建筑工程项目中多参与方协同管理的沟通机制构建

摘要：建设项目高度复杂和系统化，参与者包括业主、建设单位、施工单位和监理单位，甚至包括材料供应商和设备租赁公司等多个角色。在项目融资过程中，各方根据自身利益、专业知识体系和工作重点对项目目标的理解和实施存在差异。此时，建立有效的协同管理沟通机制成为确保项目顺利进行、全面提高项目绩效的关键。基于此，本文针对建筑工程项目中多参与方协同管理的沟通机制构建进行相关分析与探讨，以期望对相关人士提供帮助。

关键词：建筑工程项目；多参与方；协同管理；沟通机制构建

引言

随着全球城镇化进程的加快和建筑技术革新的加快，建筑工程行业正经历着一场深刻的变革。在此背景下，建筑工程参与的形式也日益多元化。由于其自身的产业定位和运作逻辑，参与方在项目目标、利益诉求以及专利技术运用上存在较大差异。在工程实施过程中，业主方以使工程投资效益最大化为中心，兼顾工程的质量与进度；设计机构应重视对建筑审美与功能的统一，并对其进行创新与展望；在项目建设中，重视有效的组织建设，有效地控制了项目的造价，保证了项目的质量标准；监理人员负责遵守规定，并在工程的全过程中进行质量控制。对此，不能忽略构建一种科学、理性的沟通机制，要将各种资源进行有效地结合起来，以最大限度地减少矛盾与误会。

1建筑工程项目多参与方协同管理中沟通的重要性

1.1信息共享与传递

在建筑工程的全过程中，会产生大量的工程资料，包括工程设计阶段的图纸资料、工艺参数资料，以及进度、质量、安全等方面的资料。一个有效的沟通机制，可以让各利益团体得到正确的资讯，以达成各参与方间的资讯沟通与传递。比如，设计者可以将设计更改的信息迅速地传递给设计者，从而避免出现设计偏差；同时，它还能将工程的实际状况及时地反馈给业主及建筑公司，使之能更好地进行决策。这样做可以减少资讯隔离，让所有的利害关系人都能使用同样的资讯，并且改善专案过程的透明性与协作性。

1.2协调各方行动

在建筑工程这个巨大的舞台上，各个参与方既相互独立，又相互配合，各司其职。作为工程的发起人与投资人，业主一直以使工程投资收益最大化、总目标圆满完成为己任。这既要求工程在规定的时间内按计划完成，又要保证建设成果满足功能、质量等指标，使资产增值稳步上升。计划部将对本工程提出创新性和实用性的设计方案。在设计上，要融入最新的审美观念，在满足建筑使用需求的前提下，让建筑呈现出特有的艺术韵味和实用性，为城市增添一抹亮丽的风景。把设计计划转变为工程建设，有效地组织施工队伍，合理调配施工机械及材料，以精湛的施工工艺、严谨的品质管理来完成建设任务。监理单位是工程的“质量监督员”，对整个工程的质量、进度、安全进行全方位的监控，保证工程按有关规定和规定进行。

1.3减少冲突与误解

因参与各方自身利益诉求、专业视角、产业背景等原因，参与工程的各方往往具有较大的差异性，犹如一列跨越轨道的火车，极易产生矛盾与误会。从投资收益的观点出发，业主往往对工程造价进行严格的控制，在确保工程质量的同时尽量减少造价。施工企业在施工过程中，在材料选用、施工工艺修改等问题上，要确保自己的合理利润，也许会有出入。比如，业主为节约造价，会选用比较便宜的建材，而在设计品质与耐久性方面，则会选用品质稍高但品质更佳的建材。然而，受场地地质条件、设计技术水平及造价等因素的制约，设计机构往往难以实现设计方案的可实施性。比如，在设计方案中，由于结构的复杂性，使得建造工艺的实现变得更加困难，从而使建设费用大大增加。

2建筑工程项目多参与方协同管理沟通现存问题

2.1沟通渠道不畅通

目前，我国建筑工程的信息沟通渠道还存在不少问题。一方面，通信通道的建立不够完善，缺少统筹协调；比如，在传递的过程中，要经过不同的层级、不同的部门，造成了信息的传递延迟与扭曲。另外，有些通讯管道并没有很好地运用现代化的资讯科技，仍依靠传统的方法，如面对面的会议、电话、电子邮件。针对工程规模大、参与人多、地域分散等特点，传统的通信模式很难满足其实时沟通的需求，造成了信息沟通滞后，影响了工程的决策与实施效率。

2.2沟通内容不规范

传播内容的标准化不足也是一个显著的问题。由于参与人之间的沟通是随意的，所以表述是模糊的、不精确的，这样就很难让接受者了解到信息的真正含义。比如，设计单位在汇报工程进度时，并未采用统一的规范与形式，使业主与监理很难掌握工程的实际进展情况。另外，由于工程变更的原因、影响范围以及所要采取的对策等关键资料，在沟通中往往不能得到详尽的说明，从而造成日后建设中出现的问题与争议。

