大数据技术驱动档案管理信息化的路径研究

大数据技术以其海量数据处理、实时分析、多元关联等优势，为各行各业的发展带来新的机遇和挑战。传统的档案管理以人工管理为主，在档案信息的收集、分析以及处理的过程中，容易出现工作失误的情况，严重影响档案信息数据的真实性和工作效率。大数据技术的应用可以推动档案信息化管理的有效实施，实现档案管理的创新发展。

1. 大数据技术在档案管理中的应用优势

1.1 提升信息采集和存储效率

大数据技术的应用可以实现自动化数据的采集，在实际管理中，管理人员可以借助物联网技术通过扫描、OCR 识别等实现档案信息的自动化录入，例如，物联网技术与档案数字化管理相结合，通过 RFID 技术实现档案的自动化识别和追踪，使用环境监测传感器确保档案储存环境的稳定，以及通过网络层技术实现档案信息的安全传输等。再比如，在政务档案管理中，许多政府部门利用OCR 技术对大量的公文、审批文件等进行数字化处理。通过 OCR 识别，可以快速进入电子档案系统，实现全文检索。当工作人员需要查询某一政策文件或者审批记录时，只需在系统中输入关键词，就能迅速找到相关文档。同时大数据技术可以实现档案信息的高效存储和管理，比如，利用分布式存储模式能够实现海量档案数据的存储，并能够自动进行档案分类，提高存储效率。

1.2 加强档案信息检索和利用能力

在大数据技术的支持下，档案信息的检索和利用能力得到了进一步的增强，比如，智能检索技术的应用可以对档案内容进行全文检索，也可以借助知识图谱技术对相关的档案内容进行搜索[1]。同时，大数据技术的数据挖掘功能可以帮助管理人员在数据分析中挖掘高质量的内容，分析档案信息之间的深层次关系，将其作为单位决策的重要支持。

1.3 优化档案保存和安全

传统的纸质档案保存需要划分特定的存储空间，并对保存的环境进行监控，在管理中需要耗费较多的成本，而大数据技术的应用，可以实现档案信息的信息化存储，管理也更加便捷，同时在相关技术的保护下，档案信息内容不可随意篡改，数据安全有所保障。对于现有的纸质档案，也可以使用大数据技术对存储环境进行监控，降低安全风险。

2. 大数据技术驱动档案管理信息化的路径

2.1 建立档案智能化管理系统

现阶段的档案内容不仅包括纸质档案、电子化档案，还包括录音、图片等档案数据形式，为实现信息化的档案管理，需要借助大数据技术建立智能化的管理系统，整合物联网、云计算等技术形式。一是建立档案管理云存储平台，设置存储层、基础管理层、应用接口层以及访问层，其中存储层需要融合大量的储存设备，能够实现对存储设备的逻辑虚拟化管理和多链路冗余管理。基础管理层可以在云存储平台中使存储层的各个设备之间能够达到协同工作，并且对用户提供相同服务的同时能够实现更强大的数据访问性能。应用接口层应实现多用户的数据共享、远程数据备份等。访问层则直接与用户相连，可以实现数据的查询、备份和共享等[2]。二是应用区块链技术，区块链技术具有去中心化、不可篡改的特性，例如，在对会计档案进行管理的过程中，通过区块链，能够确保所有电子档案的真实性和不可篡改性，从根本上解决了数据泄露、篡改等安全隐患，同时区块链技术可以记录每一份电子会计档案的创建、修改与访问历史，使得档案的存储过程具有更高的透明度和安全性。会计档案的每次变更都有可追溯的历史记录，便于审计。

2.2 优化管理方式保证档案信息的真实性在开展管理工作的过程中，管理人员需要做好档案信息的录入工作，保证相关数据的真实可靠，对于存疑的数据信息需要求证，比如，会计档案材料中出现涂抹的痕迹就需要进行鉴别，保证信息数据的真实性。管理人员需要严格按照管理规定和信息化管理系统进行管理操作。同时建立统一数据资源池，利用大数据进行深度统计分析，形成关联数据分布树。搭建线上查阅平台，优化查阅流程。并积极推动档案信息资源的共享，在管理系统内嵌入 OCR 全文检索功能，建立完整的文书档案目录索引和资源库 [3]。例如，在档案会计的管理中，OCR 技术可自动识别纸质票据中的关键信息，包括发票代码、金额、交易方名称等，通过规则引擎进行数据校验与查重，实现发票验真与结构化存储，显著降低人工录入错误率。再比如，OCR 技术也可以实现财务报表的智能解析和录入，针对复杂的财务报表，OCR 结合自然语言处理，可解析跨页表格、印章遮挡等复杂版式。

2.3 保障档案信息的安全和保密

基于大数据技术的档案信息化管理需要注重档案信息的安全和保密。一是确定档案管理的权限，单位需要在档案管理部门中成立专门的安全管理小组，主要负责检验档案的安全情况，定期对信息化管理系统进行检查，分析、评估安全风险。二是根据档案安全、保密管理的需求，建立起人防、物防、技防“三位一体”的安全防范机制，单位可以与管理人员以及合作企业等签订档案信息保密协议，对档案数字化处理人员进行审查，并将档案泄密的风险排查纳入单位的日常管理工作中，强化对事中管理和事后管理的追责。针对违规操作和管理不当的人员，应严肃处理 [4]。三是利用大数据技术手段，建设智能化档案室，可以分区设立档案整理和阅览室，保障档案实体的安全，同时应用数字化的安全加密技术，对特殊档案和高级档案进行加密和备份，在传输的过程中也需要使用加密技术，采取分权限的管理模式，做好日常的安全运维工作。

结束语：总而言之，档案管理工作是单位管理的重点内容，传统的管理模式无法满足现阶段的管理需求，应在大数据技术的驱动下，实现档案的信息化管理，搭建信息化的管理系统，对档案的管理方式进行优化和创新，保障档案信息内容的安全和保密性，以此实现管理质量的提升。

参考文献：

[1] 刘晓丽 . 科技档案管理工作中大数据技术运用分析 [J]. 科学与信息化 ,2024(8):145-147.

[2] 张颖 . 大数据技术在事业单位档案管理中的应用分析 [J]. 兰台内外 ,2023(35):16-18.

[3] 侯 俊 丽 . 大 数 据 技 术 在 档 案 管 理 中 的 应 用 探 讨 [J]. 科 技 资讯 ,2023,21(6):27-30.

[4] 赵 宝 朋 . 大 数 据 信 息 技 术 在 档 案 管 理 中 的 运 用 探 究 [J]. 畅谈 ,2023(18):237-239.