新形势下做好事业单位文书档案管理工作

摘要：新形势背景下，事业单位在文书管理中面临多源数据膨胀、归档标准缺位、调用路径繁杂等结构性挑战。多数事业单位长期依赖传统纸质文书模式所形成的路径惯性难以支撑当前跨部门、跨系统、跨平台的高频业务协同。伴随政务办公节奏提速和治理要求上升，文书档案管理需向标准统一和智能统筹方向转变。基于此，本文探讨在新形势下做好事业单位文书档案管理工作的有效策略，旨在为事业单位档案管理人员提供有益思考。

关键词：新形势；事业单位；文书档案管理

引言：重构数字化体系正驱动事业单位文书档案管理模式的转型，在此过程中管理人员可依托电子公文交换平台和政务云端归档系统以及AI分类机制，构建覆盖全生命周期的多样化架构，实现文书的动态监管及智能匹配。设定精细标签可提升归档效率，平台协同则打破传统流程断点，构建可追溯的治理体系，能推动管理模式向结构驱动及语义引领的系统化方向跃迁。

一、引入电子公文交换平台，规范数字文书流转

在新形势推动下，事业单位文书档案管理正由纸质处理转型向数字化管理，所以引入电子公文交换平台成为推动重构管理的工具[1]。该平台依托标准化文档格式和结构化流程设计，使文书自生成起即纳入可控轨道，能有效提升传递效率，压缩冗余路径，强化流转留痕及责任追溯。在实施过程中，管理人员应结合事业单位组织结构和业务特征，构建同事务办理深度融合的流转系统，完成和政务系统的接口融合，打造全流程可视化操作界面。

例如，在新形势下综合行政服务管理局具有依托业务频繁、数据密集等特点，管理人员可依此引入统一的电子公文交换平台，推动事业单位文书档案管理向数字化转型。在建设初期，管理人员需深入解构文书流转流程，明确拟稿、审签、发布、归档各环节的数据属性，确立标准格式以及结构路径和唯一编号的规则，奠定平台制度基础。并在部署过程中，系统可依据科室职能设定差异化权限端口，结合时间阈值和反馈节点构建闭环机制，采用加密认证和数据隔离技术保障数据安全，并引入日志追踪功能实现留痕文档操作的全过程。同时，管理人员应把所有文书均嵌入标准模板，防止格式错乱导致归档失败，并构建周报和评估机制，根据积压数据和响应效率动态调整权限配置，保障系统持续稳定运行，为事业单位构建了统一可控的文书档案管理新格局。

二、应用政务云端归档系统，统一文档存储标准

面对文书档案数量激增和管理复杂度持续上升的现实需求，事业单位管理人员需构建高效化的信息归档系统。管理人员需把格式标准化、内容规范化、元数据完整性验证贯穿全过程，可有效解决传统存储中的分散等问题[2]。在设计推进路径层面，管理人员需围绕事业单位文书全生命周期管理需求构建归档接口标准，打通生成和筛选以及审核到归档的完整链条，构建涵盖格式库、元数据字典、权限矩阵、时限管控的系统框架，有助于推动档案管理转向高质量及智能化运行新模式[3]。

例如，政府政协单位在面对文书档案多源存储分散、信息调用效率低等问题时，管理人员可借助政务云端的统一归档系统，能够有效实现文书资料的标准化和结构化管理。在系统设计阶段，管理人员需梳理政协文书的全流程管理节点，明确公文类型和处理状态等关键环节，设定涵盖文书类别以及保密等级等内容的标签元数据体制，可形成结构清晰和操作闭合的文书路径图。同时，管理人员需在政务云端平台构建分布式文档资源库，不同类型公文自动匹配归档模板，在系统内嵌元数据绑定机制和完整性校验模块，确保格式统一、签章有效、数据完整无缺。在存储策略层面，管理人员要依据文书密级和使用频率开展分区管理，并设定动态生命周期机制，执行自动归档提醒以及存储到期清理等功能。在安全控制层面，管理人员需在平台中设置访问权限边界，限定各类人员操作的行为，确保敏感信息安全调用和责任可溯，实现政协文书管理的规范化、智能化运行。

三、部署AI分类算法模块，细化文书属性标签

文书数据规模持续扩大处理任务愈发复杂，管理人员可部署AI分类算法模块，该模块结合自然语言理解、语义分析等技术，能够深入解析文书文本结构和关键内容，自动生成要素明确的标签体制。同时，管理人员还可采用智能化分类机制，能够高效处理非结构化数据，既可以减少人为误判，还能实现准确匹配多样属性标签，为后续的信息检索等工作奠定基础[4]。在此过程中需工作人员，在分类模型中融入知识图谱和自学习算法，形成具备持续优化能力的标签生成系统。

例如，在新形势下，公共事务管理中心可围绕文书数据快速增长的实际需求，构建基于AI分类算法的文书属性标签体系，推动事业单位档案管理向智能化转型。在此过程中管理人员可开展文书全样本分析，构建涵盖业务范围和语义结构的语料库，并依据高频业务文书规律设立多层级标签模型，对用途类别、密级归属等核心属性展开语义建模。管理人员可在系统中嵌入自然语言处理引擎，实现关键字段识别，提升识别准确度和业务系统适配性。而分类模型则需管理人员采用循环训练机制，在新样本输入下动态优化算法权重，构建具备自学习能力的标签生成体制。深度融合模型及元数据，系统会把分类结果自动推送至归档、权限分配、调阅等功能模块，贯穿文书生命周期。

结束语：事业单位文书档案管理在数字化转型背景下呈现出流程精细化、平台协同化、数据结构化的发展趋势，有助于实现档案全生命周期的高效监管及精准调度。因此，推动档案治理模式由静态记录向动态感知转型，既是现代政务运行的必然要求，也是在为事业单位管理效能的持续提升提供技术路径和方法支撑。

参考文献：

[1]陈小林， 丁与华. 新形势下如何做好事业单位文书档案管理工作的思考 [J]. 中原文化与旅游， 2024， （16）： 64-66.

[2]袁妙苑. 浅析机关事业单位文书档案精细化管理理论与实践方法 [J]. 中原文化与旅游， 2024， （13）： 61-63.

[3]尹青梅. 大数据环境下事业单位文书档案的信息化管理方法研究 [J]. 中原文化与旅游， 2024， （13）： 52-54.

[4]苏恩凡. 新时代背景下事业单位文书档案规范化管理探究 [J]. 办公室业务， 2024， （21）： 90-92.