探讨事业单位档案管理中的电子档案管理

现阶段，事业单位档案管理正在朝着自动化的方向发展，主要就是将档案信息录入计算机。通过生成电子文档，并进行规范化档案管理，以此确保电子文件的保存更加高效。通过进行电子档案管理，实现对信息的高效处理，以此提高信息处理效率与便捷性，以此推进电子档案管理的现代化进程。不过，现阶段，电子档案管理工作还有待进一步完善，不但会阻碍档案管理工作的顺利进行，也会对事业单位的决策精度带来一定的影响。所以，事业单位管理人员需要注重提高对电子档案管理的优势，通过采取有效方法，提高电子档案管理的工作水平。

一、事业单位档案管理中电子档案管理的优势

在事业单位档案管理工作中，早期的管理方式更注重依靠人工进行随笔记录，在应对海量档案信息时，不但工作量比较大，效率也比较低，导致存在浪费时间的情况。而电子档案管理则可以通过数字化手段，对档案信息进行快速录入与存储，以此减少时间方面的消耗，提高工作效率[1]。并且，纸质档案属于传统档案管理的载体，容易存在受潮以及破损的情况，导致缩短档案的寿命。而电子档案管理可以对此种风险进行规避，通过数字化存储，以保证档案信息更加完整，以确保档案得到长期保存。在当前互联网技术不断发展的背景下，事业单位的管理环境较为复杂。而要想提高档案管理效率，也就需要进一步推进档案管理工作的改革。电子档案管理中，通过对数字化手段加以运用，以此实现档案管理的自动化与智能化，推动事业单位的发展。与此同时，电子档案管理可以实现对工作的有效分配，并提高档案查阅的便利性。相关工作人员通过电子档案系统，可以实现对档案信息的高效处理，以此剩余更多时间完成其他业务工作，提高查阅的效率与便利性，以此促进事业单位的高质量发展。

二、事业单位档案管理中的电子档案管理策略

（一）强化管理技术保障

计算机软件技术和互联网技术作为电子档案管理模式的核心，其效能直接关系到事业单位档案管理的运行效率与质量。相较于传统纸质化办公模式，电子档案管理模式能够减少纸张和存储空间的消耗，并简化档案收集、管理和查询的流程，避免繁琐费力的工作。新型管理模式不仅可以提升档案管理的效率和便捷性，更在实质上超越传统模式的局限性，使得档案信息的使用效率得到质的飞跃。要想确保电子档案管理顺利实施，事业单位档案管理部门需严格保障所需的硬、软件设备到位。在选择系统和软件时，必须坚持正版原则，坚决抵制盗版，以防止因系统崩溃、档案丢失或外泄等风险带来的严重后果[2]。同时，电子档案管理形式的引入，不仅突破传统模式的束缚，更在实质上推动工作效率和档案信息使用效率的双重提升。此外，事业单位应高度重视专业设备和技术的引进，不断提升档案管理工作的科技化与信息化水平。通过加大对电子信息等先进技术的投入和使用，可以优化档案管理流程，确保档案资料更加完整与安全，从而提高档案管理工作质量。

（二）重视人才队伍建设

在事业单位档案管理中，电子档案管理的实施离不开高素质的专业技术人才队伍。要想确保电子档案管理的顺利实施并不断提升其水平，事业单位需注重建立庞大的、专业技能过硬的人才队伍。事业单位在人才引进上需要加大力度，注重内部选拔，选拔出既有档案管理经验又具备电子信息管理能力的复合型人才，以减少不必要的人员调动，提升整体工作效能。

对于现有的档案管理部门工作人员，事业单位应加强技术培训，确保其能够熟练掌握电子档案管理的各个环节，包括计算机软件的操作、档案信息的录入、查询与检索等。工作人员还需要具有电子信息真伪辨别能力和价值判断能力，以应对日益复杂多变的档案管理环境。通过不断学习新知识，提升自身业务素养[3]。事业单位管理部门应深入了解员工的优缺点，将不同特点的人才分配到适合的岗位上，以充分发挥其价值。在培养专业技术人才的同时，事业单位还需重视提高整体工作能力，通过定期举办交流会、研讨会等活动，推动电子档案管理水平的持续提升。工作人员也应在档案管理工作中追求更高目标，主动适应技术发展需求，不断学习新技术、新方法，为事业单位管理效率的优化贡献力量。

（三）建立安全保障体系

在事业单位电子档案管理中，档案信息资料数量庞大且涵盖众多领域，保护关键档案不遗失、不泄漏是比较艰巨的任务。因此，相关管理部门需要将电子档案资料的安全保障视为核心工作，确保每一份档案信息绝对安全。要想确保档案更加安全，档案管理人员需要对重要信息资料进行全方位、实时监控，利用先进的技术手段，包括智能监控系统和数据分析软件，对档案的查阅、修改等操作进行实时跟踪和记录。如果发现异常行为，立即采取应对措施，严格防止档案外泄。同时，事业单位应建立完善的档案访问制度，对所有访问者的身份进行验证，并记录其查阅的档案内容、时间等信息，以便在出现问题时能够迅速追溯。要想进一步保护档案资料的安全，可适当限制相关人员的电子档案系统访问权限，根据工作人员的职责和需要，设定不同的访问级别，确保只有经过授权的人员才能接触到敏感信息[4]。此外，事业单位还应重视专业档案管理软件的升级和专业设备的维护，确保电子档案管理的技术基础稳固可靠。工作人员应严禁使用来路不明的软件或未经检测的设备，以免给档案管理系统带来安全风险。事业单位还应设置电子档案信息防火墙，加强网络安全防护，防止黑客等不法分子的网络攻击。电子档案资料库的安全防护是事业单位管理中的重要内容，只有不断加强技术措施并完善管理规范，才能确保电子档案信息更加完整，以此促进事业单位的稳健发展。

结束语：

综上所述，事业单位在档案管理方面正面临从传统模式向电子档案管理模式的转变，不仅顺应信息化时代的发展潮流，更是提高档案管理效率、确保档案信息安全的关键。相关人员应注重提高对电子档案管理的重视程度，确保电子档案管理在事业单位中发挥更大作用，以此提高电子档案管理的实效性。

参考文献：

[1]李佩瑜.事业单位档案数字化管理的实践与思考[J].黑龙江档案,2024,(06):127-129.

[2]苏淑娥.数字智能化背景下事业单位电子档案管理研究[J].中国管理信息化,2024,27(24):181-183.

[3]胡玲霞.分析事业单位纸质档案及电子档案规范化管理[J].造纸技术与应用,2024,52(04):54-56.

[4]王德功.基于现代事业单位档案管理的电子信息技术研究[J].电子元器件与信息技术,2024,8(11):62-64+68.