基于风险识别的企业采购业务内部控制改进研究

【摘要】围绕企业内控课程教学改革目标，融合实务场景，聚焦采购业务模块展开分析。研究明确其以应用指引为理论框架，通过梳理采购业务流程并提炼关键环节风险预警指标，结合风险识别案例进行实证解析，最终从风险防控角度提出针对性优化方案。研究证实：财务风险预警体系与案例分析的协同应用可有效识别采购风险，配合优化方案实施不仅强化了业务安全管控，更将实践成果成功整合至内控课程章节，推动教学模式创新。

【关键词】风险识别；采购业务；需求计划；供应商；验收

0 引言

2019年末，国务院国资委发布的《关于加强中央企业内部控制体系建设与监督工作的实施意见》明确指出，应以风险管理为核心导向，聚焦合规监管关键领域，构建兼具严谨性与全面性的管控机制。该政策强调通过制度优化实现风险防控与合规经营协同发展，标志着监管机构在完善企业治理框架方面取得突破性进展。作为重要的制度创新，文件倡导建立整合风险管理、合规监督与内部控制的三维治理架构，这一系统性优化举措为提升企业现代化治理能力提供了新的监管范式。

1 企业采购业务内部控制概述

采购指企业获取生产所需资源或接受服务，并完成相关费用结算的经营活动。作为运营流程的初始环节，该活动直接影响企业整体发展态势。该业务不仅构成供应链的关键组成部分，同时与资金周转体系存在紧密关联。其具体实施涵盖需求申报、审批程序、供应商评估筛选、价格协商机制及合同签订等关键步骤，完整执行流程详见图1所示： 审批供应商选择采购价格确定采购合同订立等多个环节，要遵循的基本流程，如下图所示：

在企业采购流程中，各环节可能存在的操作疏漏与违规行为将带来显著隐患，这使得强化风险预警机制对企业的存续发展具有关键作用。

2 企业采购业务环节的风险预警指标

请购作为企业运营流程的重要环节，是指相关业务部门根据采购规划与实际需求提交的购置请求。该流程的核心风险监控要素集中于制度缺位情形下，具体表现为审批流程未遵循规范或存在越权操作。

在企业采购管理流程中，供应商筛选属于关键性决策环节。若在此阶段存在供应商资质评估缺失或标准模糊等情形，极易引发采购品质量不达标或价格虚高问题，严重时可能衍生舞弊风险。

采购部门始终面临如何在满足需求前提下实现最优资源投入产出比的问题。该流程关键风险点集中于定价体系构建：若缺乏科学的价格形成机制与明确的方法适用标准，加之未能对核心物料市场价格波动实施有效监测，将直接引发采购成本偏离合理区间，进而产生资金链安全隐患。

框架协议是企业与供应商就长期物资购销合作达成的协作意向。采购合同作为双方签署的法定契约，需明确规范采购标的物、选定供应商名录、采购路径规划及价款协商机制，条款中详尽规范了供需双方权责范围及违约后果（供应方依约履行物资交付义务，包含时效、数量、品质等维度，主要风险为：框架协议签订不当，使物资采购不顺畅，未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。

供应链管控环节要求企业制定严密的采购合同监管机制，系统化评估供应商履约表现，在物流方案优化方面需综合考量运输载体与路径规划，同步落实货物承运与风险保障措施，实现物资运输全流程可视化监控，主要风险为：合同履行跟踪机制存在监管盲区，物流路径规划缺乏科学论证，货运风险防控措施执行不到位。

验收环节涉及企业对外购物资及服务的核查与接收，其核心目标在于确保采购标的物满足合约条款或产品性能标准，主要风险点为：验收准则缺乏清晰界定、若验收流程未严格遵循既定规程、针对验收环节中出现的异常状况，若未能及时察觉并妥善处置，可能导致库存记录与实物不符、采购物资产生损耗以及企业商誉遭受负面影响，企业名誉受损。

支付流程基于采购合同约定条款展开，涉及对采购预算执行、协议履约状况及配套文件合规性实施的系统性核查。该机制涵盖采购预算审查、合同条款核对、单据凭证校验及审批流程确认等多个维度，在完成上述多维度验证且确认无误后，财务部门需按协议约定时限执行供应商款项结算，主要风险为：支付审批存在疏漏、结算方式与协议不匹配、资金拨付额度超出既定标准，主要风险：付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严。

会计控制的核心在于采购环节的财务系统管理，主要风险为：当采购财务管控机制存在效能不足时，企业各采购阶段的资金流动信息未被完整准确记载，致使财务数据与物资流转轨迹产生偏差；相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映以及采购物资和资金受损。

3 企业采购业务案例及风险识别

4 企业采购业务内部控制改进建议

在系统梳理企业采购业务内部控制的关键风险归纳与典型案例解析基础上，应当采取哪些针对性策略来有效优化该领域的监管机制？

（1）提出并编制合理的需求计划、采购计划

一是依据实际业务需要精准高效编制需求计划，严禁供应商的随意指定或变更行为。针对具有专有属性的特殊商品，须同步提交专利证明、独家代理授权等法定文件，同时需建立多层审核机制确保流程规范。二是将采购规划全面融入企业年度战略部署，结合生产运营现状、仓储动态及在途物资数据，采用量化模型制定适配性采购方案，避免计划制定脱离实际供需关系。

