关于采购部门采购类业务规范管理的探索

1 引言

随着上级单位及公司对管理要求越来越精细化，越来越合规化，公司面临的审计监督检查面临着次数越来多、频率越来越高。公司在各类审计过程中，暴露技术协议签订不合规、关键资料缺失、报价资料不全、过程资料签章不完整等各类问题；另一方面随着公司承担的各项研制科研生产任务数量的增多，研制任务的特点呈现出时间紧、任务重的特点，因此对其研制过程中所需要的各项保障性物资同样是要求快速、高质量的完成配套，但公司现有管理制度及管理流程无法满足其需求。因此通过梳理公司的管理现状及部门需求状态，深入剖析其存在的问题，亟需开展采购部门现有采购类业务的规范化管理探索，一方面保证采购过程程序合规合规、资料齐全，降低审计风险，一方面提高各类采购物资的供应效率和供应质量，降低采购成本，满足公司科研生产的任务需求。

2 采购部门采购类业务存在的问题

2.1 固定资产采购存在的问题

在公司各类审计过程以及参与航天江南组织的对院内各单位及二院的交叉检查中，固定资产采购主要存在以下几个问题：

2.1.1 招投标过程存在的问题

招标投标过程评标专家重点关键带*号的技术指标和商务指标的响应情况，但对其他的客观分极易忽视，导致出现打分不严谨的情况，虽不影响评标结果，但暴露出评标过程，评标过程评标不严谨。评标结束后，招标代理公司资料归档缺乏有效监督，导致出现资料归档问题。招标文件技术指标要求与评标办法存在歧义，其响应指标在公司要求指标范围内。

2.1.2 技术协议及合同签订问题

技术协议及合同签订主要存在问题，一是技术协议签订不严谨；二是合同签订时间不符合规定。

2.1.3 资料归集问题

内部议标过程中，因要求不规范、不统一，均不同程度的出现了资料参差不齐，文件内容总体质量低，对过程监督、资料核查带来较大困难。设备验收后，出现授权书等关键资料缺失，特别是针对非标设备，过程资料缺失对后期设备资料归档带来极大的困难。

2.2 零星维修采购存在的问题

零星维修因涉及面广、涉及业务种类多，维修任务紧急等问题，且提供服务厂家多，导致维修负责人存在只重视结果，不重视报价文件规范性的审查、过程资料的收集及验收文件的归档，暴露出施工过程的关键性资料缺失等问题，反映出因缺乏规范性文件指导，导致监督及核查困难。

2.3 非生产性物资采购存在的问题

非生产性物资需求计划性偏低，临时性偏多，且时间紧，采购量大。本身又具备品类多、货架产品多、易定价等特点，但所需采购流程较多，主要流程平均耗时需2-3个月左右，因部分关键非生产性物资的滞后严重影响了紧急科研生产任务快速、高效的推进。

3 关于采购部门采购类业务规范管理的探索

3.1 固定资产采购规范管理的探索

3.1.1 立项阶段规范管理的探索

为进一步规范采购立项阶段相关文件，修订制度时将调研报告等内容模板纳入管理办法，同时对模板内的内容进一步优化、排版，明确整体格式要求、条款章节要求等内容，促进各部门调研报告的编制质量，进一步提升了公司固定资产投资前期论证水平。

3.1.2 采购阶段规范管理的探索

3.1.2.1 公开招标过程

在招标文件编制过程中删除可能对评标过程产生歧义的正偏离加分的评标办法，改为正偏离不加分，负偏离扣分的方式，一方面将提高评标效率，一方面通过减少加减分项，降低评标专家打分不严谨等问题出现的概率，降低审计风险。

3.1.2.2 公司内部议标

为进一步优化采购流程，规范公司内部采购过程阶段文件的规范性，一方面将采购模式修订为竞争性谈判和竞价谈判2类，同时对2类采购方式的邀请书进行规范化管理，对供应商报价文件格式排版、所需提供的资料清单、商务及技术偏离情况、相关支撑资料进行了要求，其中竞争性谈判并明确了评分标准。对公司评标小组打分及后续资料核查提供强有力的支撑。编制技术协议模板，明确技术协议总体格式要求，同时将所需资料写入技术协议，避免验收时资料要求规范不统一。

3.1.3 验收阶段规范管理的探索

针对验收阶段存在的过程资料不全、验收资料不完整等问题，在管理办法修订完善，完成了对标准设备、非标设备、标准软件、非标软件的验收资料清单的梳理，并写入档案管理办法，保障过程资料及验收资料的完整性和合规合理性。

3.2 零星维修采购规范管理的探索

针对零星维修采购存在的问题，一方面组织编制并下发了《零星基础设施维修全流程操作手册》，规范要求了需求申请阶段需求报告的编制格式及内容排版要求；实施阶段规范了各供应商报价单内容，验收阶段明确资料要求；另一方面开展了日常零星维修及零星维修（网络类）采购的集中采购。

3.3 非生产性物资采购规范管理的探索

通过深入分析，非生产物资采购的瓶颈主要是由于审批流程多，且审批时间长，同时结合非生产性物资本身具备单体价值低、采购数量多、货架产品易定价等特点，同时为进一步提升工作效率，降低非生产物资的采购成本，组织开展集中采购，完成了5大类非生产性物资的集中。

4.采购部门采购类业务规范管理的应用效果

4.1 固定资产采购规范管理的应用效果

4.1.1 资料收集更加规范、全面，降低审计风险

规范管理实施以来，从立项资料、报价资料、过程资料等均进行了规范化要求，确保了其相关资料的规范性和全面性，保证了全生命周期资料的全面有效。由于资料整体规范全面，在资料自审过程也容易发现问题，在相关审计过程中，自规范实施以来均未发现相关问题，实施效果显著。

4.1.2 过程更加规范、高效，提升工作效率

公开招标修改评标办法完善措施后，近段时间，在内部核查及审计检查均未发现评标过程问题，也提高了评标效率。同时在统一相关文档后，退回的调研报告数量也在逐步下降，促进了各相关部门调研报告及技术要求、技术协议等的编制水平提高，整体提高了编制和审查工作效率。

4.2 零星维修采购规范管理的应用效果

自从开展零星维修采购规范管理后，一方面零星维修流程审批效率得到极大提升，由实施前的平均审批时长20天，实施后平均审批时长5.33天，提升 ；另一方面，维修任务由实施前的平均响应时长4.33天，实施后平均响应时长1.33天，提升 。

4.3 非生产性物资采购规范管理的应用效果

非生产性物资集中采购实施以来，一方面实现降成本（与以往采购价格对比）近8万元；一方面提高了供货效率，以往平均耗时至少需2-3个月左右，集中采购实施以后，供货期控制在2周以内，极大的提升供货效率，满足公司科研生产紧急需求。

5.结束语

结合公司开展实际情况与审计发现的问题，通过深入剖析问题所在原因，统筹布局，创新性的将日常采购业务纳入规范管理，通过修订固定资产采购管理办法，编制规范管理文件，指导固定资产采购全流程管理，降低审计风险；编制下发零星维修全流程手册文件和开展集中采购，指导日常零星维修工作开展，既提高了日常维修工作响应效率，保障了全过程资料的齐全完整；通过开展非生产物资集中采购工作，同样实现了工作效率的提升和降成本目标。