现代化技术在档案库房管理中的应用

摘要：随着社会经济的发展，国家综合档案馆的档案数据内容更加繁杂，且日益积累，传统档案库房管理中的不足之处逐渐显露出来，使档案管理工作更加困难。但科学技术在进步，现代化技术已经在国家综合档案馆中普及，帮助档案管理员解决当下出现的问题，提高档案库房管理的工作效率，并确保档案馆信息的安全性。现代化技术融入档案馆的档案库房管理工作是现代社会发展的必然趋势，也是国家综合档案馆跟上新时代步伐的具体表现。

关键词：档案库房管理；现代化技术；工作效率

引言档案库房管理是将国家综合档案馆员工与档案馆数据转化为电子文档进行有效管理的专业性服务，在《国家档案局令》中强调：“应当加强档案信息化建设，将档案信息化纳入信息化总体规划。”因此，现代技术在档案库房管理中有着重要地位。档案库房现代化管理需要通过计算机来管理和保存档案馆人员数据和公司信息，通过系统化设计与互联网，实现方便调取与利用的功能，提高安全性，降低维护成本。本文就现代化技术在档案库房管理中的应用策略展开探讨。

制定现代化管理制度，加强监督监管机制

当下的档案库房管理工作中存在诸多问题，部分综合档案馆尚未建立起关于档案管理的监管制度，这使很多管理人员放松了工作态度，即使已经有了明文规定，但制度的落实情况不容乐观，这导致档案管理工作效率较低。随着现代化技术的融入，制度的制定和监督将会有质的飞跃，不仅延长了信息寿命、提高档案调取的灵活性，还促进了国家综合档案馆的可持续发展。在制定制度内容方面，仅需要提供几个制度方向和限制要求，现代化技术便可以根据档案馆的实际情况，制定科学合理的管理制度，且内容涵盖面广泛、语言严谨、条理清晰，再根据具体制度要求，加以修改，便能得到公平且完善的管理制度。在加强监督监管方面，现代化技术会逐一记录档案员的操作记录，做到工作留痕，其他工作人员需要调取档案时，不仅会记录档案调取的时间、内容，还会在到达规定期限后提醒管理人员催促档案的归还。此外，相关工作人员还可以制定一套简单便携的查找方法，使档案实现数字化管理，打破时间和空间的限制，对于普通的档案内容，工作人员可以上传到云端，方便其他人员查看，但实体的档案内容还是需要妥善保管，提高档案内容的可靠性。

利用现代化技术防备，提高档案库安全性

在《档案馆工作通则》中明确提到，档案库房必须坚持适用，且具有“十防”措施和“八不准”要求，国家综合档案馆需要严格按照安全防护要求，按照一级风险防范标准进行设计。现代化技术能够完美地应用于“十防”和“八不准”之中，通过气温检测、烟雾检测、湿度检测、动态检测等多种现代化检测技术，实时监控着档案馆的一切情况，并在出现问题的第一时间发出警报，通知档案管理员并给予应对措施，这有助于帮助档案管理员更加快速地处理现场状况。档案的借阅关系到档案的保密性安全和档案材料的安全，随意借阅会造成档案信息泄露，严重者会造成泄密行为，甚至引起不必要的法律纠纷[1]。因此，现代化技术不仅要在现实中完善防备工作，还需要在虚拟网络中建立防火墙，防止出现信息泄露等安全问题。此外，现代化技术还可以通过人脸和指纹识别技术记录每个档案的调取时间、人员和相关信息，全面落实现代化技术管理。

组织现代化技术培训，提高人员专业水平

提高国家综合档案馆的档案管理工作效率，高素质的专业技术人员是关键，通过组织现代化技术培训，提高管理人员的专业水平，使档案管理工作规范化、科学化。随着档案馆管理工作的改革创新，档案管理要求不断提高，对管理人员的综合素质要求也在日益增加，提高管理人员的职业素养已经成为档案馆工作内容的重中之重。档案管理人员不仅需要专业的档案管理知识，还要有现代化的计算机技术，并能将两者融会贯通，提高自身的服务能力。在开展档案管理工作时，工作人员必须树立科学的档案管理观念，学习科学的档案管理知识，用更加科学的思想和知识来指导档案管理工作的开展[2]。国家综合档案馆需要为管理人员提供学习进步的机会，并设计考核标准，若人员考核多次不达标，则需要考虑更换工作人员，以此促使档案管理人员的进步，使其跟上现代化技术发展的步伐。档案馆可以通过组织管理人员学习其他优秀档案馆的工作方法，通过参观学习，积累管理经验，每周定时组织交流学习会，不仅是管理人员之间的沟通学习，还包括对本周的工作总结，和对下一阶段的工作目标与工作计划安排，通过系统化的培训，全面地提高管理人员的综合素质。

结束语：总而言之，科技的进步造福社会，也推动着国家综合档案馆的改革与发展，现代化技术已经成为档案馆档案库房管理工作的重要实施路径，并大大提高档案管理的工作效率，综合档案馆应当加强对现代化技术的重视，积极接纳高素质的技术型人才，建立档案管理安全意识，不断探索现代化技术在档案库房管理工作中的应用策略。为进一步提高档案管理效率，国家综合档案馆应当制定现代化管理制度、提高档案库安全性、组织现代化技术培训，全方面地发挥现代化技术的工作效能。

参考文献

折小燕.探析现代化管理技术在医院档案管理中的应用[J].陕西档案，2021，（06）：58-59.

郭未艾.科学管理和现代化技术在档案管理中的应用[J].兰台内外，2022，（08）：31-33.