探讨档案管理中的信息安全保障策略

摘要：在数字化浪潮下，档案管理工作从传统纸质向数字化转变，提升了管理效率，方便存储、检索与共享。但这一转变也带来信息安全隐患，档案包含商业机密、个人隐私等敏感信息，一旦受损或泄露，将严重影响组织运营与个人权益。所以，研究档案管理的信息安全保障策略，对维护档案信息的真实性、完整性与可用性，增强用户对档案管理的信任，推动行业健康发展，具有重要意义。

关键词：档案管理；信息安全；保障策略；加密技术；访问控制

1档案管理中信息安全的重要性​

1.1维护档案真实性与完整性​

档案的真实性是其价值的核心所在，只有真实可靠的档案信息才能为决策提供准确依据。信息安全保障措施能够防止档案信息被恶意篡改或伪造，确保档案内容的原始性和客观性。同时，保障信息安全有助于维护档案的完整性，避免因数据丢失或损坏而导致档案信息不完整，影响其使用价值。例如，采用数字签名技术可以验证档案信息的来源和完整性，确保档案在传输和存储过程中未被篡改。​

1.2保障组织与个人权益​

档案中包含了大量组织和个人的敏感信息，如企业的财务数据、员工的个人信息等。保障档案信息安全可以有效防止这些信息被泄露，保护组织的商业机密和个人的隐私权益。一旦档案信息泄露，可能导致组织面临经济损失、声誉受损等风险，个人也可能遭受身份盗窃、骚扰等困扰。因此，加强档案管理信息安全是保障组织与个人合法权益的必然要求。​

1.3顺应数字化发展趋势​

随着信息技术的飞速发展，档案管理数字化已成为不可逆转的趋势。在数字化环境下，档案信息的存储、传输和使用更加便捷高效，但同时也面临着更多的安全风险。只有加强信息安全保障，才能充分发挥数字化档案管理的优势，推动档案管理工作的现代化进程。例如，建立安全可靠的网络环境和数据存储系统，能够确保数字化档案信息的安全传输和长期保存，为用户提供便捷的在线查询和利用服务。​

2档案管理信息安全面临的威胁​

2.1技术层面威胁​

网络攻击与恶意软件：网络攻击手段层出不穷，如黑客入侵、DDoS 攻击、SQL 注入攻击等。黑客可能通过各种技术手段突破档案管理系统的网络防线，窃取、篡改或破坏档案信息。DDoS 攻击则通过向服务器发送海量请求，导致服务器瘫痪，使档案管理系统无法正常运行。恶意软件如病毒、木马、勒索软件等也是严重威胁。病毒可以自我复制并感染计算机系统，破坏文件和数据；木马则隐藏在正常程序中，窃取用户信息；勒索软件更是通过加密用户数据，索要赎金。这些恶意软件一旦侵入档案管理系统，将对档案信息安全造成极大破坏。​

存储设备故障：档案信息通常存储在各种存储设备中，如硬盘、磁带、光盘等。存储设备可能因硬件老化、物理损坏、电磁干扰等原因出现故障，导致数据丢失或无法读取。例如，硬盘可能出现坏道，导致存储在其上的档案数据部分丢失；磁带可能因磨损或受潮而无法正常读写。此外，存储设备的兼容性问题也可能影响档案信息的存储和读取，如不同型号的硬盘接口不兼容，可能导致数据传输失败。​

2.2人为因素威胁​

操作失误：档案管理人员在日常工作中可能因操作不当而导致信息安全问题。例如，误删除重要档案文件、错误修改档案信息、在数据备份过程中操作失误导致备份失败等。这些操作失误虽然并非故意为之，但可能对档案信息的完整性和可用性造成严重影响。​

内部人员违规操作：部分内部人员可能出于个人利益或其他原因，违反档案管理规定，对档案信息进行非法访问、篡改或泄露。例如，内部员工可能将敏感档案信息出售给竞争对手，或者为了掩盖工作失误而篡改档案记录。内部人员熟悉档案管理系统的架构和操作流程，其违规操作往往更具隐蔽性和危害性。​

外部人员窃取：外部人员可能通过各种手段获取档案管理系统的访问权限，窃取档案信息。他们可能利用社会工程学手段，如骗取管理人员的信任，获取用户名和密码；或者通过网络钓鱼攻击，诱使管理人员点击恶意链接，从而获取系统权限。此外，外部人员还可能通过物理盗窃的方式，窃取存储有档案信息的设备。

