事业单位档案数字化转型的挑战与对策实践

我国有关政策法规明确指出，事业单位要规范档案收、管、用，在保障档案信息完整和信息安全的同时，面向广大需求者提供优质的档案服务，提高档案资料利用率。数字化背景下，事业单位档案管理的环境、主客体、技术和模式等不同程度发生变化，其也通过积极推动档案数字化转型，促进档案管理效率、利用便捷性和安全性大幅提高。

一、数字化转型的概念

数字化转型指的是利用现代数字技术对企业的业务流程、运营模式、产品和服务等优化改进，确保其能够更好适应数字时代的需求和趋势，不仅涉及技术升级，还涉及业务流程、组织结构、价值链、组织文化、客户互动等多方面的深层次变革。新形势下推动数字化转型是必然趋势，能有效提高效率、增强创新能力和适应能力，并赢得竞争优势。

二、事业单位档案数字化转型的挑战

事业单位档案具有重要价值且复杂，持续推动档案数字化转型，可以有效提高档案管理效率、利用效率和安全性。但是，推进档案数字化转型也面临诸多挑战。第一，技术层面的挑战。档案数字化转型要求促进大数据技术、区块链技术、人工智能技术等各种新技术的应用，导致事业单位系统升级压力大，某些基层事业单位不具备相应条件，缺乏与之相适应的档案管理软件和系统，或软件系统更新维护不足、系统分类及层级划分不明确、资料数据格式不统一，这些都将影响档案管理与利用；档案数字化转型要求构建大数据库和档案信息管理系统，实现档案资料的数字化存储和信息化管理，便捷地统计、分析、输出、查询和借阅档案资料，由于不同系统、格式和存储介质的整合复杂，容易出现兼容性问题[1]。第二，管理层面的挑战。以往很多单位采取的档案管理流程繁琐，难以适应数字化需求，需要进一步简化档案“ 收、管、用” 流程；也有一些事业单位仅注重设备升级，忽视档案管理模式的创新优化，甚至存在过度追求短期效率而牺牲档案原始性的情况，这种表面化转型将档案管理与利用效率；再加上部分单位组织档案管理人员素质参差不齐，无法满足数字化转型的需要[2]。第三，安全层面的挑战。数字化转型在提高档案管理效率和利用便携性的同时，也加大了信息安全管理的难度，一旦系统不兼容、病毒入侵或恶意攻击、权限设置不合理、操作失误或无法处理好公开与保密的关系，都可能导致信息泄露、丢失等安全隐患[3]。

三、事业单位档案数字化转型的对策

（一）促进制度体系完善与流程规范

为更好适应数字化转型，事业单位要进一步促进原有的档案管理制度体系完善，并着力于简化档案管理流程，确保管理流程更加简便、规范。具体而言，事业单位要构建涵盖档案收集、整理、编目、保管、查询、利用、鉴定、规范、培训等核心环节在内的档案标准化操作与管理流程，由专业的档案管理人员，借助大数据技术等先进技术及时归档文件资料并审核其完整性，以及做到分类编码、建立目录和电子档案定期备份。其次，进一步优化档案管理流程，包括合并审批步骤、简化借阅手续、使用信息化平台实现档案自动归档和智能检索等，促进档案管理和利用效率提高。再次，依照档案合规性、真实性和完整性等标准，借助大数据技术和人工智能技术等先进技术，实时更新档案信息，以及筛选有价值档案。

（二）加强技术升级与系统平台构建

推进档案数字化转型，要求事业单位强化数字化意识，着力于促进各种先进技术结合应用，并持续加强系统平台构建，推动档案管理逐渐向数字化、信息化和高效化方向发展。具体而言，持续加强智能化管理平台构建，包括电子档案管理系统、数字化加工平台等，助力事业单位档案管理人员在工作开展中实现档案信息的自动分类、纠错和质量管理，需要注意的是，要着力于解决系统兼容性差的问题，促进档案管理系统与其他系统（如人事管理系统、OA 办公系统、业财管理系统等）有效连接，并建立统一的数据接口和数据交换机制。基于数据库技术、数字压缩技术等先进技术的应用，实现事业单位各种不同载体和类型的档案（如图表、图纸、声像、模型、纸质和电子档案）等有效审核，通过整合AI 技术、大数据技术、区块链技术等先进技术，促进档案分类效率（如各职能部门和岗位在工作实施中各种档案同步自动生成、上传和自动筛选，并按照一定标准，实现各种档案分类归档、分类管理和自动检索）、数据可信度与云端存储能力持续提高[4]。这一过程中还需要事业加强懂档案管理专业知识及具备较强数字化能力的人才培养，确保其能够很好适应档案数字化转型的需要，促进档案管理工作高效率、高质量开展。

（三）构建完善的安全保障体系

在持续推进档案数字化转型的同时，事业单位还需要构建完善的安全保障体系，用于保证档案信息安全，档案资料的完整性、准确性和有效性。具体而言，定期做好数据库和系统平台维护与更新工作，避免因系统故障引发的各种问题；实施多层次安全防护，包括数据加密、权限分级（查询权限、进入和打开条目内容权限、打印权限等）、定期更新与备份、定期审计及灾备机制等，确保档案信息免受篡改、泄露等的影响，时刻保证档案数据完整性和可信度；通过利用区块链技术的不可篡改特性，保证档案数据传输、存储和共享过程中安全。

四、结语

新形势下各行业和领域都在积极推进数字赋能，加快数字化转型和信息化建设，增强其竞争优势。事业单位档案管理工作也不例外，推动数字化转型是必然趋势。未来，将在夯实数字化转型基础、系统平台构建和安全管理等方面持续加大力度，助力档案管理与利用水平持续提升，服务于事业单位工作高质量开展。

参考文献：

[1] 刘燕. 事业单位档案数字化转型的挑战与对策[J]. 兰台内外,2025(2):1-3.

[2]高晓萍.事业单位档案数字化转型的挑战与对策[J].办公室业 务,2024(22):67-69.

[3]白林.事业单位档案管理数字化转型的困境与突破路径研究[J].办公自动化,2025,30(7):61-63.

[4]张欣.新技术背景下事业单位档案工作数字化转型及发展路径[J].办公自动化,2025,30(7):76-78.