浅析基层事业单位人事档案管理中的隐私保护措施

摘要：在基层事业单位人事档案管理工作中，事业单位加强隐私保护，不仅可以提高人事档案管理的水平，还可以让人事档案管理工作执行的更有意义和价值。本文主要对基层事业单位人事档案管理中的隐私保护措施详细分析。基层事业单位可基于现阶段单位人事档案管理工作正逐步向数字化和网络化进行转型，所以可以提高管理效率和便捷性，但也会伴随着隐私泄露与信息安全风险的增加，积极探索人事档案管理中的隐私保护有效措施，达成既定的目标。

关键词：基层事业单位；人事档案管理；隐私保护措施

引言：基层事业单位在探索人事档案管理中隐私保护有效措施的过程中，可基于加强人事档案管理中隐私保护的重要性，落实可行性较强的举措，注重从多维度出发，让基层事业单位拥有一套全面且高效的隐私保护与信息安全体系。减少人事档案管理问题，确保人事档案管理成效。

1.基层事业单位人事档案管理中加强隐私保护的重要性

基层事业单位人事档案管理工作中，加强隐私保护的意义主要体现于维护个人隐私和保障信息安全，以及提升组织管理水平等。以下便开展了详细的分析。（1）维护个人隐私。基层事业单位人事档案管理工作中，通常包括员工个人身份和学历以及工作经历等敏感的信息。基层事业单位加强隐私保护，可防止重要信息被非法获取或者泄露，更好的保护员工的个人隐私权。（2）保障信息安全。基层事业单位在人事档案管理隐私保护中，建立完善的管理制度，严格控制档案查阅权限，定期检查硬件设施，可确保档案信息的安全性，从多方面防止档案损毁和丢失以及泄漏等事故的发生。（3）提升组织的管理水平。基层事业单位确保人事档案管理中隐私保护的效果，可通过规范人事档案管理，提升组织管理的规范性和系统性，让档案信息更加真实，更加安全，以便于提升整体管理水平。

2.基层事业单位人事档案管理中隐私保护的有效方法

基层事业单位在现阶段探索人事档案管理中隐私保护的有效方法时，可基于保护隐私是重要的职责，完善管理制度、严格管理档案库房、规范档案查阅和传递的流程、定期检查和维护硬件设施等。从多方面确保人事档案管理中隐私保护工作执行的可行性和有效性，达成既定的目标。以下论述的相关内容便是对基层事业单位人事档案管理中隐私保护的有效方法的详细列举。

2.1完善管理制度

完善管理制度是基层事业单位做好人事档案管理中隐私保护的基础。基层事业单位可通过制定详细的管理制度和建立严格的保密制度以及规范档案查阅流程等。确保人事档案管理中隐私保护工作执行的成效。单位在制定详细管理制度的过程中，可通过设立专门的档案管理部门，明确各部门和个人的职责，确保责任到人。另外，细化档案收集、整理、保管、查阅、销毁等各个环节的操作规程，确保每个步骤都有章可循。单位在建立严格保密制度的过程中，可通过定期对档案管理人员进行保密培训，增强他们的保密意识和责任感。另外，要求所有接触档案的人员签署保密协议，明确保密义务和法律责任。单位在规范档案查阅流程的过程中，可通过查阅档案需经过严格的审批流程，查阅人需出示有效身份证件，并填写查阅申请表。另外，对不属于查阅范围的内容，坚决不予办理，确保档案内容不被随意泄露。确保档案的安全和保密。​

2.2严格管理档案库房

基层事业单位在严格管理档案库房的过程中，库房安全方面，可通过实行“十防”措施：防震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防强光和防高温。另外，注重配备库房防盗设施，如防盗门、报警器等。且门窗应牢固可靠，无关人员不得入内。环境控制方面，确保库房温度在14℃～24℃，湿度控制为45～56%。另外，注重定期测量并记录库房的温度、湿度，确保适宜的保存环境。经常清扫库房，保持整洁，适时通风，防止强光直射。设备配置方面，配备质量没有问题的灭火器，并定期检查更新，确保使用安全可靠。另外，使用防虫防霉药剂，定期检查并处理虫害、霉变情况。

2.3规范档案查阅和传递的流程​

基层事业单位人事档案管理中的隐私保护优化工作中，基层事业单位可通过明确查阅权限、强化身份验证、签署保密协议、完善传递流程等。达成既定的目标。明确查阅权限中，单位可通过建立严格的档案查阅权限制度，确保只有授权人才能查阅敏感的信息，控制不同人员对档案的访问范围。强化身份验证中，单位可在查阅和传递档案时，科学合理的应用密码或生物识别技术，有效增强安全性，防止未经授权的人员获取重要的档案信息。签署保密协议中，单位可要求查阅和传递档案的人员签署保密协议，明确保密责任和违规后果，提高查阅和传递档案的人员的保密意识，确保工作效果。完善传递流程中，单位可在档案传递时详细记录传递的过程，确保档案在传递中的安全。针对不符合要求的人事档案，单位要注重不得接受，且未经审核的个人资料不得递交，严防涂改造假行为。有效加强隐私保护。

2.4定期检查和维护硬件设施

在定期检查和维护硬件设施的工作中，基层事业单位要确保档案管理硬件设施齐全完备，确保硬件设施符合十防的要求。基层事业单位可通过定期巡查硬件设备和维护硬件设备，达成既定的目标。单位在定期巡查硬件设备的过程中，要注重每月至少一次全面检查，对重要的设备每周例行一次检查。单位要注重对服务器和网络设备以及空调系统等进行重点检查，确保设备的正常运行。在硬件设备维护工作中，单位可通过对主板和内存以及硬盘等设备进行定期更换，避免设备老化。另外，单位也可通过应用专业维护工具监控设备运行状态，主要监控内存和磁盘使用率等，以便于针对异常情况做及时有效的处理。

结语：基层事业单位在现阶段探索人事档案管理中隐私保护的有效措施时，依据实际情况，完善管理制度、严格管理档案库房、规范档案查阅和传递流程、定期检查和维护硬件设施等。从多方面确保人事档案管理工作中隐私保护措施发挥良好的作用，巩固基层事业单位人事档案管理的数字化革新进程，让事业单位在新发展环境下实现现代化转型。

参考文献：

[1]张华， 李明.事业单位人事档案管理中的隐私保护与信息安全策略研究[J].档案管理研究， 2021， 32（2）： 45-49.

[2]王强， 王丽.事业单位人事档案隐私保护与信息安全的关键技术研究[J].信息安全与保密， 2022， 39（4）： 70-75.

[3]赵敏， 张磊.基于信息安全视角的事业单位人事档案管理策略研究[J].中国档案， 2020， 22（6）： 32-36.