3档案管理信息安全保障策略​

3.1技术保障策略​

数据加密技术应用：数据加密是保障档案信息安全的重要手段。通过加密算法将明文数据转换为密文，只有拥有正确密钥的授权人员才能解密查看。对称加密算法如 AES（高级加密标准）具有加密速度快、效率高的特点，适用于大量数据的加密。非对称加密算法如 RSA 则在密钥管理和安全性方面具有优势，常用于数字签名和密钥交换。在档案管理中，可以对存储在数据库中的敏感信息以及在网络传输过程中的档案数据进行加密。例如，对员工人事档案中的个人敏感信息进行加密存储，在通过网络传输档案文件时使用 SSL/TLS 加密协议，确保数据的保密性和完整性。​

网络安全防护体系构建：构建完善的网络安全防护体系是抵御网络攻击的关键。防火墙可以设置访问规则，阻止未经授权的网络访问，将内部网络与外部网络隔离开来。入侵检测系统（IDS）和入侵防御系统（IPS）能够实时监测网络流量，发现并阻止入侵行为。IDS 主要用于检测攻击行为并发出警报，IPS 则可以主动采取措施阻断攻击。此外，还可以采用虚拟专用网络（VPN）技术，为远程访问档案管理系统的用户提供安全的网络通道。VPN 通过加密隧道技术，确保数据在公网上传输的安全性，防止数据被窃取或篡改。​

数据备份与恢复策略：制定科学合理的数据备份与恢复策略，是保障档案信息安全的关键环节，能够确保在档案信息遭受意外破坏、因技术故障丢失或遭遇恶意攻击受损时，能够迅速且有效地实现及时恢复。在备份策略方面，应定期开展全量备份与增量备份工作。全量备份可完整复制所有档案数据，为信息恢复提供最全面的基础；增量备份则针对自上次备份以来新增或修改的数据进行备份，有效节省备份时间与存储空间。为防范因本地发生地震、火灾、洪水等自然灾害，或遭遇大规模电力故障、网络攻击等灾难事件，导致本地备份数据一并丢失的极端情况，需将备份数据存储在地理位置相隔较远的异地。备份频率的设定需依据档案信息的重要性和更新频率来精准确定，对于重要程度高且更新频繁的档案信息，建议每天执行增量备份，以便及时留存最新变化；每周进行一次全量备份，确保数据的完整性与连续性。​

在数据恢复流程中，要确保能够依据既定的备份策略，精准无误地恢复到指定时间点的数据状态，满足档案管理业务对数据时效性和准确性的严格要求。同时，定期开展数据恢复演练至关重要，通过模拟真实的数据丢失场景，检验备份数据的可用性，确保备份数据未损坏且能正常读取；测试恢复流程的有效性，及时发现并解决恢复过程中可能出现的技术问题、流程漏洞，如数据传输缓慢、恢复顺序错误等，从而保障档案信息安全保障体系在面对实际危机时能够稳健运行 。

3.2管理保障策略​

建立健全信息安全管理制度：完善的信息安全管理制度是档案管理信息安全的重要保障。该制度应全面涵盖人员管理、设备管理、数据管理、操作流程等各个关键方面。在人员管理上，需清晰明确档案管理人员的职责和权限，严格实行最小权限原则，即精准衡量员工工作内容，仅赋予其完成本职工作所必需的最小权限，以此降低因权限过大导致的信息安全风险。建立起严谨规范的用户身份认证和访问控制制度，运用先进的技术手段，对用户的登录行为进行 7×24 小时实时监控，同时配备完善的审计机制，详细记录登录时间、IP 地址、操作内容等信息，以便事后追溯和安全审查。在设备管理方面，要加强对设备全生命周期的管理，从设备的采购环节开始严格把关，确保所采购设备符合安全标准；在使用过程中，制定规范的操作流程和注意事项，定期对设备进行检查维护；设备达到报废标准时，遵循严格的报废流程，对设备中的敏感信息进行彻底清除，确保设备的安全性。对于数据管理，需精心规范数据管理流程，对数据从采集阶段开始，便进行严格筛选和审核，保证数据的真实性与完整性；存储环节采用安全可靠的存储技术和加密手段，确保数据不被非法获取；传输过程中，运用加密通道进行数据传输，防止数据泄露；在数据使用阶段，根据人员权限进行精准授权；数据销毁时，严格按照相关规定，采用专业的销毁方式，确保数据无法恢复，对数据的采集、存储、传输、使用和销毁等过程进行全流程严格管控。​

