数字化转型下图书馆档案管理的优化策略

数字技术快速迭代背景下，各领域加速向数字化转型，图书馆档案管理也迎来变革契机。传统档案管理依赖纸质载体，存在存储空间有限、检索效率低、易受环境影响等弊端，难以满足用户多样化信息需求。研究数字化转型下图书馆档案管理优化策略，有助于突破管理瓶颈，提升档案资源利用价值，推动图书馆服务模式创新，对实现图书馆现代化发展具有重要意义。

一、数字化转型下图书馆档案管理的重要性

数字技术的发展为图书馆档案管理带来全新变革方向。档案管理的数字化转型，不仅是技术层面的升级，更是管理理念与服务模式的革新。通过数字化手段重构档案管理体系，能有效增强图书馆核心服务能力，为用户创造更优质的资源利用体验。

（一）提升服务效能，满足多元需求

数字化转型使图书馆突破物理空间限制，用户借助网络终端可随时访问档案资源数据库。图书馆构建用户行为分析系统，记录用户检索关键词、浏览时长、下载频次等数据，精准分析用户信息需求偏好 。基于分析结果，主动推送个性化档案资源推荐列表，涵盖专题文献汇编、学术研究报告等内容。同时，采用多媒体形式呈现档案资源，将传统纸质文献转化为图文、音频、视频等多元格式，满足不同用户群体的信息获取习惯，显著提升图书馆服务效能。

（二）保障资源安全，实现长期保存

纸质档案易受温湿度变化、虫害侵蚀、人为损坏等因素影响，导致档案内容模糊、纸张破损等问题。数字化转型中，图书馆运用专业扫描设备将纸质档案转化为数字格式，采用 OCR 文字识别技术实现档案内容的可检索化。存储环节采用磁盘阵列（RAID）技术构建本地存储系统，结合云存储服务进行异地备份，确保数据存储的安全性与可靠性。设置分级访问权限、采用SSL 加密传输协议等措施，防止档案信息泄露，为档案资源的永久保存提供技术保障。

（三）优化管理流程，提高工作效率

传统档案管理流程涉及手工登记、分类上架、人工检索等环节，操作繁琐且效率低下。数字化档案管理系统集成档案录入、自动分类、智能检索等功能模块。工作人员利用系统批量导入档案元数据，系统依据预设规则自动完成档案分类与标引。用户进行关键词检索，系统可在毫秒级时间内从海量数据中定位相关档案，并生成关联资源推荐列表。系统自动生成档案借阅统计、利用分析等报表，为管理决策提供数据支撑。同时，数字化档案支持多人在线协同处理，不同部门工作人员可实时共享编辑权限，显著提升档案管理工作效率。

二、数字化转型下图书馆档案管理的现实困境

尽管数字化转型为图书馆档案管理带来诸多机遇，但在实际推进过程中，受技术、人才、标准等因素制约，档案管理数字化进程面临诸多挑战，阻碍管理效能提升与服务模式创新。

（一）技术设施滞后，数据处理受限

部分图书馆硬件设备更新周期长，服务器配置难以满足档案数据快速增长需求。老旧服务器在处理大规模档案数字化转换任务时，常出现 CPU 负载过高、内存溢出等问题，导致数据处理速度缓慢。网络基础设施建设不足，馆内局域网带宽有限，用户并发访问档案资源时易出现网络拥堵，影响资源加载速度。档案管理软件功能单一，仅具备基础的档案存储与检索功能，缺乏数据挖掘、可视化分析等高级功能，无法充分发挥数字化档案资源的潜在价值。

（二）人才储备不足，专业能力欠缺

图书馆档案管理团队中，具备数字化管理专业背景的人员占比偏低。现有工作人员多以传统档案管理经验为主，对数字图像处理、数据库管理、信息系统运维等技术掌握不足。在档案数字化加工过程中，常出现图像分辨率不达标、文字识别准确率低等问题。面对档案管理系统故障，工作人员缺乏故障排查与修复能力，需依赖外部技术支持，导致问题处理周期长。同时，图书馆对数字化人才的吸引力不足，薪酬待遇与职业发展空间有限，难以吸引和留住具备专业技术能力的人才。