（2）完善请购环节

构建采购申请管理体系时，需根据物资类别或服务性质划分归口管理部门的审批权限。设立专职请购机构后，应配置专业人员并明确其职能边界，核心职责涵盖需求审核、分类整合及采购方案的系统规划。

（3）注重供应商选择

为强化供应商管理体系，需优先优化资质审核机制，对供应商合法性及资质真实性实施严格核查，并建立统一的合格名录库。当企业需引入新供应商、拓展服务范围或调整物资目录时，采购部门须提交申请并经审批流程通过后，方可将供应商纳入网络体系并签署质量保障协议。需构建供应商全生命周期管理系统，结合数字化平台对物资质量、定价合理性、交付准时率及合作条款执行情况实施多维评估。同时持续监测供应商信用评级与运营动态，基于周期性绩效数据生成优化建议清单，经决策层审批后完成系统内资源的动态调配与更替。

（4）健全采购定价机制

采购方式的确定需筛选合适类型并严格界定其适用条件，对于标准化程度高、需求计划明确、价格波动较小的物资宜采用招标采购模式。在价格管理方面，针对重要物资的采购定价，需结合其成本构成要素与市场价格波动规律实施动态调整，基于市场供需变化规律及价格走势预测分析，构建采购价格信息库。在组织架构与采购模式的选择过程中，可参照卡拉杰克矩阵理论框架进行决策支撑，如下图2所示：

（5）及时订立、签订框架协议或采购合同

为确保供应商有效履行合同义务的能力，在签订框架协议时需建立竞争机制；起草采购合同时应基于供应商资质、采购模式及定价策略等要素，明确条款细则并依权限完成签署流程；针对特殊类型合同，需组建由内部专业人员或外聘专家构成的团队协同处理；对于关键物资验收数量与合同约定量之间的偏差范围，须预先制定标准化处置方案。

（6）加强管理供应过程

在确保生产建设与工程推进不受干扰的基础上，若发生突发性供应问题，需参照规范标准迅速制定应对方案，切实保障物资供给稳定性。针对关键性物资应构建全周期管理体系，健全巡检、点检与监造相结合的动态监控机制。依据物资特性参数和项目进度要求，科学规划运输方案并优选适配的物流载体。借助信息化手段强化物资供应管理，通过数字化追溯系统实现采购全链路透明化管控。

（7）验收环节的改进

参照采购业务验收控制规范，需重点优化验收流程：制定强制检验物资清单；依据验收标准核查关键要素，如核对合同、发票等原始凭证与物资在数量、质量及规格方面的匹配性，同时查验质保书、商检证明等法定文件。针对技术复杂、大宗采购及新型特殊物资，建议引入第三方专业检测机构或外聘专家开展技术鉴定。经验收确认合格的物资需在填制入库单据后加盖"收讫"印章，同步完成实物台账登记，并即时将入库凭证移交至财务部门。若验收过程中发现异常情况，应立即向主管部门报告并启动应对预案，针对不合格品项，采购部门可依据检测报告采取协商接收、退换货或索赔等处置方案。部分企业已建立完善的验收体系（如图3所示），其成熟经验值得参考借鉴。

（8）强化付款环节

在开展采购支付管理时，要建立全流程的支付监控体系，需重点核查财务凭证核验：包括票面信息与票据类型的匹配度验证、用印规范性的技术审查，同时确认凭证的真实有效属性；针对小额零星支出可酌情采用现金结算，其余情形应严格遵循非现金交易规范；建立预付账款动态追踪机制，定期分析预付款项的周期合理性、资金占用风险及回收可能性。

（9）会计控制

在采购、验收及付款环节需强化财务管控机制，确保会计凭证、采购数据与库存信息形成相互勾稽关系。对于供应商资质、请购单据、购销协议、到货通知、检验文件、入库资料、退货记录、交易票据及资金支付情况等关键要素，必须建立完整的登记制度。为确保账务准确性，应建立定期对账机制，指定专责人员通过函证方式核查应付账款、票据及预付款项等往来科目。

（10）做好采购业务后评估

采购业务作为企业核心经营活动，需严格遵循《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》要求，构建全流程评估机制。企业应当定期对物资需求规划、供应商选择、价格形成机制、质量管控体系、成本控制模型以及合同履约效能展开专项分析，通过多维度审查识别潜在风险节点，并建立预防性干预机制。为强化供应链协同效应，建议将各环节的关键风险指标纳入业绩考核体系，全面防范采购风险，使物资采购与生产、销售等环节有效衔接。例如某企业物资采购业务的“勾连”式评价考核体系，可借鉴参考，如下图所示。

5 结论

本研究聚焦企业内控中的采购业务管理，作为前期成果《基于应急预警视角的企业内部控制课程体系化创新》（刊于华北科技学院学报）的延伸探索，旨在对接内控课程业务活动控制模块的教学实践，深化教学改革创新与实践。当前研究存在方法论层面的局限，主要采用定性分析方法，后续拟融合定量研究范式，系统开发采购业务风险预警参数体系，创建风险辨识算法模型，并开展实证检验。

参考文献

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[5]蔡晓珊.企业采购内部控制优化策略探析[J].会计师，2023 （07）：85-87.

基金项目：河北省高等教育教学改革研究与实践项目（2022JGGJ646）