加强人员培训与教育：提高档案管理人员的信息安全意识和技能，无疑是筑牢档案管理信息安全防线的关键所在。为此，应定期且系统地组织信息安全培训。培训内容广泛且深入，涵盖网络安全知识，详细讲解诸如网络攻击类型、黑客常用手段等基础知识，使管理人员清晰认识网络环境中的潜在风险；深入介绍数据加密技术，包括对称加密与非对称加密的原理及应用场景，让管理人员掌握如何运用加密手段保护档案数据；严格规范操作流程，明确从档案的录入、存储到调用的每一个环节的正确操作方式；精心设计应急处理方案，针对可能出现的数据泄露、系统故障等突发状况，制定详细的应对步骤。通过此类全面培训，旨在让管理人员深刻领悟信息安全对于档案管理工作的重大意义，熟练掌握常见安全威胁的识别方法及切实可行的防范措施，精准熟悉档案管理系统的各项操作流程及与之对应的安全要求。与此同时，大力加强职业道德教育，通过开展职业道德讲座、学习行业规范等方式，深度培养管理人员的责任感与忠诚度，从思想根源上杜绝内部人员违规操作的可能性。为进一步提升培训效果与实用性，可采用案例分析的形式，剖析实际发生的档案信息安全事故，引导管理人员从中吸取经验教训；组织模拟演练活动，模拟系统遭受攻击、数据意外丢失等场景，让管理人员在实战中提升应对能力 。​

完善应急响应机制：建立健全应急响应机制，对档案信息安全至关重要，能在安全事件突发时迅速介入，最大程度降低损失。制定详尽应急预案时，需精确规划应急响应流程，清晰界定各部门的职责分工。应急响应流程涵盖事件报告、事件评估、应急处置、恢复重建等关键环节：事件报告要求一旦察觉异常，相关人员即刻按既定渠道，以标准化格式向特定部门上报，确保信息精准且迅速传递；事件评估则需专业团队快速分析事件性质、影响范围及严重程度，为后续决策提供依据；应急处置阶段，各部门依职责分工，有序开展诸如隔离受影响系统、阻断攻击源等操作；恢复重建过程中，全力恢复受损档案数据，修复系统功能，确保档案管理工作重回正轨。​

为切实检验应急预案的可行性与有效性，提高各部门协同配合能力，定期应急演练必不可少。演练模拟各类可能场景，如网络攻击、自然灾害等，让各部门在实践中磨合。演练结束后，及时复盘，总结经验。在事件发生后，迅速组织专业力量对事件展开全面调查分析，从事件起源、传播路径到造成后果，逐一梳理，总结经验教训，对应急预案进行针对性完善。例如，当遭受勒索软件攻击，可迅速启动应急预案，利用预先备份的数据恢复关键档案信息，同时对系统进行全面加固，更新安全补丁、优化访问权限设置等，最大程度减少损失。

3.3法律保障策略​

法律法规的遵循与运用：档案管理工作必须严格遵循国家相关法律法规，如《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》等。这些法律法规对档案信息的管理、保护、利用以及违法责任等方面作出了明确规定。档案管理部门应加强对法律法规的学习和宣传，确保各项工作依法依规进行。在面临信息安全问题时，能够运用法律法规维护自身权益，追究违法者的法律责任。例如，当发现档案信息被非法泄露时，可以依据相关法律法规向司法机关报案，要求依法查处违法者。​

明确法律责任：明确档案管理相关人员的责任，对提升档案管理工作质量与信息安全水平极为关键。这能强化相关人员的责任意识，使其充分意识到自身工作的重要性，进而在日常工作中严谨履职，不敢丝毫懈怠。对于因故意或重大过失导致档案信息安全事故的人员，要严格追究责任。具体的责任形式包括行政方面，如警告、罚款、降职、撤职等，以此对违规人员进行惩戒，让其为错误行为付出代价；经济层面要求其对事故给单位或个人造成的损失予以赔偿，弥补受害者权益；情节严重者，还会面临更严厉的内部处理措施，通过内部机制的强力约束，形成有力的威慑。凭借这种清晰且多元的责任界定，营造出强大有效的威慑力，从根本上保障档案管理信息安全工作平稳、有序、顺利地开展。

4结语

本研究剖析了档案管理中信息安全面临的技术与人为威胁，从技术、管理、法律维度提出保障策略。技术上，应用加密、构建防护体系、制定备份恢复策略；管理上，健全制度、加强培训、完善应急机制；法律上，遵循法规、明确责任，以此提升信息安全水平。但研究仍存不足，如区块链等新兴技术应用研究不深，信息安全管理融入日常业务流程有待探索。未来应聚焦这些不足，完善保障体系。档案管理部门也应重视信息安全，加大投入，加强培训，定期评估检测，加强合作交流，关注法规变化，确保工作依法依规开展。

参考文献：

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[4]冉朝霞. 数字化档案管理中的信息安全保障[J]. 档案管理，2000（3）：14-15.

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作者简介：印若宣（1988.9）女，汉族，湖南临澧，研究生，档案初级，从事民营经济以及档案管理工作