大型国有企业建设档案工作闭环评价体系的工作思路

摘要：档案工作处于企业各项业务的末端，档案工作评价存在正向反馈效果有限的问题。本文分析若干外部影响因素，从完善顶层设计、制定评价内容、加强对主营业务监督管理、加强部门联动多个方面，阐述建设档案工作闭环评价体系的工作思路。

关键词：国有企业；档案工作；评价体系

《“十四五”全国档案事业发展规划》指明了档案业务监管指导的重点领域和重点目标，提出了完善档案监督检查方面的制度标准规范等内容[1]。随着“双随机、一公开”的档案执法监督检查工作有序开展，国有企业逐步建立起企业各级党组（党委）档案工作责任制，逐步建立档案业务监督指导机制。

吴建华认为，档案事业评价是指“依据一定的标准，系统地度量档案事业的各项工作过程和结果，判定其是否达到预期的工作目标的过程”[2]。本文所指的档案工作评价是指档案部门对本级单位各部门和下属单位及个人的档案工作，以一定的标准，进行系统衡量、评比和考核的过程，从而确定单位和个人的档案工作价值。

1.国有企业内部档案工作评价体系建设情况概述

1.1 国有企业内部档案工作评价的重要性

近年来，《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《企业档案管理规定》（国家档案局令第21号）陆续颁布实施，为档案监督管理设立专章。国有企业应加快完善能层层传到压力的企业档案业务监督指导机制[3]。

1.2 在国有企业内部开展档案工作评价的优势

自2021年以来，档案行政主管部门对国有企业陆续开展档案检查、督促整改。国有企业在迎检中逐渐积累工作经验，为进一步完善面向国有企业内部的档案业务监督指导工作，提供了行动指南。

1.3国有企业内部档案工作评价存在的问题

对下属企业开展档案检查属于档案业务监督指导的基础工作。但是，档案检查虽能对档案工作提升起到一定的督促作用，但是考核和约束缺失、激励措施不足、正向反馈效果有限的问题依然存在。

2.原因分析

2.1档案工作处于业务末端，获得较少重视

国有企业面临市场竞争、经营管理的压力，企业管理者习惯性将有限资源投入到主营业务上，对档案重视程度不足，投入的人力、资金和支持力度有限。

2.2档案评价缺乏部门联动

尽管上、下级企业的档案部门之间交流很密切，评价内容很丰富，依然存在激励效果不足的问题，原因就是评价工作没有与其他部门联动进行，缺乏约束力和激励效果。

2.3企业档案人才队伍建设不足

企业中的档案专业人才较少，人力资源部门在招聘计划、人才培养计划中没有将优化档案人才队伍纳入计划。这导致档案检查和评价缺乏人才支撑，落实工作要求和抓整改的基础力量不足。

2.4 对企业主营业务档案管理缺乏管控力度

资产与产权变动企业的档案处置、建设项目档案、科研项目档案、设备仪器档案和其他产品（业务）档案的监督管理，是档案部门服务企业经营管理工作的重点，也是难点。档案工作往往处于信息获取的末端，也是管理链条的末端，对服务和监督主营业务档案管理缺乏管控力度。

3.工作思路

在档案工作评价体系建设的过程中，不仅要综合考虑档案业务本身的评价内容是否合理，还要考虑外部因素的影响，提升正向反馈效果。

3.1完善顶层设计

以“规划-制度-方案”相结合的形式，分层级、分步骤推进。

3.1.1编制中长期档案工作发展规划

应首先将档案工作评价体系建设作为中长期档案工作发展规划中的专项工作任务或重要业绩指标。具备条件的企业，应将中长期档案工作发展规划纳入企业总体战略规划的子规划。

3.1.2完善档案评价制度

档案工作评价体系建设需要有制度的支撑，确保评价工作有法可依、有章可循。应将档案评价的相关内容纳入本企业档案制度体系中，既可在档案管理规定中设立专章，也可单独印发《档案评价工作办法》。

