事业单位档案管理规范化建设路径探析

引言：

随着事业单位改革的深入推进，档案管理作为内部治理的重要组成部分，其规范化程度直接影响行政效率和服务质量，国家陆续出台《档案法》等政策法规，对档案管理工作提出了更高要求。受制于传统管理模式的惯性，许多单位仍存在分类混乱、信息化滞后、监管缺位等问题，制约了档案资源的有效利用，大数据、人工智能等新技术的兴起，既为档案管理提供了创新工具，也带来了新的挑战，探索规范化建设路径，对于提升档案管理效能、适应现代化治理需求具有重要意义。

1. 构建档案利用登记追溯系统，落实查档审批双人复核制

事业单位档案管理规范化建设的重要环节是构建科学、高效的档案利用登记追溯系统，建立电子化登记追溯系统，能够实现档案调阅、流转、归还等环节的全流程数字化记录，确保每一步操作都有迹可循。系统可设置权限分级管理，不同层级的档案利用需匹配相应的审批流程，避免越权操作，系统应具备自动生成日志和统计分析功能，便于管理者实时掌握档案利用情况，及时发现异常行为，结合区块链等可信技术，可进一步增强数据的防篡改能力，确保档案利用记录的真实性和完整性。

落实查档审批双人复核制是保障档案安全利用的另一项关键措施，依靠单人审批容易因主观疏忽或权限滥用而导致管理漏洞，双人复核制要求档案调阅必须经过两名责任人的独立审核，确保查档需求的合理性和合规性。第一复核人负责核实申请人的身份和权限，第二复核人则重点审核档案内容的敏感性和利用范围，形成双重监督机制。该制度尤其适用于涉及人事、财务、机密文件等重要档案的调阅，能够有效防范内部违规操作，双人复核制应与电子审批流程相结合，利用信息化手段固化操作规范，减少人为干预可能带来的风险。

2. 推行档案全流程标准化著录，确保数据格式统一规范

推行档案全流程标准化著录是事业单位档案管理规范化建设的核心环节，标准化著录要求从档案生成之初就建立统一的元数据标准，对档案的题名、责任者、形成时间、保管期限等核心要素进行规范化标引，确保每份档案的关键信息完整、准确且可追溯。这一过程需要制定详细的著录细则，明确各类档案的必填字段、格式要求和著录深度，同时配套开发智能化的著录辅助工具，通过预设模板和自动校验功能降低人工操作的随意性。

不同系统间的数据交换共享已成为常态，若数据格式混乱将严重制约档案资源的整合利用，事业单位应建立覆盖文本、图像、音视频等各类载体档案的统一数据标准，包括文件命名规则、存储格式、编码方式等技术规范，避免因格式差异导致的信息孤岛。要注重数据标准的动态维护，定期评估现有标准的适用性，及时跟进国家行业标准的最新要求，数据格式的统一不仅涉及技术层面，更需要配套的管理机制，通过制度约束确保标准执行的刚性。

3. 建立档案质量三级审核机制，强化归档材料完整性核查

建立档案质量三级审核机制利用设立 " 经办人自查、部门复核、档案室终审 " 三个递进式审核环节，构建起层层把关的质量控制体系，经办人员需对照归档标准对文件材料的完整性、准确性进行初步筛查，部门复核环节则由熟悉业务的专业人员对文件间的逻辑关联和内容真实性进行验证 [1]。档案室终审则从专业保管角度对归档材料的规范性、保存价值进行最终评定，这种阶梯式的审核模式能够有效避免单一审核可能存在的疏漏，确保每份归档材料都经过多维度、多视角的严格检验。

强化归档材料完整性核查是三级审核机制的关键着力点，档案材料缺失、附件不全等问题直接影响档案的凭证价值和参考作用，完整性核查应当重点关注文件材料的系统性，既要确保单份文件的要素齐全，又要保证成套文件之间的有机联系。核查内容应包括文件审批流程是否完整、附件是否齐备、签字盖章是否规范等关键要素，为提高核查效率，可制定详细的完整性检查清单，并辅以信息化手段进行智能比对和提示，完整性核查应当贯穿文件从生成到归档的全过程，通过前端控制和过程监督相结合的方式，从源头上提升归档质量。

4. 实施档案库房分区分类管理，优化实体档案存放秩序

实施档案库房分区分类管理是提升事业单位档案管理效能的基础性工程，传统的档案存放方式往往存在混放、乱放现象，不仅影响查找效率，更增加了档案损毁的风险。科学的分区管理需要根据档案载体类型、密级程度、利用频率等要素，将库房划分为永久保管区、定期保管区、特殊载体区等功能区域，并设置明显的标识系统，分类管理则要求严格遵循" 全宗- 类别- 年度" 的整理原则，对纸质档案、电子档案、声像档案等不同载体实施差异化保管策略。

优化实体档案存放秩序是实现档案科学保管的必然要求，对于利用率较高的档案，可设置专门的高频利用区，采用密集架等现代化设备提高空间利用率，对珍贵档案和特殊载体档案，则需配置恒温恒湿、防磁防震等专业保管设施。存放秩序的优化还应注重工作流程的再造，通过制定详细的档案上架、倒架操作规程，避免人为因素导致的存放混乱，要建立定期盘点制度，及时发现并纠正存放偏差，保持库房秩序的持续稳定，这种系统化的存放管理不仅能够延长档案实体寿命，更能为档案资源的快速定位和高效利用提供物理基础，是档案管理规范化建设不可或缺的重要环节。

5. 完善档案统计台账动态更新，实现管理数据精准可查

当前许多单位在档案统计工作中存在数据滞后、口径不一等问题，难以真实反映档案管理状况，动态更新机制要求建立覆盖档案收进、移出、保管、利用等全流程的统计指标体系，通过信息化手段实现数据的实时采集与自动汇总。应当明确统计责任主体，规范统计时间节点，确保各类档案数据随业务发生即时更新，重点要完善档案数量统计、保管状况统计、利用效果统计等核心台账，并建立数据校验规则，避免人工录入误差。

实现管理数据精准可查是动态统计台账建设的根本目标，档案数据不仅要及时更新，更要确保其可追溯性和可利用性，应当构建多维度的档案数据查询系统，支持按档案门类、保管期限、利用状态等关键字段进行组合检索和统计分析 [2]。数据精准化需要从源头把控，建立从档案形成到销毁的全生命周期数据采集标准，确保每个管理环节产生的数据都完整、规范，要注重数据可视化呈现，通过智能报表、趋势分析等方式，直观展示档案管理成效和存在问题。

结语：

事业单位档案管理规范化建设是一项系统性工程，需要政策、技术、人才等多方面协同推进，面对信息化时代的机遇与挑战，唯有立足实际、创新思路，才能实现档案管理从粗放向精细、从被动向主动的转变。事业单位档案管理还需进一步结合技术发展趋势和管理创新经验，持续优化档案管理模式，为事业单位的高质量发展奠定坚实基础。

参考文献：

[1] 冯天 . 事业单位档案管理工作规范化标准化的实现路径 [J]. 黑龙江档案 ,2023,(04):45-47.

[2] 李田田 . 浅谈事业单位档案管理信息化与规范化的建设思路 [J]. 黑龙江档案 ,2023,(02):83-85.