大数据背景下机关档案管理工作的数字化转型探究

1 引言

随着科学技术的不断进步，信息技术的高度发展，大数据正悄无声息地改变整个世界。微信支付、网上购物、线上办公等数字时代的产物使得我们的生活越来越精彩便捷。在万物互联的时代，大数据技术不仅仅意味着收集大量的数据，更在于如何对庞大的数据量进行归类处理，实现数据信息的管理和加工。同样是对大量的档案进行管理，推进大数据技术和档案管理工作有效结合，将极大提升档案管理的效率和质量。近年来，国家非常重视档案管理工作的转型，早在2017 年的全国档案局长馆长会议上，国家档案局局长指出，我国要进一步推进档案管理工作的转型，顺应大数据时代的发展，把全国的档案管理升级到数字档案管理上来，推进档案资源的规范和共享。2018 年，国务院办公厅印发了《科学数据管理办法》，首次明确了数据管理从收集到共享利用、负责体制、安全保密等规定，为档案管理的数字升级工作提供了保障。从2021 年6 月9 日中办国办印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》可以看出，推动传统的纸质资料向数字档案转型和智能升级，是档案事业自身高质量发展的需要，更是适应国家治理体系和治理能力现代化要求。

2《机关档案管理规定》的主要内容

2.1 内容概括

全文共7 章70 条，第一章“总则”，明确了《规定》制定的目的和依据，机关档案定义，机关档案工作的意义、体制和管理原则；第二章“机构和人员”，明确了机关档案工作机构、人员的要求，确定了机关档案工作的基本任务；第三章“基础设施”，明确了机关应设置的各类档案用房及基础设施设备要求；第四章“管理要求”，明确了机关档案的门类和管理要求，提出了档案从形成到移交整个管理流程的各项要求；第五章“信息化建设”，明确了机关档案信息化工作管理要求，对传统载体档案数字化和电子档案的管理做出了详细规定；第六章“奖励与处罚”，明确了应予奖惩的各类情形；第七章“附则”，对解释权、施行日期等加以规定。

2.2 特点分析

（一）涉及面广

《规定》中明确了机关档案的分类，其中机关档案一级类目可以统一划分为文书（ws）、科技（kj）、人事（rs）、会计（ku）、专业（zy）等十三类，基本涵盖机关所有档案门类，统一了分类标准。这不仅对党和国家机关、人民团体，也对事业单位和《社会团体登记管理条例》中界定的社会团体及企业文书类档案管理等，都有很强的适应性和参照性。

（二）指导性强

《规定》明确了档案管理流程明确为形成与收集、整理与归档、保管与保护、鉴定与销毁、利用与开发、统计与移交 6 个部分。并进一步要求各地在收集档案方面要编制文件材料归档范围与保管期限表，并报档案局审批。《规定》还明确了档案销毁流程，解决了工作人员棘手的问题并统一了档案卷内文件和按件整理的要求。可以有效提升档案信息化建设步伐，提高机关档案工作质量，提升机关档案科学化、规范化和现代化管理水平。

3 大数据技术应用于机关档案管理的方案

3.1 提高档案管理队伍质量

机关档案管理工作向数据化管理转型首先要有具备专业技术人才。目前，《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出规范并支持社会力量参与档案事务。各单位可通过与高校合作，邀请或聘请熟悉大数据技术方面的专家教授为机关档案管理开展专业知识宣讲，特别是培训最关键、核心、与时代接轨的档案管理方法，在实际档案管理工作中不断强化数字化意识，帮助掌握档案数据的整理、分析，促进档案管理和大数据技术融合。还可通过适时公开招录档案专业人才，为档案管理队伍注入新的活力，带动档案管理工作大数据运用水平整体提升。

3.2 加强软硬件设施建设

各单位应重视加大档案管理的后勤保障力度，落实必要的专用经费，大力促进纸质文档的数字化率，除确保配备足够的纸质档案管理空间，还要及时更换陈旧的档案管理设备，并尽可能配备先进的档案管理设备为大数据技术应用做基础支撑。比如通过购买服务方式建立规范的档案管理平台，配置较高的服务器、台式电脑、存储设备（建议500G 以上硬盘空间）、档案管理软件、ups 电源、杀毒软件等具备独立的局域网办公软硬件设施设备，实现大量档案数据存储和安全的区域性管理应用，持续稳定的软硬件设施售后维护，保证了档案数据运行的稳定性，使得档案管理工作更加安全、便捷、规范。

3.3 优化档案数据存储结构

档案数据随着时间的推移会变得越来越多，传统的硬盘储存必定满足不了档案大数据的需要。如果没有充足的储存空间作保障，大数据技术便难以在档案管理工作上应用，档案数据的分析和处理开展难度增大。面对这样的情形，比如社保、农业、交通、住建、规资等档案数据量较大的单位可以采用分布式的存储结构，利用多个存储装置相结合对档案数据进行有规则存放。此外，为了确保海量的档案数据都能够被完整储存，档案管理人员还应该构建优质、安全的云端存储空间作为备用。

3.4 提升数据分析能力

大数据技术不仅仅是为了存储海量的数据，更重要的是为了对大量数据进行分析处理，从而挖掘出数据潜在的价值。档案管理工作也是一样，不能像过去简单封存档案，档案数据的价值作用发挥有限。大数据技术应用于档案管理工作之后，除分类存放数据，还应该根据档案数据的特征进行分析。应大力探索实践AI 赋能档案数据治理应用，通过设置特定算法或者依据某种规则，找到档案数据规律和差异，并根据数据分析结果整理出可视化的图表，直观地看出档案数据之间的规律，可充分服务于人事、纪检、审计等特殊部门，也将更好融入和服务乡村振兴、区域协调发展等国家战略，发挥档案数据更大的价值。

4 总结

在信息技术高度发展的背景下，传统的档案管理方式已经难以满足现代档案管理工作的需求。特别是在大数据快速发展，信息量急剧变化的今天，机关档案管理工作的升级转型具有非常重要的意义。对于个人信息来说，大数据技术和档案管理相结合可以使得个人的档案资料更加丰富详细，不再束缚于纸质材料的笨重；对于社会和国家来说，档案信息可以实现快速检索从而大大降低时间成本，同时海量数据的潜在价值也因大数据技术得到了发掘利用。要想推动档案管理工作的转型，需要完成基本的档案管理基础设施配备、安排专业的技术管理人员、制定详细的档案管理制度，最终还要提升档案数据的安全水平。

参考文献：

[1]陈雪燕,于英香.从档案管理走向档案数据管理：大数据时代下的档案管理范式转型[J].山西档案,2019(05):24-32.

[2]王彩霞.大数据技术在档案管理中的应用初探[J].电脑知识与技术,2020,16(27):39-40.