事业单位人事档案管理创新探究

摘要：随着社会的发展和事业单位改革的深入推进，传统的人事档案管理模式已难以满足新时代的需求。人事档案管理作为事业单位人力资源管理的重要组成部分，对于人才选拔、任用和单位发展具有关键作用。本文深入分析事业单位人事档案管理现状，从理念、技术、管理模式和服务等方面探讨创新路径，旨在提升人事档案管理水平，为事业单位的可持续发展提供有力支持。

关键词：事业单位 人事档案管理

一、引言

事业单位人事档案全面记录了员工的个人经历、政治思想、业务能力、工作表现、奖惩情况等信息，是人力资源管理和开发的重要依据。在知识经济时代，人才竞争日益激烈，事业单位对人力资源管理的精细化和科学化要求不断提高。创新人事档案管理，能够更高效地挖掘和利用档案信息资源，为单位的人才战略决策提供精准支持，提升人力资源管理效能，促进事业单位的健康发展。例如，在某科研类事业单位中，通过对人事档案的深入分析，精准匹配科研项目所需人才，显著提升了项目的成功率和成果质量，有力推动了单位的科研进步与业务拓展。

二、事业单位人事档案管理现状

（一）管理理念相对滞后

部分事业单位对人事档案管理重视程度不足，将其视为简单的资料保管工作，缺乏主动服务和创新意识。在档案管理过程中，侧重于档案的收集和存放，忽视了档案信息的分析和利用，未能充分发挥人事档案在人才评估、岗位调配等方面的重要作用。以某基层教育事业单位为例，在教师岗位调整时，仅依据简单的教龄和职称等档案信息，而未深入挖掘教师在教学方法创新、课程研发等方面的档案记录，导致岗位调配未能充分发挥教师的专业优势，影响了教学质量的提升。

（二）档案内容不够丰富

当前事业单位人事档案内容大多局限于传统的个人基本信息、学历学位、工作履历、职称评定、奖惩记录等常规材料。对于员工的专业技能特长、职业发展规划、培训经历、业绩成果详细分析等反映员工综合素质和发展潜力的内容记录较少，难以全面准确地反映员工的真实能力和价值，不利于单位进行科学的人才评价和选拔。如某文化事业单位在选拔项目负责人时，由于档案中缺乏对员工在以往文化项目策划、组织实施等方面详细业绩成果的记录，只能凭借有限信息进行判断，可能导致选拔结果无法精准匹配岗位需求。

（三）信息化程度较低

尽管信息技术在各领域广泛应用，但仍有不少事业单位人事档案管理信息化建设滞后。档案管理系统功能单一，主要用于档案目录录入和简单检索，缺乏对档案内容的深度数字化处理。纸质档案占比较大，档案信息的存储、传输和共享效率低下，无法满足快速查询和利用的需求。同时，由于缺乏有效的信息安全防护措施，存在档案信息泄露的风险。在一些偏远地区的事业单位，因资金和技术限制，仍以纸质档案管理为主，查询一份档案往往需要耗费大量时间。且曾发生过因网络防护薄弱，导致部分档案信息被非法获取的事件，给单位和员工带来了不良影响。

（四）管理体制不完善

事业单位人事档案管理体制存在条块分割现象，不同部门之间信息沟通不畅，缺乏统一协调的管理机制。在档案收集过程中，各部门各自为政，导致档案材料收集不及时、不完整。档案管理流程缺乏标准化和规范化，不同单位甚至同一单位不同时期的档案管理标准存在差异，影响了档案管理的质量和效率。在某综合性事业单位中，人力资源部门、业务部门和档案管理部门在档案材料收集过程中缺乏有效沟通，经常出现材料重复收集或关键材料缺失的情况，降低了档案管理的整体质量。

（五）管理人员专业素质参差不齐

一些事业单位人事档案管理人员并非档案管理专业出身，缺乏系统的档案管理知识和技能培训。在实际工作中，对档案管理的政策法规理解不深，操作不规范，难以应对日益复杂的档案管理工作。同时，部分管理人员缺乏创新意识和学习能力，对新技术、新方法接受程度低，制约了人事档案管理工作的创新发展。例如，某些管理人员在面对新的档案数字化管理系统时，因缺乏相关技术知识，无法熟练操作，影响了档案信息化工作的推进速度。

三、事业单位人事档案管理创新路径

（一）创新管理理念

1.树立服务导向理念

摒弃传统的档案保管观念，将人事档案管理工作从 “保管型” 向 “服务型” 转变。以满足单位人力资源管理需求和员工个人发展需求为出发点，主动为单位的人才选拔、培养、使用以及员工的职业规划等提供优质的档案信息服务。例如，根据单位的岗位需求，从人事档案中提取相关人员的专业技能、工作经验等信息，为人才招聘和调配提供参考依据。在某医疗事业单位招聘外科医生时，通过对人事档案中医生手术经验、擅长领域、科研成果等信息的精准提取，快速筛选出合适的候选人，提高了招聘效率和质量。

