高质量发展视域下公立医院医疗设备档案管理实践探讨

伴随健康中国战略的深化实施与公立医院绩效考核机制的全面推行，医疗资源配置的科学性、设备使用效益的最大化日益成为医院核心竞争力的重要构成。而在管理中存在的各种问题不仅影响设备使用安全与寿命周期，更制约医院成本精细化管控目标的实现。因此，探索契合高质量发展逻辑的医疗设备档案管理模式，不仅是响应政策要求的必然路径，更是破解医院运营瓶颈、释放管理效益的关键突破口。

一、公立医院医疗设备档案管理面临的问题

（一）档案内容完整性不足与管理维度单一

当前公立医院医疗设备档案普遍存在信息覆盖不全的结构性缺陷，建档环节过度聚焦采购合同、技术参数等静态基础数据，对于设备运行过程中的预防性维护记录、性能校验报告、故障维修工单等动态过程性文件缺乏系统性归集，致使设备生命周期关键节点数据链断裂，此种档案管理模式难以支撑设备状态精准评估与风险预警，同时设备效益分析所需的临床使用频次、单机能耗统计、配套耗材消耗量等运营类数据长期游离于档案体系之外[1]。

（二）跨部门协同机制缺失与数据孤岛现象突出

医院内部设备管理部门、临床使用科室、财务核算单元及后勤保障部门之间尚未建立规范化的数据流转机制，设备采购阶段的招投标文件由物资部门单独保存，安装验收阶段的检测报告留存于技术科室，运维过程中的维修记录分散在第三方服务商手中，财务折旧数据则封闭在财务系统内部，多源异构数据缺乏统一编码规则与共享接口，形成大量互不关联的信息碎片，这种碎片化存储模式不仅增加档案调取的时间成本，更导致跨部门追溯设备全周期履历时需耗费大量人力进行人工匹配。

（三）技术手段滞后与数字化转型受阻

相当数量公立医院仍沿用手工台账或单机版电子表格进行档案管理，其数据录入依赖人工搬运且难以实现多字段组合检索，尚未与医院 HIS 系统、物联网监测平台、财务成本系统建立数据交换通道，设备实时运行参数、保养预警提示、成本效益分析等关键功能均无法实现，部分已部署信息化管理系统的机构因系统架构陈旧，仅支持基础信息存储而缺乏智能分析模块，对非结构化文本记录（如维修描述、故障分析）的语义识别与数据挖掘能力薄弱，档案数据的潜在价值未能通过技术赋能转化为管理洞察力，致使档案系统长期停留在“电子仓库”层面，无法满足高质量运营对数据实时性、关联性与预测性的高阶需求。

（四）管理制度缺位与权责边界模糊

公立医院普遍缺少覆盖档案采集范围、归档流程、保存期限、质量核查等环节的专项管理制度，现有管理规定散见于设备管理、资产管理等制度中且内容相互冲突，管理责任主体不明晰导致设备采购部门、使用科室、医工部门对档案建设标准理解存在显著差异，档案缺失或记录失真时难以追溯具体责任人，档案借阅、复制、销毁等重要操作缺乏分级审批流程与安全审计机制，存在敏感数据泄露或档案损毁的隐患，在设备报废处置阶段档案移交监管缺位，常出现资产已报废而对应档案未按规定封存或销毁的违规操作，为后续审计巡查埋下合规性风险。

一、高质量发展视域下公立医院医疗设备档案管理的实践策略

（一）构建全生命周期档案管理框架

以医疗设备从预算论证到报废处置的全过程为管理主线，制定覆盖采购申请、安装验收、日常运维、绩效评估、淘汰更新等各阶段的档案采集规范，明确各类文件归档范围及时限要求，在采购环节同步采集设备技术白皮书与供应商资质文件，验收阶段归档包括第三方检测报告在内的完整技术参数，运维期间持续归集预防性保养工单、计量校准证书及维修故障代码等动态数据，通过建立标准化字段模板统一临床使用记录、能耗数据、配件更换信息的采集格式，确保设备全周期活动可追溯性与数据连续性，在制度层面明确档案管理部门联动医工科室、财务部门及使用单元的职责分工与数据传递流程。

（二）推行跨系统数据整合与共享机制

拆除财务核算系统、设备管理平台与医院 HIS 系统间的数据壁垒，基于统一设备编码规则构建中央数据仓库，开发具有数据清洗功能的异构系统对接接口，实现采购合同金额自动同步至资产卡片、维修工单成本实时归集至成本核算模块、设备使用频次自动关联至绩效分析报表，在保障数据安全前提下设定档案分级开放权限，允许临床科室在线调阅设备操作手册，授权医工部门查看历史维修记录，支持管理层访问设备效益分析看板，构建跨部门协同录入与核验机制，当设备状态变更时触发多系统数据协同更新，避免传统模式下多头填报导致的数据矛盾。

（三）实施档案管理数字化转型工程

部署支持非结构化数据处理的智能档案管理系统，运用光学字符识别技术实现纸质维修报告的数字化解析，通过物联网传感器自动采集设备运行时长、故障报警代码等实时参数，配置具备语义分析功能的搜索引擎，支持以“离心机转子损坏频率”“呼吸机氧浓度偏差值”等自然语言进行复合检索，建立设备故障知识库与维保策略关联模型，对高频故障类型自动推送预防性维护方案，打通移动端数据采集通道，现场维护人员通过移动终端即时上传带时间戳和地理定位的维修影像资料，系统自动归档至对应设备档案子目录并触发质量预警流程[2]。

（四）深化管理制度建设与流程再造

制定专项《医疗设备档案管理办法》，细化档案分类编码规则、电子文件存储格式、密级界定标准及保存期限表，建立从科室档案管理员到院级档案主管的三级质量审核责任制，设置档案完整率、调用响应时长等量化考核指标，针对设备报废等关键节点建立档案部门与资产管理部门联合审批流程，开发档案调阅电子审批模块，记录操作人员身份、访问内容及操作轨迹以满足审计要求，将供应商维保服务档案提交时效纳入合同履约评价体系，通过制度化约束确保档案管理流程与设备管理活动的实时同步，为管理决策提供具备法律效力的完整证据链。

总结

综上所述，医疗设备档案管理作为公立医院实现精细化运营的核心支撑点，其管理模式转型深度关联高质量发展目标的落地成效，当前通过构建全生命周期管理框架、推行跨系统数据整合、实施数字化转型工程及深化制度流程再造等实践路径，是从数据治理维度重构设备管理价值链的关键尝试，将传统静态档案库转化为动态决策资源池，为设备安全运行、成本精准管控及资源配置优化提供底层数据保障。未来研究需进一步探索区块链技术在设备档案防篡改中的应用潜力，深化人工智能算法在故障预测模型中的训练精度，同时关注区域医联体架构下多院区设备档案的云共享机制设计，推动档案管理从单院级应用向跨机构协同治理跃迁，最终形成以数据驱动为核心、制度技术双轮联动的新型管理范式，持续释放医疗设备全周期管理的战略价值。

参考文献

[1]韦双莉. 公立医院医疗设备档案资源的开发与利用研究[J]. 办公室业务, 2025, (05): 115-117.

[2]朱曼丽, 陆阳. 高质量发展背景下公立医院医疗设备档案管理实践与思考[J]. 现代医院, 2025, 25 (01): 104-107+116.