关于做好档案工作的思考

档案工作是学院发展的一项重要基础工作，是教学、科研、管理和服务社会等各项工作的真实记录，是对学院改革发展历史的真实记录，具有存凭、留史、资政、育人的重要作用，承担着为党管档、为院守史、为师生和广大校友服务的神圣使命，今天没做好，明天要负责。为贯彻落实《中共江西省委办公厅、江西省人民政府办公厅<关于进一步加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见>的通知》（赣办发[2014]27号）和江西省档案局《关于印发推广随机抽查规范档案执法监督检查实施方案的通知》（赣档字[2015]55号），加快推进学院档案工作科学发展，提升档案管理水平，现就有关情况分析如下：

一、学院档案工作面临的形势和存在的主要问题

党的十八大以来，党和政府高度重视并积极支持档案事业科学发展，2014年5月5日中共中央办公厅和国务院办公厅联合发文《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发[2014]15号），2014年12月25日中共江西省委办公厅和江西省人民政府办公厅联合发文《关于进一步加强和改进新形势下全省档案工作的实施意见》（赣办发[2014]27号）。与新形势下档案工作的要求相比，与全院师生和广大校友日益增长的档案查询需求相比，学院档案工作还有不少需要改进和加强的空间。

1、档案管理制度亟待建立和完善。现行《江西警察学院规章制度汇编》中还没有档案管理制度，必须尽快建立和完善学院档案管理的制度体系，从而进一步规范档案工作的各个环节和流程。

2、档案意识亟待提升。不按时归档、不按期移交档案、损毁丢失档案现象时有发生，应归档的电子文件及传统载体的照片、录音、录像等，也没有及时悉数向档案馆移交，“应归尽归”还难以完全做到。

3、档案数字化亟待推进。学院数字档案馆建设工作起步还算早，但由于专项资金和技术人才的缺乏，步履蹒跚，进展缓慢，传统载体档案数字化尤其是馆藏重要纸质档案的数字化转换工作亟待推进。

4、档案利用亟待便捷高效。目前学院档案利用主要依赖传统手工检索为主，有时急需某份档案，甚至“翻箱倒柜”，费时费力。

5、档案馆条件亟待加大投入予以改善。每隔几年接受一次省档案局的规范化管理的检查评估，目前的条件和建设发展状况难以达到评估标准，同样与学院的建设发展目标和实际要求相比还存在较大差距，亟需加大投入予以改善。

二、着力抓好三项建设，提升学院档案工作水平

当前乃至今后学院档案工作正面临随时接受省档案局随机抽查规范档案执法监督检查，学院档案工作任务艰巨，当前必须进一步规范档案（教学、科研、基建、设备等）工作“收、管、存、用”各环节，夯实档案工作基础，突出利用服务功能，着力提升档案工作水平，努力守护74年校史，积极传承江西警院文化。

1、建立健全覆盖全院师生的档案资源体系

档案工作的基础是收集归档，是资源建设。要加大档案收集整理力度，加强对院直各单位档案收集整理工作的监督指导，特别要对学院重点工作、重点学科、重大活动、重大建设项目、重大科研项目建立档案督查工作制度，把档案专项验收纳入项目验收内容。制定各类文件材料的归档范围，做到应归尽归、应收尽收。严格档案进馆准入制度，敦促院直各单位加强档案信息化建设，在收集整理档案材料过程中做到纸质档案与电子著录同步。

2、建立健全方便全院师生和广大校友的档案利用体系

做好档案查阅服务，紧紧围绕院党委、院行政、广大师生和校友主动开发档案资源，加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量档案信息产品。强化档案工作的服务功能，完善档案管理的内、外网，积极促进档案信息共享，实现档案利用的网络化、远程化。

3、建立健全确保档案安全保密的档案安全体系

注重“保管、保护、保密”三环节，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系，严格落实档案管理“八防”措施，确保档案安全保密。

三、做好学院档案工作的保障建议

学院正努力创建高水平、有特色的全国一流公安本科院校，档案工作不应也不能成为其短板，必须为其提供基础性支撑作用，当然需要学院提供坚强有力的保障。

组织保障。建议增加人员编制，要按照馆藏档案数量实际情况合理核定人员编制。建议升格学院档案馆为副处级机构设置，内设档案资源建设部、档案开发利用部。建议落实《中华人民共和国高等学校档案管理办法》和省委办公厅关于档案工作文件中的政策保障，“对专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任，享受学校教学、科研人员同等待遇”，“在国家相关政策出台前，档案工作人员特殊岗位津贴按原工资构成高出10%部分作为绝对额予以保障”，“切实帮助档案工作人员解决各种实际问题和后顾之忧”。

2、经费保障。建议增加数字档案馆建设专项经费、库房建设经费、设备经费、校史校情教育经费、培训经费 、编辑出版经费等。