（三）标准体系缺失，资源整合困难

当前图书馆档案管理缺乏统一的数字化标准规范。不同图书馆在档案数字化格式选择上存在差异，部分采用 PDF 格式，部分采用 JPEG、TIFF 格式，导致档案资源兼容性差。元数据标准不统一，各馆对档案题名、作者、日期等核心元数据的描述规则不一致，增加资源整合难度。在档案数字化质量控制方面，缺乏统一的验收标准，造成档案数据质量参差不齐。各图书馆自建的档案管理系统采用不同的技术架构与数据接口，系统间数据交换存在技术壁垒，无法实现档案资源的跨馆共享与协同利用。

三、数字化转型下图书馆档案管理的实施策略

针对当前图书馆档案管理面临的技术、人才、标准等方面困境，需结合实际情况，制定系统性优化策略，采取技术升级、人才培养、标准完善等多维度举措，推动档案管理数字化转型向纵深发展。

（一）升级技术架构，强化数据处理能力

图书馆应制定分阶段技术升级计划，优先更新硬件设备。采购高性能服务器，采用分布式存储架构构建档案数据存储中心，支持PB 级数据存储与扩展。升级网络基础设施，部署万兆光纤骨干网，提升馆内局域网传输速率，并搭建5G 无线网络覆盖系统，为用户提供高速稳定的网络环境。引入智能档案管理系统，该系统集成大数据分析、人工智能等技术，具备档案内容智能分类、语义检索、知识图谱构建等功能 [2]。利用自然语言处理（NLP）技术实现档案关键词自动提取与主题分析，提升检索准确性。

（二）加强人才培养，构建专业管理团队

图书馆需建立完善的人才培养体系，针对不同岗位需求开展分层分类培训。对现有档案管理人员，定期组织数字化技能培训课程，内容涵盖档案数字化加工规范、数据库操作、信息系统维护等。邀请行业专家举办专题讲座，分享前沿技术应用案例，拓宽工作人员视野。设立内部导师制，由经验丰富的技术骨干指导新入职员工，促进知识与经验传承。制定人才激励政策，对通过专业技术认证、发表高质量研究成果的人员给予物质奖励与职称晋升倾斜。在校园招聘、社会招聘等渠道，引进计算机科学、信息管理等专业人才，充实档案管理团队。

（三）完善标准规范，推进资源共建共享

图书馆行业应联合高校、科研机构等单位，共同制定档案管理数字化标准体系。制定档案数字化技术规范，明确扫描分辨率、色彩模式、存储格式等技术参数要求，确保档案数字化质量一致性。建立统一的元数据标准，参照都柏林核心元数据（Dublin Core Metadata）框架，结合图书馆档案管理实际需求，制定包含题名、创建者、主题、日期等核心元素的元数据描述规范[3]。制定档案数据质量验收标准，从完整性、准确性、规范性等维度建立量化评估指标体系。推动各图书馆档案管理系统接口标准化改造，采用开放API 接口或通用数据交换协议（如 XML、JSON），实现系统间数据互联互通。组建区域或行业性档案资源共建共享联盟，制定资源共建共享协议，建立联合目录数据库，实现档案资源的统一检索与跨馆互借，促进资源整合与协同利用。

四、结语

数字化转型为图书馆档案管理带来创新发展机遇，通过实施技术升级、人才培养、标准完善等策略，可有效提升档案管理效能。但研究提出的策略在实际应用中，面临不同规模图书馆适应性差异、新技术应用成本控制等问题。未来研究将聚焦策略实施效果的动态跟踪评估，结合人工智能、区块链等新技术发展趋势，探索档案管理智能化、可信化发展路径，持续优化管理策略，推动图书馆档案管理数字化转型迈向更高水平。

参考文献：

[1] 郭 晓 丽 . 图 书 馆 档 案 管 理 工 作 的 创 新 探 索 [J]. 四 川 劳 动 保障 ,2025,(05):42-43.

[2] 芮丽惠 . 文化自信视域下高校图书馆档案管理路径 [J]. 新传奇 ,2024,(48):107-109.

[3] 王浩楠 . 协同效益视角下图书馆如何加强档案管理 [J]. 四川劳动保障 ,2024,(09):88-89.