数字化转型背景下电子档案管理方式探讨

摘要：在数字化转型进程推进的背景下，电子档案数量持续攀升，高校档案资源管理体系正面临深刻的变革。如何有效突破管理框架的瓶颈，并运用新一代信息技术对档案管理进行优化变革，成为当前智慧校园建设亟待解决的问题。本文深入探讨了数字化转型背景下高校电子档案的管理策略，以期为高校的长远发展提供坚实支撑。

关键词：数字化转型；电子档案管理；方式

高校产生的各类档案材料，是教学活动、科研攻关、日常管理的重要记录载体，更是制定关键决策、规划发展方向时不可或缺的核心参考依据。当前信息化浪潮下，高校常规档案管理模式已难以适应快节奏的发展需求，档案工作的数字化变革既开辟了效率提升的新路径，也带来了管理模式转型的新考验[1]。

一、数字化转型背景下电子档案管理现存问题

（一）电子档案管理法律法规存在不足

目前我国电子档案治理法律法规不完善问题较为突出，主要体现在现行法规侧重基础管理环节，对数据安全、隐私保护、跨域共享等关键领域缺乏系统性规范；其次是监管执行存在明显短板，监督缺位与执行力度薄弱导致制度效能衰减；此外，多部门协同管理机制尚未建立，档案、信息、保密等职能机构缺乏统筹性法律框架支撑，形成制度性协同障碍。

（二）面临人才专业化建设瓶颈

档案管理队伍面临专业化转型挑战，传统管理模式形成的思维惯性导致新技术适应缓慢，管理人员受年龄结构失衡、流动性高、培训不足以及专业能力滞后于岗位需求的问题。部分单位仍依赖人工操作与纸质载体，大数据、人工智能等技术应用浅层化，严重制约档案资源深度开发，数字化转型进程受阻。

（三）电子档案标准化体系建设滞后

就当前情况而言，电子档案标准化建设较为滞后，一是部分管理主体认知缺位导致标准执行弱化，操作偏差普遍；二是流程规范体系尚不健全，操作失范增加管理风险；三是技术升级滞后于数字化转型需求，技术应用水平参差不齐。这些问题共同制约管理效能提升，亟需系统性改进。

二、数字化转型背景下高校电子档案管理优化路径

（一）创新高校档案管理机制

在高校档案管理数字化转型中，电子档案管理机制的完善程度直接影响整体工作效率。当前需重点解决管理流程规范、数据质量提升及标准统一等问题，具体可从两方面推进：首先，利用现代技术改进管理模式。通过人工智能技术对电子档案进行自动化分类与归档，例如按专业类别、时间节点或文件属性等设定规则，减少人工操作误差并提升处理速度。同时运用数据分析技术整合学生信息、科研成果等档案资源，识别数据间的关联性，为教学评估、学科规划提供参考依据。其次，搭建校内电子档案协同管理平台。将教务、科研、学工等部门的档案数据集中接入统一系统，实现跨部门信息互通与在线调取。例如教学档案与科研项目资料可在平台内关联共享，避免重复归档并提高资源利用率。通过优化技术应用与平台建设，能够逐步解决档案管理分散、信息壁垒等问题，推动高校档案服务向规范化、高效化方向发展[2]。

（二）完善档案规范管理体系

规范管理是高校电子档案工作的基础环节，需从日常维护、人员能力及制度监督三方面系统推进。首先，建立动态更新机制。管理人员需跟踪学生学籍变动、教职工人事调整等信息，及时完成数据核验与修正，对异常数据标注说明，确保档案内容完整可靠。发现文件损坏或信息泄露风险时，需同步启动问题上报与应急处理流程。其次，强化人员专业培训。通过操作演练、案例教学等方式，重点提升档案录入、系统操作及数据检索等实务技能，如组织校内管理系统操作考核，帮助人员熟悉多平台协作流程。最后，完善监督考核体系。制定档案管理责任清单，明确各部门权责边界，对违规操作行为实施追责。定期开展专项检查，将档案完整率、错误率等指标纳入部门年度考评。此外，建立长效学习机制，通过参加行业会议、引入校外专家指导等方式，帮助管理人员掌握最新技术标准与政策要求。

（三）深化档案资源开发利用

在数字化转型背景下，提高高校电子档案信息共享利用水平意义重大，推进高校档案管理现代化需重点提升信息共享效率，具体可从四方面着手。首先，加快历史档案数字化改造。优先对学位授予名册、校史文献等纸质材料进行扫描存储，例如对泛黄档案采用图像增强处理确保可读性。建立每季度抽检制度，核查电子档案完整性。其次，推进信息系统互联互通。开发统一数据接口，实现档案平台与教务选课系统、科研项目库的实时对接。再者，建立跨部门协作机制。组建由档案馆牵头、多部门参与的联席工作组，制定资源共享白名单，如图书馆可在线调用档案馆的历年学术会议资料库[3]。最后，构建多元化监督体系。实施年度专项审计核查档案开放合规性，引入师生满意度调查评估服务效果，例如设置档案查询响应时效并纳入部门考核指标。

（四）构建安全防护体系

数字化转型大环境下，保障高校电子档案安全需构建系统性防护框架。首先，实施网络防御分层管控。部署新一代防火墙及终端防护系统，阻断勒索软件等网络攻击，每周执行漏洞扫描并更新防护规则。对涉密档案进行加密传输，科研数据存储使用加密算法，例如将重点实验室成果档案加密后存于独立服务器。其次，优化数据备份机制。实行每日增量备份与每季度全量备份组合策略，将备份文件同步至教育网专属云平台。定期开展数据丢失恢复演练，模拟硬盘损坏等场景，在短时间内进行数据恢复，以演代练，保障数据安全。再者，建立常态化安全培训制度。每月组织档案管理员学习数据安全相关实操要点，通过模拟钓鱼邮件测试等提升风险辨识能力。此外，完善应急响应流程。根据事件影响范围设定蓝、黄、橙、红四级响应预案，规定发现数据异常后2小时内需完成初步诊断报告。组建由信息化部门牵头的应急小组，定期分析安全日志，例如针对频繁登录失败记录进行溯源追踪。事后须形成整改案例库，作为后续培训素材。

总结

总而言之，在高校档案数字化建设进程中，管理模式的革新已成为提升服务效能的核心任务。这需要统筹技术工具、业务流程与制度规范等要素，通过引入数据分析平台与智能管理系统，结合校内实际需求调整操作标准，逐步构建适应数字化环境的档案服务架构，从而确保信息资源的安全流转与高效利用。

参考文献：

[1]赵雅博.数字化转型背景下电子档案管理方式研究[J].办公自动化，2025，30（2）：79-81.

[2]邱杰.数字化转型背景下的电子档案管理策略探析[J].IT经理世界，2024（1）：87-89.

[3]马鹤嘉.数字化转型背景下的电子档案管理方式探析[J].兰台内外，2023（15）：41-43.