事业单位人事档案信息化建设研究

摘要：事业单位人事档案信息化建设是推动管理现代化的重要路径。本文围绕事业单位人事档案信息化建设展开研究，系统阐释以数字技术重构档案业务流程的路径，明确标准化数据采集夯实档案基础的核心作用，并提出构建全流程信息安全体系以保证数据稳定运行，以提升档案管理的系统性、安全性，为事业单位实现高效、规范的人事管理提供可行路径。

关键词：事业单位；人事档案；信息化

引言：当前信息技术正在推动组织管理体系深度变革，人事档案是人力资源管理的核心支点，其数字化重构成为事业单位治理体系现代化的重要命题。传统档案模式受制于物理介质、手工操作与信息孤岛等问题，已无法支撑高频动态管理需求。而构建高效、规范、安全的人事档案信息化体系，已是提高管理效能、转化数据资源价值的关键突破口，事业单位迫切需要从技术路径、制度规范以及系统架构层面协同发力，重塑档案管理模式。

一、构建数字管理平台，提升档案处理效能

事业单位人事档案信息化建设的核心在于管理模式数字化转型，单位应借助数字平台集成业务系统与档案系统，同步录入人事信息与业务流程，形成动态档案数据链，推动档案管理从静态记录转为动态跟踪，为人事决策提供真实、即时、全面的支撑依据，提升事业单位整体人事档案管理水平[1]。

事业单位可以依托本地政务云平台开发人事档案管理子系统，实现集中管理档案信息。同时相关人员在系统中接入人事招聘、岗位变动、考核奖惩以及职称评聘等多个业务模块，在员工入职环节同步生成电子档案编号，自动关联身份信息、学历信息及岗位信息，且数据自动对接省级人事信息库与社保系统，保证实时更新人事档案数据。员工调岗或晋升后，人事部门依据权限自动归集相关审批材料、会议纪要与考核报告，打破原有部门之间的信息孤岛。在档案查询应用方面，单位要在系统中配备多维检索工具，按时间、人员类别以及岗位类别等维度快速检索指定内容，提升人事档案管理效率，进而优化档案处理流程，推动人事档案管理模式的系统性变革，为事业单位信息化发展提供可复制、可推广的实践路径。

二、完善信息采集标准，夯实数字数据基础

单位构建涵盖个人基本信息、岗位履历、教育背景、考核结果及奖惩记录等多维度的信息标准体系，可规范人事数据的输入与输出，保证数据源结构稳定、内容齐全[2]。与此同时，人事部门应明确数据更新核验规则，避免档案冗余，增强数据系统在跨平台融合、业务联动等环节的支撑能力，为后续平台对接打下坚实基础[3]。

实践中，单位在推进人事档案系统建设过程中，需将“信息采集标准化”作为系统上线前的关键任务，组建专班系统梳理原有纸质档案与电子文档。在个人信息维度，人事部门统一采用国家身份认证平台标准格式，确保出生日期、性别、民族、身份证号等字段与公安系统一致；学历信息维度，单位联通学信网接口，自动比对学历证书数据；履历信息维度，人事人员按时间节点设定统一的岗位变动字段格式。系统部署前，数据采集团队还要制定“信息采集模板”“字段释义说明书”以及“格式校验程序”，指导各部门开展档案数据录入工作。人事档案管理实践中，该标准体系能提升系统查询、统计与分析的精度，为遴选高层次人才、干部任用及评定职称提供坚实数据支撑，为事业单位人事信息互联互通提供可行范式。

三、建立信息安全体系，保障档案数据稳定

人事档案是事业单位核心管理资料，其信息完整性、准确性与保密性直接关系到干部管理的公正性[4]。构建信息安全体系是人事档案信息化建设中不可或缺的基础工程，必须从技术、制度与管理三个层面同步推进，打造集主动防护、过程控制与责任追溯于一体的信息安全体系，有效防范数据泄露、篡改等问题，维护档案数据的长期稳定。

建设人事档案信息化过程中，人事部门可以围绕“全过程安全闭环”思路，构建人事档案信息安全体系。在系统权限设计方面，依据岗位职责分配权限等级，档案管理员可全量访问编辑，业务部门仅限查阅所属人员基本信息，管理部门则拥有跨部门汇总分析权限，所有操作均留痕备案。登录方式上，实行人脸识别与短信动态验证码双因子认证，提高系统登录环节安全系数。为应对潜在网络攻击，单位还要在平台部署防火墙，在异常数据访问或频繁操作行为发生时立即预警并自动中断连接，保障数据免受外部入侵破坏。除技术防控外，单位还要，规定档案下载流程，每季度开展一次信息安全检查与模拟数据恢复演练，增强人事档案系统数据稳定性，也为同类型单位提供可借鉴的安全管理模式。

结束语：人事档案信息化建设并非简单替代技术系统，而是以数字化逻辑重构管理范式的深层革新。单位需以高适配性的技术架构承载组织治理需求，制度化的数据规范保障信息流通秩序，多维度的安全策略筑牢数据运行边界。未来，事业单位应持续融合管理流程与信息系统，使人事档案真正转化为支撑用人决策、优化资源配置与提升治理效能的重要基础设施。

参考文献：

[1]王英杰，寇铮，曾庆明，贾妍.大数据时代事业单位人事档案数字化与人才服务信息化建设策略[J].现代农村科技，2025，（03）：6-8.

[2]王薇，师鹏，霍向洁.事业单位人事档案信息化建设中的问题及解决策略探究[J].办公室业务，2025，（03）：28-30.

[3]刘利.机关事业单位人事档案信息化建设与优化[J].山西档案，2024，（12）：185-188.

[4]刘彬彬.事业单位人事档案管理信息化建设研究[J].造纸装备及材料，2024，53（10）：169-171.