总包工程采购管理流程优化与实践

摘要：随着我国经济的快速发展和基础设施建设的不断推进，工程领域的总包工程地位日益重要，工程采购管理作为总包工程的重要组成部分，其流程的优化和实践对于工程项目增效、降低风险意义重大，工程采购管理工作的实施具有十分重要的意义。通过对总包工程采购管理流程的深入研究，分析了当前我国总包工程采购管理流程中存在的问题，并针对相关企业提出了有益的理论支持和实践指导的优化策略。

关键词：总包工程；工程采购管理；采购管理流程

一、引言

在当今经济全球化和市场竞争日益激烈的背景下，工程在推动社会发展和基础设施建设方面发挥着至关重要的作用。随着工程项目规模的不断扩大、技术要求的日益提高以及市场环境的复杂多变，工程的采购活动面临着诸多挑战和各种风险。采购作为工程运营中的重要环节，关系到项目成本、工程质量和进度。因此，深入研究总包工程采购流程中的风险控制与管理具有重要的现实意义，本文旨在通过对总包工程采购流程的研究为相关企业提供有益的理论支持和实践指导。

二、总包工程采购管理流程存在的问题

（一）人员配备不足，不相容岗位未完全分离

目前，大部分总包工程商为减少开支，其管理结构往往较为简化，仅有1人负责采购事务，有时还会采用职位轮换的方式，而不设置独立的采购专员，让各工作岗位的人员代劳，这便可能造成职责冲突的工作未被彻底分开的情况出现。最常见的是所有采购过程，包括确定需求、寻找报价、选定供货商、制定和签署合约直至检验及支付请求等全部都由同一位员工完成，从而无法确保责任分工明确，引发了各种采购相关的问题。

（二）程序复杂，采购周期长

采购流程是一项复杂的工程，它涵盖了从购买策略设计、实施项目、财政和库存管理的各个环节的协作任务。这个阶段包含着需求融合、订购计划的制订及批准、供货商选择并协商价格、签署合约、制造物料并且运输至目的地等等一系列动作，一般而言，这整个过程可能会花费大约15天到30天的时长，有时候甚至会持续得更久。面对工程项目施工周期紧迫的现状，对所需材料的需求非常迫切。在此情况下，采购部门在遵守规章制度的基础上，必须确保采购程序的完整性，这往往使得采购工作受制于客观条件，难以迅速满足施工的实际需求。

（三）库存控制困难

在履行采购管理职责的过程中，实现库存精准平衡至关重要，同时也是最具挑战性的环节之一。一方面，为了确保原材料供应的连续性，采购部门往往对供应紧张的物料实施预防性超额采购策略，这种策略可能会引起库存积压的问题。另一方面，由于项目的建设计划不精确或其他各种因素，导致部分项目过于急切地开工。同时，采购流程复杂，周期长，使得部分材料无法及时补充库存，这样就会影响到项目的建设进度。

三、总包工程采购管理流程优化策略

（一）优化组织结构，加强人员配备与培训

一方面，完善组织架构，从组织架构上优化首先需要企业建立专门负责采购的部门，明确各部门的职责权限，确保采购流程的规范性和高效性，以更好地应对总包项目采购管理中的挑战。一是成立独立的采购部门，使其成为负责策划、执行和监控所有采购活动的企业内部核心职能部门。二是采购部内部，采购组、设备采购组等不同采购小组，根据采购类别和项目特点，设置采购小组，做到专门化、精细化管理。三是建立决策、执行和采购部门的监督三层，形成科学的决策机制，保证采购活动的合规、合理进行。

另外，加强采购部门人员培训。在优化组织结构的同时加强采购部门人员培训，提高采购效率和质量，一是专业培训，定期开展采购部门人员专业知识和技能培训，包括采购法律法规、市场分析、供应商管理、合同谈判等，提高员工的专业素养和业务能力；二是建立激励机制，设立晋升通道和薪酬体系，鼓励员工积极学习，提高自身综合素质，对表现优秀的员工进行奖励，形成良好的竞争氛围；三是促进经验交流，鼓励员工之间相互学习、取长补短，定期组织内部讲座、研讨会等。

