，旨在实现档案查阅效率的提升、管理成本的降低和安全性的增强。随着这些策略的逐步实施与完善，建筑起重机械档案管理工作将更加科学、规范、高效，为建筑起重机械的安全稳定运行和建筑行业的可持续发展提供可靠保障。同时，希望本研究能为相关领域的档案管理工作提供有益的参考和借鉴，引发更多对档案管理工作的关注与思考，共同推动档案管理领域的持续创新与进步。

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作者简介：罗媛（1979.1）女，汉族，湖南省望城县，本科，助理馆员，从事档案管理工作