3.1.3设计专项工作方案

专项工作方案是落实规划和制度的有效工具。一般分为两种情况：第一种情况是先制定专项工作方案，后制定规划和制度。通常情况下，第一种情况适用于档案监督指导工作开展初期的企业，通过实践积累相关经验，以便更加精准预判子公司对评价指标的接受程度，进一步判定规划和制度的可行性。第二种情况适用于档案工作发展成熟、档案专业人才队伍稳定，且档案评价工作经验丰富的企业。

3.2 制定评价内容

吴加琪、徐祥丰提出探索发展性评价，即：为了促进档案工作的不断发展，以档案工作发展的基础为评价起点，以档案工作的发展为评价内容，在档案工作发展的整个过程中开展的评价[4]。以这个观点为启发，可以考虑视企业具体情况，本着先易后难的思路，分期、分级制定评价内容。

3.2.1 初期——以档案检查为重点

在开展档案工作评价的初期，应首先完善档案工作分级监督指导机制，以档案检查为重点，制定档案检查专项工作方案，设计流程闭环。根据《档案检查工作办法》（档发〔2020〕5号），档案检查可分为专项检查和综合检查两种。检查方式的选取应结合子企业档案工作基础和发展实际情况。

3.2.2 发展期——将检查与考核相结合

在档案工作评价进入发展期时，应逐步探索档案检查和考核相结合的模式，使检查与考核互为参照、相互促进。可考虑的模式如下：将“档案考核是否纳入部门（子企业）绩效考核”列入档案检查内容；将部门（子企业）档案检查结果纳入档案工作考核依据；将部门（子企业）档案考核结果纳入年度绩效考核内容，使之与领导绩效挂钩等。

3.2.3 成熟期——将评优与检查、考核相关联

在档案工作评价进入成熟期时，企业应加入档案工作评优机制，制定有特色的档案工作评优专项工作方案。

个人和单位都应被纳入评优范围，参加评优的个人和单位的成绩应与档案检查、考核成绩双向关联。

3.3 加强部门间联动

为确保档案评价体系形成闭环且考核激励有效，档案部门在制定规划、制度、方案时，需要加强部门间的联动，将档案工作要求嵌入相关业务部门的制度或工作计划中。

一是与绩效考核部门联动。将档案评价和考核纳入绩效考核部门的制度、工作计划中，会同绩效考核部门，设计档案工作评价在子企业、各部门年度考核中所占分值或权重。

二是与人力资源部门联动。将档案评优结果与人力资源部门的激励措施联动；将档案业务培训纳入企业年度培训计划；将档案人才招聘纳入企业招聘计划。

3.4 加强对主营业务和专门档案的业务监督指导

能够更好地服务主营业务，是企业档案工作的重要价值体现。在制定档案评价专项工作方案时，可结合子企业的主营业务、专门档案特点，制定关于专门档案管理的评价标准。如子企业的主营业务为工程建设，可编制建设项目档案的专项评价标准。

4.结束语

大型国有企业管理层级多、业务领域各异、职能部门多，档案工作闭环评价体系建设的外部影响因素是多方面的，既有横向的制约，又有纵向的干扰。通过完善顶层设计，制定评价内容，优化档案人才队伍，强化全员档案意识，加强部门间联动等多种措施，将有助于建立行之有效的档案工作闭环评价体系，为企业档案工作高质量发展奠定基础。

[1]李茜倩，陈逸寒.档案监督检查执法依据研究：现行体系、问题及完善路径[J].档案与建设，2024，（03）：28-35.

[2] 吴建华，杨金平.档案事业评估理论初探[J].北京档案，1994，（01）：7-9.

[3] 蔡盈芳.构建中国特色的高质量企业档案工作体系[J].档案学通讯，2023，（02）：4-9.DOI：10.16113/j.cnki.daxtx.2023.02.001.

[4] 吴加琪，徐祥丰.构建发展性档案工作评价机制的思考[J].档案与建设，2014，（04）：25-28.