学懂弄通《若干规定》管好用活城建档案

引言：法治引领，把握城建档案工作新方位

2024 年12 月9 日，《长沙市档案管理若干规定》（以下简称《规定》）正式颁布，并于 2025年元月1 日起施行。该《规定》是长沙市档案法治化进程中的重要里程碑，针对当前档案管理存在的机制短板、收集盲区、安全风险、利用瓶颈等问题，系统性地从完善工作机制、强化收集管理（尤其特殊档案）、筑牢安全防线、深化编研利用、明确权责边界五个维度进行了细化和规范。《规定》的实施，为全面提升长沙市档案工作的规范性、有效性和法治化水平提供了根本遵循。

城建档案，作为记录城市发展脉络、承载民生权益的核心载体，其管理水平直接关联城市建设质量、城市治理效能与历史文脉传承。作者深刻认识到，《规定》的出台为新时期城建档案工作锚定了新坐标、注入了新动能。坚持以《规定》为纲，紧密结合宁乡实际，聚焦“收得齐、管得好、能用活”核心目标，积极探索实践路径，并努力将实践经验升华为学术思考，以期为城建档案事业的高质量发展贡献宁乡智慧。

一、健全机制与智慧赋能：确保档案“有人管、管到位”

《规定》明确要求坚持党对档案工作的领导，压实各级档案主管部门监督指导责任，并规范了开发区档案管理。积极响应，将城建档案工作列为“党政一把手工程”，纳入年度重点考核，严格落实“四有”标准（有制度、有人员、有经费、有库房），夯实组织与物质基础。

创新实践1：构建“以档促质、以质保档”双向赋能体系

为破解工程档案质量与工程质量安全相互脱节的难题，宁乡住建局近年来着力构建“以档促质、以质保档”双向赋能体系。其核心在于依托长沙市建设工程智慧监管系统，将档案管理深度嵌入工程质量安全监管全链条：

信息共享与过程留痕：建立工程项目进度互通机制，实现开工条件审查、视频监控接入、日常监督（班前会、监督交底、监督检查）、监督措施（整改、停工、设备限制使用、不良行为告知、督办函件等文书签发及回复）、工程验收（分部验收、竣工验收申请）、监督报告出具（消防、质量、污水等）、监督档案（安全、消防、污水、质量）及投诉处理等全环节信息的实时共享与系统留痕。

质安档联动监督：质量安全监督站（质安站）在履行质量安全监管职责的同时，同步开展档案形成过程的监督指导。通过靠前服务、悉心指导，确保工程关键节点的质量安全状况与相应的档案资料同步生成、同步收集、同步整理。此举不仅筑牢了建设工程档案安全与质量防线，显著提升了档案的真实性与完整性，更通过档案的规范要求反向促进施工现场管理的规范化，实现“档质互促”。

服务效能提升：智慧监管系统的应用，让数据多跑路，让企业少跑腿。例如，整改通知书等监督文书的签发与回复可线上完成，大幅提升效率，助力建设项目“早落地”。

创新实践2：深化“一项目一档案统一管理”与智慧融合

在项目全生命周期管理中，深化“一项目一档案统一管理”模式。深度对接长沙市工程建设项目审批管理系统，推行“一次性告知”和“线上线下一体化指导”服务，确保档案要求贯穿项目始终。

动态修订《宁乡市城建档案移交归档规范》，构建统一的城建档案信息管理平台，逐步实现工程建设与文件归集同步化、数字化。

二、强化前端管控与模式创新，聚焦“收得齐、无遗漏”

《规定》对档案收集范围、分类方案、归档范围、保管期限、接收制度及外包服务等作出了明确规定。宁乡市在落实中重点强化了前端管控与机制创新：

创新实践3：深化联合验收与首创“分段验收”机制

刚性执行联合验收：将档案专项验收作为工程项目联合竣工验收的必备环节和前置条件，实行“一票否决”。在进行质量安全现场检查时，建设档案馆同步介入，指导资料规范整理，提升报监项目闭环工作精准度，确保工程质量安全验收与档案验收同步达标。

首创“分段验收”机制：针对建设周期长、资料易遗失的风险，创新建立城建档案“分段验收”机制。允许参建单位按基础、主体、竣工前等关键节点，分批次向建设档案馆移交阶段性验收资料。此举有效分散了竣工验收阶段的档案移交压力，显著降低了因建设周期过长导致的档案遗失风险，确保档案收集的及时性与连续性。特别在处置恒大、碧桂园等重点项目时，在坚持原则的前提下，审慎运用“承诺+容缺”制，并配套“包保责任制”确保承诺兑现，平衡了效率与规范。

创新实践4：智慧工地档案管理

依托智慧监管系统，将智慧工地产生的实时监控视频、扬尘监测数据、设备运行日志、人员定位信息、质量安全巡检记录等新型电子数据纳入档案收集范围与管理体系。研究制定此类新型电子文件的归档范围、格式标准、元数据规范及长期保存策略，确保智慧工地建设成果得以完整、真实、可读地保存，为工程质量追溯、安全责任认定、工艺工法研究提供数据支撑。

