高校档案建设现状及创新路径探析

摘要：随着科学技术的迅猛发展以及新一代信息技术的广泛渗透与深入应用，高校档案工作领域也发生了革命性的变革，除了极大地丰富档案工作内容范畴、拓宽服务对象群体，还重塑了档案管理与利用的场景。面对这一趋势，高校档案工作迫切需求在理念层面实现突破，在方式方法上勇于创新，以适应信息技术发展带来的新挑战与新机遇，确保档案工作的高效性、便捷性和智能化水平不断提升。

关键词：高校；档案；建设；现状

1档案管理的重要性

首先，档案记录了高校在教学、科研、管理等方面的历史活动，是学校历史文化的重要组成部分。通过档案管理，可以保存和传承学校的历史记忆，为未来的发展提供参考和借鉴。其次，档案中包含大量的教学、科研资料，是高校教学科研工作的重要资源。通过科学的档案管理，可以方便师生查询和利用档案，为教学科研提供有力的支持和依据。此外，高效的档案管理能够为学校的各项管理工作提供准确、完整的信息支持，减少信息的重复收集和处理，提高管理效率和决策水平。再次，档案是高校各项活动的原始记录，具有法律效力。通过规范的档案管理，可以为学校、师生以及社会各界提供合法权益的保障，确保各类活动的合法合规。现代高校的档案管理越来越依赖信息技术，档案管理信息化建设有助于提高档案管理的效率和水平，推动学校整体信息化建设的发展。最后，高校档案不仅服务于校内，还可以为社会提供咨询和服务。通过档案管理，学校可以更好地履行社会责任，提高社会服务能力和社会影响力。因此，加强高校档案管理，提高档案管理水平，是高校实现可持续发展的重要保障。

2高校档案管理现状

2.1档案管理意识薄弱

部分高校对于档案管理工作不够重视，对档案管理工作重要性认识不深，致使档案管理工作陷入被动局面。档案管理意识淡薄主要表现为：一是一些高校管理层未充分认识档案管理对于学校发展的意义，认为档案管理仅仅是后勤保障工作，并没有把它列入学校发展战略规划之中。二是学校对全体师生档案管理的重要性宣传不到位，教育不到位，使其在平时工作中不注重档案的搜集，整理与保管；最后是档案管理工作缺乏明确责任分工以及各个部门对档案管理工作责任不清等原因造成档案管理工作无法得到贯彻落实。

2.2档案管理体制不健全

很多高校档案管理制度与规范并不完善，没有统一标准与程序，使得档案管理工作不能得到有效发展。一是高校档案管理制度建设相对落后，现行制度大多是简单规章制度，系统性、全面性不强，无法涵盖档案管理各环节。二是各部门对档案管理没有统一标准与规范、各行其是，造成档案管理工作协调性、一致性不强。最后是档案管理具体操作流程不规范，在档案收集，整理，保存及利用过程中随意性较大，从而影响档案管理质量与效率。

2.3档案管理信息化水平低

尽管信息技术已经在高校得到广泛应用，但档案管理信息化水平仍然较低，许多档案仍以纸质形式保存，管理效率低下。高校档案管理信息化发展相对落后，没有统一的电子档案管理体系，档案信息化水平不高，很多档案还停留在纸质形式上，纸质档案管理利用效率不高，很难适应现代化管理需要。另外，部门间档案信息共享机制还不够健全，信息资源很难实现高效共享与利用，造成档案管理整体效能低下。

3高校档案工作创新方略举措

3.1全面提升档案管理的意识

新时期高等教育深化改革背景下，要想优化高校档案管理，有效提高教学服务质量，需要先改变陈旧落后认知观念，全面提高高校档案管理意识和加强高校档案开发利用重要性的认识等。基于此才能更好的推动档案管理和教学服务之间的深入结合，同时还可以更好的细化目标和应用探究。

在这一过程当中，尤其是对高校档案管理部门和相关工作人员来说，应该积极有效的改变观念，建立和强化积极主动的服务意识。不可否认，传统的档案管理工作存在着某种“行政主导”的倾向，其具体的工作模式比较陈旧，需投入大量人工和人力，纸质档案管理占主导地位，智能化和信息化水平明显欠缺。因此，唯有扭转认知观念和坚定服务意识，才能在开放合作，以人为本和人工智能等管理理念的影响下，切实推动档案管理效率和品质的提高，提高广大一线档案管理工作人员工作的积极性、创造性，为高校档案管理服务教学更好地奉献智慧和力量。在此基础上，随着新时代高等教育改革不断深入发展，档案管理部门越来越多地融入到其他部门和领域中去，例如和学校的教学，科研等、后勤等方面有了越来越大的交叉，再加上档案资源的数量和种类日益多元化、复杂化，因此档案管理部门和人员更应该有整合、协作的意识，它能联合各方面力量，以群策群力的方式共同促进档案管理工作的优质，还要特别重视档案资源开发服务能力，能产生个性化和精准化的优质服务。

3.2推进档案管理智能化水平

正是由于目前高校档案管理智能化水平的发展还比较不充分，才应该加快档案管理智能化水平的提高。在现在这个数字化的时代，传统的档案管理手段费时费力，工作效率和效果都不尽人意，并且它的弊端也日益暴露出来，与此同时档案管理智能化的发展已经成为一种趋势。

具体而言，高校档案管理工作开展期间应强化技术设备创新应用。例如，可将纸质档案和其他信息扫描上传，可通过多种智能终端随时随地调取和存储。此外，高校教学管理期间，经过音视频系统预处理与数据转化后，再产生的各类音像档案资料为方便教师与学生查阅，还要引用数字检索技术来实现以上档案资料的自动化和智能化检索。为了有效地处理高校教学档案日益增多和种类繁多的问题，除采用扫描技术外，还需灵活运用编码检索，语言识别和人脸识别技术，在各种信息化识别的基础上，结合检索技术创新运用，创造出更多兼容性与综合化综合职能服务系统。

这样就可以做到检索内容的全覆盖，创造出更系统、更全面的检索查询服务，从而更好地为教学服务。在寻找档案资源时，只要输入关键词就可以达到精准寻找的目的，从而有效地避免了由于文字缺失或者描述不准导致资源找不到的问题。基于档案管理智能化使得档案资源检索和查询更加方便和有效，同时由于档案资源得到了有效利用，为服务教学打下了重要依据。

3.3加强培训提升人员的素养

要想创造出更加专业和高质量的高校档案管理服务进而增强教学服务水平就离不开一支具有良好素质的档案管理队伍，它是提高教学服务质量的一个重要保障。在此背景下，高校应重视档案管理工作并能增加投入，强化档案工作人员的培养，此外还应具有优秀的政治素养与业务能力、为了胜任档案管理这一基本任务，还要有较好的沟通能力，信息化素养和教学服务能力。对此，进行专项培训固然需要能很好地激励，如扩大档案管理工作人员晋升空间。这样，提高了档案管理工作人员的积极性与创造性，就能使教学服务由被动变为主动，就能很好地发现和解决问题，等等。能在本职工作基础上为高校教学水平增长和素质提高贡献智慧力量。

4结语

在当前经济社会快速发展的新形势下，充分认清当前高校档案工作存在的漏洞与缺陷，对所发现问题大胆创新十分必要，有利于发挥档案工作对高校全部工作的重要性，为高校高质量发展注入新动力。为了使高校档案工作不被时代潮流所淘汰，就必须先转变思想观念，全面提高人才素质，还要依靠计算机与科学技术对档案进行数字化信息化管理，建立健全档案工作管理体制，以新的发展理念和高专业素养协同推进高校档案工作走向现代化。

参考文献：

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