事业单位人事档案信息化建设中的问题及解决策略探究

摘要：在事业单位中，人事档案管理是非常重要的内容。通过对人事档案信息化管理的深入分析，探讨其在人力资源管理中的应用及价值体现可以发现：人事档案信息化管理能够有效提高选拔任用、培训发展及绩效评估的管理效率和质量，促进人才的合理利用，增强管理的透明度和公平性，为事业单位实现人力资源管理的现代化提供保障。本文就事业单位人事档案信息化建设中的问题及解决策略探究，以供参考。

关键词：事业单位；人事档案；信息化建设

引言

与社会企业、自发性社会组织不同，事业单位的人事档案管理具有诸多特点，作为事业单位员工的官方档案信息记录，事业单位的人事档案具有一定的法律效力与权威性。同时，事业单位的人事档案管理还具有真实性、完整性、动态性、保密性和规范性等特点。在新时期，事业单位的人事档案管理工作迎来了较大的挑战，如何提高事业单位人事档案管理水平成为目前事业单位人事档案管理的主要问题。

1新形势下事业单位人事档案管理工作的实践重点

1.1实现信息技术与事业单位人事档案管理工作的深度融合

一方面，传统的纸质档案管理模式已经落后于时代发展，不仅影响了工作效率，还容易造成原始文件的老化及磨损，甚至丢失。在这一背景下，就需要借助现代信息技术，通过信息化手段将其转化成为数字文件，存储到数据库或云端，在日常工作中可以随时随地调用，提升人事档案管理的质量。另一方面，通过区块链技术的运用，能够实现事业单位人事档案信息分散存储，能够切实保障事业单位人事档案信息的安全。

1.2为决策提供数据支持

在信息化时代，数据已成为单位决策的依据。人事档案数字化使海量的人事数据得以系统整合与深度挖掘，为领导者提供了洞察人力资源状况的“火眼金睛”。通过对人事数据的智能分析，领导者可以及时掌握人才队伍的结构特征、能力素质等关键信息，并据此制定招聘计划、优化人才配置，做到人尽其才、才尽其用。信息化还可以帮助领导预测人才需求，提前制定人才培养和引进策略，为各项事业的发展储备优质的人才资源。

1.3保障员工合法权益

一方面，员工与单位之间会因薪酬、福利和晋升等问题产生争议，而这些争议往往需要通过人事档案中的相关记录来解决。通过完整准确的档案记录，能有效减少因信息不清导致的误解或不公平待遇，从而避免劳动争议的激化。另一方面，员工的档案不仅影响他们在事业单位的工作，会影响到其社会保险、医疗保障和退休手续等事项的办理。科学、规范的人事档案管理能保证员工的合法权益不被侵害。

2事业单位人事档案信息化建设中存在的问题

2.1信息化建设标准不统一

由于缺乏顶层设计和统筹规划，各单位在信息化建设过程中通常会根据自身需求和条件“各自为政”，采用不同的技术路线、数据标准和管理规范。这种建设模式导致产生“信息孤岛”现象，不同单位、不同部门之间的人事信息难以实现互联互通和共享。标准不统一还带来了信息安全隐患，一些单位在系统建设中忽视了安全防护，存在数据泄露、篡改的风险。

2.2档案管理方式陈旧

第一，许多事业单位依然采用传统的纸质档案管理模式。这种方式不仅操作烦琐，在信息查询时还需要大量人工翻阅，工作效率低下，导致档案存储不便。第二，由于缺少现代化的信息系统支持，档案管理人员需要花费大量时间处理档案录入和检索工作，不仅占用资源，也难以保障工作效率。第三，档案的分类和整理方法仍沿用传统的手工分类，分类标准模糊不清，缺少统一的管理规范，这种方式容易导致信息查找困难，从而使档案之间的交叉检索效率低下。第四，档案管理的技术手段落后。大多数事业单位尚未充分引入现代档案管理软件系统，信息化程度低，无法实现档案信息的快速存储、检索和统计分析，导致无法满足快速获取档案信息的需求。第五，许多事业单位缺少有效的档案备份机制，仅依靠纸质文件的单一存储方式，一旦发生意外事件，档案数据很容易面临永久性损失，从而导致档案的安全性受到威胁。第六，在传统的管理模式下，档案信息的更新往往依赖于手工操作，更新时间不固定，更新频率不规律，导致档案信息在相当长的时间内无法反映员工的最新情况，从而使档案的实际应用价值大幅降低。

2.3档案管理人员的培训机会不足

事业单位对档案管理岗位的培训安排不够系统，通常仅限于基本的入职培训，后续的专业发展和技能提升得不到有效支持，导致管理人员的知识储备和技能更新速度滞后于行业发展，难以适应档案管理工作日益多样化和复杂化的要求。

3事业单位人事档案信息化建设问题的解决策略

3.1制定统一的信息化建设标准

第一，要加强顶层设计。由人社部门牵头，会同有关部门研究制定全国统一的事业单位人事档案信息化建设指导意见和技术规范，明确建设目标、主要任务和实施路径，为各地各单位的信息化建设提供基本遵循。第二，要坚持需求导向。根据不同地区、不同行业事业单位人事管理的特点和实际需要，分类制定信息化建设标准和规范，避免“一刀切”和“齐步走”，保证标准的科学性与可操作性。第三，要加强标准的宣传培训与监督检查。组织开展标准化知识普及和专题培训，提高人事干部的标准化意识及实施能力，定期开展标准落实情况的监督检查，推动标准的贯彻实施。

3.2定期更新档案信息

第一，单位需要建立完善的档案信息更新制度，定期更新要以年度为周期，并结合员工的年度考核、岗位调动和培训进修等情况，及时补充档案信息，以便避免档案内容滞后于员工实际情况。第二，档案更新工作不仅是档案管理部门的职责，还需要与人力资源部门的紧密配合，可以成立档案信息更新工作小组，明确各部门在档案信息更新中的职责，以便保证新的人事信息能及时流转至档案管理部门。第三，事业单位在档案信息更新过程中，要采用信息化手段来简化更新流程，可以通过电子档案管理系统来实现信息的自动更新，以此大大提高信息的更新效率。第四，档案更新不仅是录入新信息，还要对已有的档案内容进行核对，才能保证每条信息的准确性。档案管理人员要定期检查档案中的关键数据，并与实际情况做比对。

3.3加大人员配备与培训力度

人事档案信息化建设需要专业的人才队伍来推动和实施，加大人员配备与培训力度，提高人事干部运用信息技术开展工作的能力与水平，对于推进事业单位人事档案信息化建设具有重要的意义。一方面，成立了专门的信息化工作部门，配备了一批专业能力强、综合素质高的信息化人才，并建立健全人才选拔、培养、激励机制，为人才的成长和发展提供了良好的环境；另一方面，图书馆制定了系统完善的信息化培训计划，采取多种培训形式，着力提升人事干部的信息化素养和实践能力。理论与实践相结合，既注重知识的讲授，又注重操作训练；定期开展培训，并加强培训效果的评估，不断改进培训方式和内容，切实提高了培训实效。

4结语

总之，新形势下，事业单位在人事档案管理过程中一定要充分认识到当前面临的新情况与新任务，要在意识层面主动改变传统的工作思路，树立大数据思维和互联网思维，积极推进事业单位人事档案信息化，为事业单位人事档案管理工作信息化转型升级创造有利条件。

参考文献：

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