事业单位档案管理中的档案存储与保管环境

引言：

事业单位档案管理涉及大量的纸质档案和电子档案，这些档案的存储与保管环境直接影响其完整性和可用性，传统的档案存储环境往往存在温度、湿度控制不当、防火防潮设施不完善等问题，导致档案易受物理或化学损害。此外，随着档案数字化的发展，电子档案的存储环境也面临新的挑战，如数据存储设备的稳定性、网络安全等问题，国家对档案管理的规范性和安全性提出了更高要求，相关法律法规和政策文件不断出台。

1.建设标准化档案库房，确保温湿度符合存储要求

标准化库房的设计和建设需要充分考虑档案存储的特殊要求，尤其是温湿度的控制，档案库房的温度通常应保持在 14-24 摄氏度之间，湿度应控制在 45%-60% 之间，这是防止纸张老化、发霉或变形的关键条件，库房应配备专业的空调系统、除湿设备和加湿设备，确保环境参数的稳定性，空调系统应具备恒温恒湿功能，能够根据环境变化自动调节温湿度；除湿设备则应在潮湿季节或地区发挥重要作用，防止档案受潮；加湿设备则可以在干燥环境下保持适宜的湿度，避免纸张变脆，库房还应配备环境监控系统，实时监测温湿度变化，并在环境异常时及时报警，以便管理人员采取应对措施[1]。

温湿度的波动不仅会影响纸质档案的物理状态，还可能导致电子档案存储设备的故障，高温高湿环境会加速纸张的老化和字迹的褪色，同时也会增加电子设备受潮或短路的风险；而低温低湿环境则会使纸张变脆，影响档案的完整性和可用性，库房的温湿度控制需要结合当地气候条件和档案类型进行科学规划，在潮湿地区，应加强除湿设备的配置和使用；在干燥地区，则应注重加湿设备的应用。

2.配备专业防火防潮设施，保障档案实体安全

在事业单位档案管理中，档案存储与保管环境的建设是确保档案实体安全的重要环节，档案库房的设计和布局必须符合国家相关标准，确保具备良好的通风、防尘、防光条件。库房应远离潮湿、高温、污染源等不利环境，避免档案因环境因素而受损，库房内应配备专业的温湿度调控设备，确保档案存储环境恒温恒湿。通常，档案库房的温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应保持在 45%-60% 之间，以防止纸张老化、发霉或虫蛀，库房还应配备防紫外线照明设备，避免强光直射档案，减少光氧化对档案材料的损害[2]。

在防火方面库房应安装自动火灾报警系统和气体灭火装置，确保在火灾发生时能够及时预警并采取有效措施，避免档案被烧毁，库房内应严禁存放易燃易爆物品，并定期检查电气线路，杜绝火灾隐患。在防潮方面除了配备除湿设备外，还应在地面和墙面进行防水处理，防止地下水或雨水渗入库房，档案架应采用防潮、防锈材料，避免因潮湿环境导致档案受损。对于重要档案还可以采用密封存储柜或真空包装等特殊保护措施，进一步提升其安全性。

3.安装智能化监控系统，实时监测档案存储环境

智能化监控系统能够对档案库房的温湿度、空气质量、光照强度等环境参数进行实时监测，并通过传感器和数据采集设备将信息传输至中央控制系统。管理人员可以通过电脑或移动终端随时查看库房环境状态，及时发现异常情况并采取相应措施，当温湿度超出预设范围时，系统会自动报警并启动调控设备，确保环境恢复到适宜状态，智能化监控系统还可以记录历史数据，为档案环境的长期管理提供科学依据。

除了环境监测，系统还可以集成视频监控、门禁管理和火灾预警等功能，实现对档案库房的立体化防护，视频监控设备可以24 小时记录库房内外的活动情况，防止未经授权的人员进入；门禁系统则通过指纹识别、人脸识别等技术，确保只有经过授权的工作人员才能接触档案，系统可以与消防设备联动，一旦检测到火灾隐患，立即启动灭火装置并通知相关人员处理，智能化监控系统还支持远程控制和数据分析，管理人员可以通过手机或电脑随时查看库房状态，及时处理突发情况。

4.定期检查档案存储设备，及时维护和更新设施

档案存储设备包括档案架、密集柜、防磁柜、恒温恒湿设备等，这些设备的正常运行直接关系到档案的保存质量，管理人员应制定详细的检查计划，定期对设备进行全面的功能检测和维护，检查档案架是否稳固、有无锈蚀或变形，密集柜的轨道是否顺畅，防磁柜的密封性能是否良好，以及恒温恒湿设备是否能够正常工作，对于发现的问题应及时进行维修或更换，避免因设备故障导致档案受损。

随着科技的不断进步，档案存储设备的更新换代也是事业单位档案管理中的重要环节。

管理人员应密切关注行业动态，及时引进先进的存储设备和技术，提升档案管理的现代化水平，传统的木质档案架可以逐步更换为防潮、防锈的金属架，普通密集柜可以升级为智能密集柜，具备自动定位和远程控制功能，恒温恒湿设备也应选择节能环保型产品，既保证环境调控效果，又降低运行成本。在设备更新过程中，还需注意新设备与原有系统的兼容性，确保平稳过渡，管理人员应定期参加专业培训，掌握新设备的使用方法和维护技巧，确保设备能够发挥最大效能。

5.加强档案库房安全管理，严格限制无关人员进入

档案库房作为存放重要文件和资料的场所，必须采取严格的安全管理措施，防止档案丢失、损毁或泄密，库房应配备完善的门禁系统，采用指纹识别、人脸识别或密码锁等技术，确保只有经过授权的工作人员才能进入，库房内外应安装高清监控摄像头，实现24 小时无死角监控，记录所有进出人员的行为，以便在发生问题时能够追溯责任，库房内还应设置防火、防潮、防盗等安全设施，如自动灭火系统、防水报警装置和红外线防盗系统，全面保障档案的安全。管理人员应定期检查这些设施的运行情况，确保其始终处于良好状态。

严格限制无关人员进入档案库房是安全管理的重要环节，也是保护档案机密性的必要手段，事业单位应制定严格的库房出入管理制度，明确进入库房的条件和审批流程。所有进入库房的人员必须经过身份验证和权限审核，未经批准的人员一律不得进入。对于外来人员，如维修人员或检查人员，需提前申请并获得批准后，在档案管理人员的陪同下进入库房，且其活动范围和时间应受到严格限制。此外，库房内应设置明显的警示标识，提醒无关人员禁止入内，并安排专人负责库房的安全巡查，及时发现和处理异常情况。对于重要档案，还可以采用分级管理制度，根据档案的密级设置不同的访问权限，确保高密级档案只有少数授权人员能够接触。

结语：

优化档案存储与保管环境是事业单位档案管理中的重要任务，不仅能够延长档案的使用寿命，还能为档案的安全性和完整性提供保障，科学规划和配备专业设施，事业单位可以有效降低档案因环境因素而受损的风险，为档案的长期保存和高效利用奠定基础，随着技术的不断进步和管理水平的提升，档案存储与保管环境将得到进一步优化，为事业单位档案管理的现代化转型和高质量发展提供有力支持。

参考文献：

[1]王淑苹.档案数字化存储与长期保存的技术和策略[J].科学与信息化,2024(9):178-180.

[2]王云燕.信息化背景下档案数字化管理与存储研究[J].办公室业务,2024(13):40-42.