2.强化信息化理念

充分认识信息技术在人事档案管理中的重要作用，树立信息化管理理念。加大对档案信息化建设的投入，积极引进先进的信息技术和管理系统，推动人事档案管理的数字化转型。利用信息技术实现档案信息的快速收集、整理、存储、检索和利用，提高管理效率和服务质量。同时，注重培养管理人员的信息化意识和技能，使其能够熟练运用信息技术开展档案管理工作。如某大型事业单位引入先进的档案管理软件，实现了档案的在线录入、智能分类和高效检索，极大提升了档案管理的效率。

3.培养创新发展理念

鼓励人事档案管理人员积极探索创新，关注行业发展动态和先进管理经验，结合单位实际情况，不断改进和完善档案管理工作。在管理模式、工作流程、服务方式等方面勇于尝试新方法、新技术，以适应不断变化的内外部环境，提升人事档案管理的整体水平。例如，部分事业单位开始尝试利用大数据分析技术，对人事档案中的各类数据进行分析，挖掘潜在信息，为人才战略规划提供更具前瞻性的决策支持。

（二）丰富档案内容

1.增加个性化信息

除了传统的档案内容，注重收集员工的个性化信息，如专业技能证书、培训结业证书、参加学术交流活动记录、项目成果报告、职业资格认证等。这些信息能够更全面地反映员工的专业能力和综合素质，为单位的人才评价和岗位安排提供更丰富的依据。例如，对于科研岗位的员工，详细记录其科研项目的立项、进展和成果情况，有助于准确评估其科研能力和贡献。在某科技事业单位，通过收集员工在国际学术会议上的发言记录、专利申请情况等个性化信息，为科研人员的职称评定和项目分配提供了更全面的参考。

2.纳入职业发展规划信息

要求员工定期提交个人职业发展规划，将其纳入人事档案管理范围。通过对员工职业发展规划的分析，单位可以了解员工的职业目标和发展需求，为员工提供针对性的培训和晋升机会，实现员工个人发展与单位发展的有机结合。同时，员工职业发展规划的实施情况也可以作为考核评价的参考内容，激励员工不断提升自身能力。某金融事业单位根据员工的职业发展规划，为其量身定制培训课程，帮助员工提升专业技能，同时员工在规划实施过程中的表现也成为绩效考核的一部分，促进了员工的积极发展。

3.完善绩效考核信息

将员工的绩效考核结果进行详细记录，不仅包括考核得分和等级，还应涵盖考核评语、工作业绩亮点、存在的问题及改进建议等内容。全面、客观的绩效考核信息能够为单位的薪酬调整、奖励分配、岗位晋升等提供有力支撑，同时也有助于员工了解自身工作表现，明确努力方向。在某政府部门，完善后的绩效考核信息使得岗位晋升更加公平公正，员工也能根据考核建议针对性地提升自己的工作能力。

（三）加强信息化建设

1.建立数字化档案管理系统

投入资金建设功能完善的人事档案数字化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、管理和利用。利用扫描技术将纸质档案转化为电子档案，建立全文数据库，方便用户进行全文检索。系统应具备档案分类管理、权限控制、数据备份与恢复、统计分析等功能，满足不同用户的需求。例如，通过权限控制，确保只有授权人员能够查阅和修改特定员工的档案信息，保障档案信息的安全。某企业化管理的事业单位建立数字化档案管理系统后，员工可以通过内部网络便捷地查询自己的档案信息，同时管理人员也能高效地进行档案管理操作。

2.推进档案信息共享平台建设

依托单位内部网络，搭建人事档案信息共享平台，实现档案信息在不同部门之间的实时共享。人力资源部门、业务部门等相关人员可以通过平台及时获取所需的档案信息，提高工作协同效率。同时，在确保信息安全的前提下，探索与外部相关单位的档案信息共享机制，如与人才市场、高校等进行信息交流，拓宽人才信息渠道。某教育集团通过搭建档案信息共享平台，实现了旗下各学校之间教师档案信息的共享，方便了集团内部的教师调配和教学资源整合。

3.加强信息安全防护

高度重视人事档案信息化过程中的信息安全问题，采取多重安全防护措施。安装防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防止外部网络攻击和非法访问。对档案信息进行加密存储和传输，采用数字证书等身份认证技术，确保用户身份的真实性和合法性。建立完善的数据备份制度，定期对档案信息进行备份，并将备份数据存储在异地，防止数据丢失。此外，加强对管理人员的信息安全培训，提高其安全意识和应急处理能力。某事业单位通过定期开展信息安全培训，使管理人员深刻认识到信息安全的重要性，在日常工作中严格遵守安全规范，有效保障了档案信息的安全。