成效分析：“分段验收”与智慧监管结合，成效显著：

工作留痕防遗失：彻底解决了因人员变动、场所变更导致的监督资料遗失问题，项目全链条监管信息（审查、监督、措施、验收、报告、投诉）均留存系统，可随时调阅。

提升监管透明度：上级部门可通过平台实时掌握区县执法数据、项目质量安全状况、一线人员工作动态，实现“非现场监管”。

强化远程风险管控：主管部门通过视频监控、物联设备数据可远程实时掌握项目安全生产、扬尘治理等情况。

优化营商环境：线上流转监督文书，实现“资料多跑腿，企业少跑路”，大幅提升效率三、筑牢安全防线与精细管理，实现“管得好、无风险”

《规定》着重强调档案安全，特别是特殊档案管理，要求健全制度、强化人防物防技防、落实外包监管。在工作中，宁乡住建局多措并举筑牢防线：一是压实责任链条：明确建设方档案移交总责，各参建单位文件真实性、完整性主体责任。对“验收+承诺”项目，严格限定移交时限。对违规行为，依法责令整改、处罚、纳入失信惩戒。二是创新“24 字”全链条服务法：质安站与城建档案馆协同，实践“事前介入、全程指导，事中服务、精简提速，事后督促、从严从实”。

事前：利用“安全生产月”等，将“档案日主题宣讲”与“农民工夜校”结合，深入工地“手把手”指导、“面对面”答疑，从源头提升案卷质量。事中： 优化流程，即时受理，15 工作日限时办结。事后： 建立“日督查、日整改、日清零”机制，问题动态清零。二是强化安全体系：完善管理制度，覆盖全流程。加强库房安防与档案实体保护。严控外包风险：签订保密协议，全程监管数字化扫描等环节。落实异地异质备份，保障档案信息安全。推进管理信息化： 升级管理系统，提升管理效率与精准度。

四、深化编研利用与学术探索，推动“能用活、显价值”

《规定》鼓励加强编研利用，推动成果转化，运用新技术提升服务。（城建档案馆）积极拓展档案价值：

一是强化编研力量与规划，设专职岗，制定计划，系统性挖掘资源。深耕红色档案保护与利用：高度重视红色档案资源的保护与编研。积极做好刘少奇同志纪念馆、炭河里青铜博物馆等红色场馆、文博机构的服务与协同，深入挖掘、整理与研究馆藏中与宁乡革命历史、重要人物（特别是与刘少奇同志相关）、以及炭河里遗址保护与考古发掘等相关的珍贵城建档案与历史文献。通过联合举办专题展览（如何叔衡故居纪念馆“三下乡”安居宁乡成果展等）、出版史料汇编、参与纪录片制作（如炭河里遗址保护工程纪实）等形式，赋予红色档案新的时代内涵，服务党史学习教育和爱国主义教育。

二是服务城乡发展与民生关切：赋能文保更新，指导坝塘资福窑保护基地建设，建成回龙铺城建劳模基地。记录城市变迁， 举办“玉潭老街记忆”摄影展，制作《宁乡城镇老旧小区改造纪实》专题片，打造记忆空间，建成“宁乡城市建设陈列馆”，展示机构沿革与城建成就。

三是智慧住建档案应用：2025 年元月在完成馆藏核心档案数字化的基础上，积极探索“智慧住建”场景下的档案深度应用。推动城建档案数据资源在智慧城市建设管理、历史建筑数字化保护与活化利用、房屋安全监测预警、市政设施智能运维等领域的共享与赋能，最大化释放数据价值。鼓励并支持业务骨干将实践创新（如“分段验收”、“双向赋能”体系、智慧工地档案管理、红色档案编研、质安档联动机制等）进行理论总结，凝练形成高质量的研究报告。

结语：践行使命，展望未来

《长沙市档案管理若干规定》的施行，为全市档案事业的法治化、规范化、智慧化发展提供了历史性机遇，也为城建档案规范发展赋能。笔者深刻认识到，践行“为国守史、为党管档、为民服务”的使命，必须坚持守正创新。

今后，一是持续深化“双向赋能”体系，进一步融合智慧监管与档案管理，拓展数据应用场景。二是加强人才队伍建设，将重点组织针对建设单位、施工单位档案管理人员及质量监督人员的系统性、专业化培训。紧密结合《规定》要求与实践需求，涵盖档案法律法规（尤其是《规定》细则）、档案整理标准与规范（含新型电子文件）、工程质量安全控制要点、“智慧住建”平台档案模块操作、以及档案安全与保密要求等，全面提升相关人员的档案法治意识、规范操作能力和协同管理水平，为“以档促质、以质保档”提供坚实的人才保障；推动学术成果产出，鼓励将创新实践转化为学术论文、标准规范，贡献行业智慧。

作为新时代的城建档案人，笔者将以《规定》为指引，勇担“守门人”与“传承人”的双重职责，不断提升档案工作服务城乡建设、城市治理、文化传承和民生福祉的能力与水平，为谱写中国式现代化宁乡新篇章贡献坚实的档案力量！

作者：陈洪波 宁乡市住房和城乡建设局