行政事业单位档案数字化管理的分析研究

1. 行政事业单位数字化档案管理的意义

在行政事业单位中实现数字化档案管理，是借助信息设备软件进行档案的管理与保存，它可以切实提高档案管理的精确性，提高存储效率，节省空间成本，提高保密等级。首先在传统的档案管理中，纸质档案需要投入大量的物力和人力，而且还易出现文件破损、丢失或者是排布混乱等现状，对于查阅和管理来讲都是非常不利的。而借助数字化技术可以转化为电子信息，更加方便工作人员检索和共享。同时，数字化档案借助互联网存储功能可以实现数据备份与恢复，这一举措大大减少了档案丢失和破损的风险，提高了档案管理的质量与效率。其次，纸质档案由于突发状况、自然灾害或者人为因素等极易受到损坏和泄漏，电子信息技术的加入则进一步保证了档案的完整性和安全性，它借助加密权限等措施可以将纸质文件转化为数字信息保存，更加安全。此外，借助数字化管理实现档案的共享与交流在一定程度上促进了部门之间的协作，档案信息作为行政事业单位的基础资源，它具有着使用周期长、保存价值高等特点，在信息技术的加持下，档案管理从文件管理转向电子管理，更方便信息的集成与共享，进一步提升了数据流通的准确性和效率，为行政事业单位的服务提供了更好的支持。

2. 行政事业单位数字化档案管理措施

2.1 建立数字化管理系统

在行政事业单位中，档案数字化管理更方便工作人员及时采集数据，借助扫描仪等设备可以将纸质档案档案转化为电子数据，减少了手动输入的工作量，此外还可以批量输入和处理，大大提高了信息采集的准确性，提升了采集效率。其次，数字化档案管理系统应具备存储和组织功能，可以依照档案的属性特点进行科学的分类与存储。行政事业单位应建立一套标准化的目录、结构和分类体系，更方便电子档案的管理。在此基础之上，系统还应设置数据备份以及版本控制功能，可以进一步提升档案管理的完整性和安全性，避免信息的泄露。当然，最不可缺少的就是档案的检索功能，应根据地点时间关键词进行准确和快速的检索，可以设置标签或索引进行标识，更便于工作人员在海量的数据之中进行精确的查找，也可结合搜索历史进行推荐，增加数字化档案的采集转换

2.2 健全数字化管理体系

在行政事业单位数字化档案管理的过程当中，应制定合适的政策与规划，明确档案管理的目标，设置时间线，加强建设力度，提高人员素质，促进档案管理水平的进一步发展。首先，为了确保档案管理的准确性和完整性，行政事业单位需要科学选择数字化处理设备，对档案进行电子化处理，并依据实际情况进行科学存储，健全档案管理流程，需要明确各个环节中人员的责任与义务，科学分工。档案的电子处理、命名、分类等应由不同的部门进行操作，并结合时间、主题进行分类，添加标签，更方便后续的归档与索引。其次，应建立安全管理机制，对不同等级的用户进行权限的划分，限制用户对于档案的操作与访问，定期对档案进行备份，加强工作人员数据安全意识的培训，提高数字防范能力。对档案的查阅等设立制度，保证信息的共享利用与保存。

2.3 提升人员素养

为进一步提升档案管理的水平，使档案能管理能够科学执行，应加强对工作人员的管理与培训，提升其专业素养。首先，行政事业单位可以邀请一些专业机构的工作人员或者是专家进行技能培训，针对数字化档案管理的新技术、新理论和新内容进行培训，使工作人员能够及时掌握行业动态，认识数字化档案管理的基本概念、原理、操作维护。其次，加强组织内部培训课程，依据工作需求和内容灵活制定，如为进一步提升工作人员的标准化操作技巧和专业水平，可以针对档案的分类、命名以及标注进行培训；为提升档案管理的保密性，可以针对工作人员的保密意识以及工作流程的保密操作进行培训，使数字档案管理落到实处。此外，也可以组织档案工管理工作人员外出学习和进修，参加培训班、研讨班和学术会议等等，切实提升他们对复杂问题的处理能力。除此之外，购买相关学术书籍、学习资料、加大经费支持，使工作人员可以在工作的过程当中持续的学习，进一步提升自身的知识与技能也是一项重要的人才培养举措。

结束语

总而言之，在行政事业单位中，档案的数字化管理具有着非常重要的意义与优势，当然在当前阶段，档案管理依然存在着一些问题，行政事业单位需不断改革，积极探索，促进档案管理转型，实现更加可靠、安全、稳定的运转，从建立档案管理系统、健全档案管理流程到人员素质培养，应全面落实数字档案管理规范，提升档案管理水平，提高社会服务质量。

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