（四）优化管理体制

1.建立统一协调的管理机制

明确人事档案管理的责任部门，加强对档案管理工作的统一领导和协调。成立由单位领导牵头，人力资源部门、档案管理部门及其他相关部门参与的人事档案管理工作领导小组，负责制定档案管理政策、规划和工作标准，协调解决档案管理工作中的重大问题。各部门之间应明确职责分工，密切配合，形成工作合力。例如，人力资源部门负责档案材料的收集和审核，档案管理部门负责档案的整理、存储和利用，其他部门及时提供员工的相关信息和材料。在某大型事业单位中，通过建立统一协调的管理机制，有效解决了档案管理工作中部门之间推诿扯皮的问题，提高了工作效率。

2.完善档案管理流程

制定标准化、规范化的人事档案管理流程，从档案材料的收集、整理、归档、保管、利用到销毁等各个环节，都明确具体的操作要求和标准。建立档案材料收集清单和定期催交制度，确保档案材料的及时、完整收集。规范档案整理和分类方法，按照国家相关标准对档案进行分类编号，提高档案管理的规范性和准确性。加强档案借阅和利用管理，严格执行借阅审批手续，确保档案的安全使用。某事业单位通过完善档案管理流程，使档案管理工作更加规范有序，档案的利用率也得到了显著提高。

3.加强监督与评估

建立健全人事档案管理工作的监督与评估机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。监督内容包括档案管理规章制度的执行情况、档案材料的完整性和真实性、档案信息化建设进展等。通过评估，及时发现档案管理工作中存在的问题和不足，提出改进措施和建议，推动档案管理工作不断完善。同时，将档案管理工作纳入单位绩效考核体系，对工作表现突出的部门和个人进行表彰和奖励，对工作不力的进行问责。某事业单位通过严格的监督与评估，促使档案管理部门不断改进工作，提升了档案管理工作的整体质量。

（五）提升管理人员素质

1.加强专业培训

定期组织人事档案管理人员参加专业培训，培训内容包括档案管理理论知识、政策法规、信息技术应用、档案编研等方面。邀请档案管理专家、学者进行授课，通过集中培训、专题讲座、在线学习等多种形式，提高管理人员的专业素养和业务能力。鼓励管理人员参加档案管理相关的职业资格考试，获取相应的证书，提升其专业水平。某事业单位每年定期组织档案管理人员参加专业培训，使得管理人员的业务能力得到了显著提升，为档案管理工作的创新发展提供了有力支持。

2.开展交流学习活动

组织管理人员到档案管理工作先进的单位进行交流学习，借鉴其先进的管理经验和方法。通过实地考察、座谈交流等方式，拓宽管理人员的视野，学习先进单位在档案信息化建设、管理模式创新、服务提升等方面的成功经验，并结合本单位实际情况加以应用。同时，鼓励管理人员积极参与行业内的学术交流活动，了解行业发展动态，不断更新知识结构。某事业单位组织管理人员到档案管理先进的企业参观学习，引入了先进的档案信息化管理经验，提升了本单位的档案管理水平。

3.建立激励机制

在事业单位内部建立科学合理的激励机制，充分调动人事档案管理人员的工作积极性和创新精神。对在档案管理工作中表现突出、取得显著成绩的人员，给予物质奖励和精神奖励，如表彰、晋升机会倾斜等。鼓励管理人员积极开展创新实践活动，对提出创新性建议和方法并取得良好效果的人员给予奖励，营造良好的创新氛围。某事业单位设立了档案管理创新奖，对提出创新管理方法并有效应用的管理人员给予奖励，激发了管理人员的创新热情。

四、结论

在新时代背景下，事业单位人事档案管理创新是提升单位管理水平、促进人才发展的必然要求。通过创新管理理念，树立服务导向、信息化和创新发展意识；丰富档案内容，增加个性化、职业发展规划和绩效考核等信息；加强信息化建设，建立数字化管理系统和共享平台，强化信息安全防护；优化管理体制，建立统一协调机制、完善管理流程和加强监督评估；提升管理人员素质，加强专业培训、开展交流学习和建立激励机制等多方面的举措，能够有效提升事业单位人事档案管理的质量和效率，充分发挥人事档案在人力资源管理中的重要作用，为事业单位的可持续发展提供坚实保障。随着社会的不断发展和技术的持续进步，事业单位人事档案管理创新也将不断深入，以适应日益复杂多变的内外部环境，更好地服务于单位和员工的发展需求。

参考文献

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作者简介：应明霞，女，本科，馆员，主要从事档案管理工作。