（二）简化采购流程，提高采购效率

简化采购流程，提高采购效率是总包工程采购管理流程优化实践中的关键环节（1）精简采购程序，企业应精简现有的采购程序，以提高采购效率。首先，可采用电子化采购方式，减少纸质文件的使用，从而减少办文时间和费用，具体措施包括：建立网上提交、审核、跟踪采购需求的电子采购平台﹔推行电子招标，减少纸质文件在传统招标过程中的流转，通过电子招标的方式，实现采购需求的网上提交、审核、备案。其次，对于常规材料的采购，可以设置固定的供货商库，简化供应商的选择流程。企业可以定期对供应商进行评估，筛选出优质供应商，与之建立长期合作关系，从而减少每次采购时对供应商的审查环节（2）优化采购审批流程企业应梳理审批流程，去掉不必要的环节，简化审批手续。如设立多级审批制度，根据采购金额和类型，确定不同级别的审批权限，减少审批层级；明确审批时限，确保审批流程在规定时间内完成；实行审批流程电子化，减少纸质审批单流转时间。（3）加强部门间的协同。总包项目采购涉及多个部门，部门间的协同配合必不可少。为提高采购效率，建立跨部门沟通机制，确保采购需求、进度和问题能够及时传递；实施采购协同办公，各部门共同参与采购过程，提高工作效率；定期召开采购协调会，分析采购过程中存在的问题，制定改进措施；加强采购部门与其他部门的业务培训，提高整体业务素质，促进协同工作。

（三）加强库存管理与控制

库存管理是总包工程采购管理过程中的关键环节，有效的库存管理不仅能保证工程材料的及时供应，而且避免了库存积压，提高了整体运行效率，首先建立了科学的库存管理体系，保证了库存管理的规范化、系统化。因此，要明确库存管理的目标和原则，如保证库存材料的可用性、降低库存成本、提高库存周转率等，并制定详细的库存管理制度，包括库存的分类、采购量控制、储存条件、盘点核算等内容，要有针对性地制定库存管理制度。同时建立健全的库存信息平台，通过信息化手段，对库存进行实时监测和管理，做到应保尽保。其次，实施动态库存管理。动态库存管理是指根据工程施工进度和材料需求变化，实时调整库存水平的管理方法。定期分析库存数据，了解库存材料的使用情况，根据实际需求调整采购量和库存水平。加强与工程建设部门的沟通，及时获取工程进度信息，预测未来材料需求，提前做好库存准备，引进库存管理系统、ERP系统等先进的库存管理工具，做到实时更新库存信息，动态管理，最后建立库存预警机制。库存预警机制是为了及时发现问题并采取相应措施，避免库存管理中的潜在风险，在建立库存预警机制的过程中，应设置合理的库存上下限，当库存水平达到上限或下限时，系统自动发出预警信号，从而建立有效的库存预警机制。建立了库存积压、脱销等异常情况的处理措施，对库存管理制度的执行情况进行定期盘点审核，及时发现和纠正管理漏洞，对库存异常情况建立了处理流程。

四、结语

当前，在全球化经济和市场竞争日益激烈的背景下，工程项目的实施对社会发展和基础设施建设具有深远影响，总包工程作为工程项目的重要形式，其采购管理流程的优化和实践成为提高工程效益、降低风险的关键因素。本文通过分析我国总包工程采购管理流程中存在的问题，主要包括人员配备不足，不相容岗位未完全分离；程序复杂导致采购周期长，库存控制困难等。这些问题不仅影响工程项目的进度和造价，而且可能在质量、安全等方面引发一系列问题。针对以上问题，提出了总包项目采购管理流程的优化策略，包括组织结构优化、人员配备和培训强化、采购流程简化、采购效率提升、库存管理和控制强化等。为我国基础设施建设和工程领域的发展提供有力保障，进一步有效地提高工程项目的效益，降低风险。

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