档案安全管理中的风险因素及防控措施探讨

引言

档案记录着社会发展的各类信息，是重要的历史与知识资源，其安全直接关系到信息的传承与利用。随着档案载体从纸质向电子等多样化转变，管理环境也更为复杂，安全隐患逐渐增多。做好档案安全管理，识别潜在风险并采取有效防控措施，对确保档案长期安全、发挥档案价值具有重要意义。

一、档案安全管理中的主要风险因素

1.1 自然环境与物理条件引发的风险

自然环境与物理条件对档案安全的影响较为直接。温度和湿度的剧烈变化会损害档案载体，纸质档案在高湿度环境中易滋生霉菌，纸张出现霉变、粘连；在干燥环境下则会导致纸张变脆、开裂。光照也是重要风险因素，长期暴露在强光下，纸质档案的字迹会褪色，胶片、磁带等载体的涂层会老化脱落。火灾、水灾等自然灾害会对档案造成毁灭性破坏，火灾产生的高温会使档案碳化，水灾会导致档案被浸泡，纸张变形、字迹模糊，电子档案载体进水后还可能出现数据丢失。

1.2 人为操作不当与管理疏漏带来的风险

人为操作不当与管理疏漏是档案安全的重要隐患。在档案借阅环节，若未严格执行借阅登记制度，可能出现档案被随意带出、转借，甚至丢失的情况。档案整理过程中，操作人员若缺乏规范意识，折叠、装订方式不当，会造成纸张撕裂、字迹磨损。管理疏漏还体现在档案存放上，不同类型档案混放，如酸性纸张与中性纸张放在一起，会加速纸张老化；重要档案未采取特殊保管措施，与普通档案同等存放，增加了损坏风险。此外，部分人员对档案重要性认识不足，在处理档案时随意丢弃、涂改，直接威胁档案的完整性。

1.3 技术故障与网络环境造成的风险

技术故障与网络环境给档案安全带来新的挑战。电子档案依赖计算机系统与存储设备，硬盘、服务器等设备出现硬件故障，如磁头损坏、电路故障，可能导致档案数据无法读取。软件系统漏洞也会影响档案安全，操作系统或档案管理软件存在缺陷，易引发数据错误、丢失。网络环境的风险更为突出，黑客攻击可能非法访问、篡改甚至删除电子档案；病毒入侵会破坏档案数据结构，导致档案无法正常打开。网络传输过程中，若缺乏加密措施，档案信息可能被截取，造成信息泄露。

二、档案安全管理中存在的关键问题

2.1 风险识别与评估机制的不完善

风险识别与评估机制不完善会导致潜在风险难以被及时发现。部分机构缺乏系统的风险识别流程，仅关注明显的风险，如火灾、水灾，而忽视了温度波动、微小虫害等隐蔽性风险，这些风险长期存在会逐渐损害档案。风险评估缺乏科学性，评估标准不明确，多依赖管理人员的经验判断，对风险发生的可能性及影响程度评估不准确。此外，风险识别与评估多为一次性操作，未形成定期更新机制，当档案载体、管理环境发生变化时，无法及时识别新出现的风险，使得风险防控缺乏针对性。

2.2 安全管理制度与执行的脱节

安全管理制度与执行的脱节削弱了管理的有效性。一些机构虽制定了完善的档案安全管理制度，涵盖档案存放、借阅、保管等环节，但在实际执行中却流于形式。例如，制度规定档案库房需定期检查温湿度，但工作人员未按要求记录检查数据，发现温湿度异常也未及时处理。借阅制度中明确了借阅期限与归还要求，却因人情关系等因素，对超期未还的情况不予追究，增加了档案丢失风险。这种制度与执行的脱节，使安全管理制度无法真正发挥作用，档案安全缺乏有效保障。

2.3 档案管理人员安全意识与技能的不足

档案管理人员的安全意识与技能直接影响管理效果。部分管理人员安全意识淡薄，认为档案存放后不会出现大问题，忽视日常的维护与检查，对档案出现的轻微损坏迹象视而不见，导致小问题演变成大故障。在技能方面，面对电子档案管理需求，部分人员缺乏数据备份、病毒防护等技术技能，无法应对电子档案的安全风险。处理档案时，对不同载体档案的保管要求不熟悉，采用统一的保管方式，如将电子档案存储介质与磁性物质放在一起，造成数据磁化丢失。

三、档案安全管理的针对性防控措施

3.1 构建全面的风险监测与预警体系

构建全面的风险监测与预警体系可及时发现安全隐患。在档案库房安装温湿度传感器、烟雾报警器、水浸探测器等设备，实时监测环境参数，当参数超出安全范围时，系统通过声光报警、手机短信等方式自动发出警报，提醒管理人员及时处理。对电子档案系统设置日志监测功能，详细记录数据访问、修改、传输等操作的时间、人员及具体内容，发现多次异常登录、批量数据下载等可疑操作时及时预警。定期组织专业人员对档案进行全面检查，包括纸张状况、字迹清晰度、电子载体读取性能等，结合设备监测数据综合识别潜在风险。

3.2 完善安全管理制度并强化执行力度

完善安全管理制度并强化执行是保障档案安全的关键。根据档案类型与管理需求，细化安全管理制度，明确各环节的操作规范，如档案入库前需通过紫外线消毒、真空封装等流程进行消毒处理，借阅时必须双人核对档案编号与借阅人信息并登记备案，电子档案需采用 “本地 + 云端” 双重备份模式并定期校验完整性，且备份介质需异地存放。建立制度执行监督机制，安排专人通过现场巡查、查阅记录、随机抽查等方式对制度执行情况进行检查，对未按制度操作的行为及时纠正并记录在案，作为后续考核依据。将制度执行情况纳入管理人员绩效考核体系，与薪酬调整、评优评先直接挂钩，提高工作人员的执行意识和责任心，确保制度从文字规定转化为实际行动，形成用制度管人、按制度办事的常态化管理氛围。

3.3 加强管理人员安全素养与专业能力培养

加强管理人员安全素养与专业能力培养可提升管理水平。定期开展档案安全培训，通过典型案例讲解、现场模拟操作等方式，增强管理人员的安全意识，让其深刻认识到档案安全的重要性及各类风险的潜在危害性，树立 “预防为主、防治结合” 的管理理念。培训内容应系统涵盖不同载体档案的保管知识，如纸质档案的防潮、防虫、防光方法，电子档案的数据加密、权限管理、防病毒技术等，同时加入应急处理流程，提高管理人员应对突发风险的专业技能。鼓励管理人员参与行业交流研讨会、技能竞赛等活动，学习先进的管理经验与技术手段，了解档案安全管理的新趋势、新方法，不断更新知识储备，提升应对各类复杂风险的综合能力，为档案安全提供坚实的人力保障。

四、结论

档案安全管理面临自然环境、人为操作、技术故障等多重风险，且存在风险识别不足、制度执行不力、人员素养欠缺等问题。通过构建风险监测预警体系、完善制度并强化执行、加强人员培养等措施，可有效防控风险。在实际管理中，需结合档案特点与管理需求，综合运用这些措施，持续提升档案安全管理水平，确保档案的完整与安全，为档案的长期利用奠定基础。

参考文献

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