2.3沟通责任不明确

在建设工程中，沟通机制常常没有很好的界定。一旦发生了沟通问题或者传递失误，有关各方通常都会把责任推给对方。比如，在设计过程中，若不能及时向设计院通报或未对某项事项进行适当了解，就会导致设计变更传递过程中产生设计失误。但是，通信责任界定不清，导致难以确定具体的责任人，影响了问题解决，也影响了后续沟通健全。另外，由于没有清晰沟通职责，沟通人员的积极性不高，影响了沟通的效果。

2.4沟通文化差异

工程项目参与方是由多个组织、背景、企业文化、工作方式等组成的，其传播文化也存在一定的差异。比如，有些外国公司比较重视程序的严谨和文字沟通，有些国内公司比较倾向于口头沟通。在交际过程中，由于文化的不同，人们对信息的理解与处理方式存在着不同，从而加大了交际的障碍。另外，由于企业内部人员自身的品质、沟通技能等因素的差异，使得企业间的文化差异对沟通产生了消极作用。

3建筑工程项目多参与方协同管理沟通机制构建策略

3.1建立多元化沟通渠道

3.1.1构建基于信息技术的沟通平台

随着数字化时代的到来，新的信息技术为工程项目沟通机制的改革注入了强劲的推动力。同时，积极构建一体化的工程管理沟通平台，是实现有效沟通的一个重要手段。它是集各种高层次功能于一体的智慧中心，为工程信息的及时传递与沟通打下了良好的基础。信息发布功能可视为平台的核心模块之一。通过一个简单直观的界面，所有利益相关者都可以访问项目相关信息，如项目进度更新、设计变更通知、材料供应状态等，并准确快速地转发给所有相关员工。同时，及时、准确地公布资料，使有关方面能及时了解最新情况，以免由于资料滞后而造成决策失误或工作拖延。档案分享特性，便于对专案资料的集中管理与存取。平台的文档库包括了从设计到建造过程所需的大量的图纸、技术资料，以及在建设过程中的质量检查、安全管理等资料。各有关方面只要进行授权查询，就可以在任何时候、任何地点对所需要的资料进行浏览与下载，突破了传统的档案传送方式对时空的约束，极大地提升了档案流转的效率，降低了由于档案传送不良而带来的工作障碍。

3.1.2完善传统沟通渠道

虽然资讯科技给工程项目的沟通提供了很多方便，但是已有证据表明，传统的通讯方式在工程项目中仍扮演着无可替代的角色。所以，要想构建一个完整、高效的沟通机制，就必须在积极开发信息化平台的基础上，对传统的沟通途径进行优化和改进，使之与现代化的技术互补。面对面的会谈是一种最直接、最有效的沟通手段，可以帮助建筑参与各方更好地处理复杂的问题，更好地进行决策。在工程建设过程中，在涉及多方利益协调、技术难题等复杂情形下，召开面对面会谈，能够形成良好的沟通气氛，让各方充分地表达自己的观点，并对问题进行深入的研究。比如，业主、建筑公司和施工方在计划会议上碰头。在此过程中，策划团队将项目的设计思路与具体方案进行细化，同时，各参与方也会根据各自的专业观点，对项目进行咨询与建议。透过实地的交流与沟通，各利害关系方可对建筑事项进行整体检讨，并对功能需求、可行性及成本控制等各方面进行考量，最后取得一致意见，决定最优计划。这样的深层次沟通，是其它沟通手段所不能相比的。

3.2规范沟通内容

3.2.1制定沟通内容标准

在复杂的多主体工程环境下，建立统一、严谨的沟通内容规范，是有效沟通的基础。各种资讯在专案进度中扮演著独一无二的角色。格式、要求和详细程度的清晰是改进信息传递精度和可理解性的关键。例如，建设计划就是其中的一种，它是反映工程实际进展情况的重要信息源，其内容应当是综合性、规范化的。首先，应清楚地说明，这份报告应就已实际完工的技术数目，其中包括各种施工材料的使用情况、各子项目的完工情况等，并精确到某一数值，以免表述含糊。对进度表进行对比分析，既要将进度表中的实际进度与计划进度的差距表现出来，又要对造成延迟的天气因素、影响工程进度的人员短缺等因素进行剖析。与此同时，考虑到项目的进度，重点关注项目的完成状况、面临的困难以及预计完成的时限等。为保证数据的直观、易读，必须规范数据的格式与样式。比如，在编制进展对比表时，采用了一种国际上普遍接受的甘特图形式，以清晰地表示出工程计划与实际进度的对比情况。根据不同的颜色和线条，完成不同工作。这样就可以让所有感兴趣的人对工程的整体进度有一个大致的了解。

3.2.2加强信息审核与管理

建立健全的信息验证机制是保证通信信息质量的关键环节。在建筑工程中，在公布重大资料前，各有关人士均须通过严格的内部审核流程。这一流程类似于资讯传递的“安检”，以保证资讯在传送至专案通讯网路前的真实性、准确性与完整性。为了更好地实现工程项目的信息化，必须要有一个完备的工程信息库。资讯资料库必须具备较强的类别与储存能力，能够依资料类别、项目阶段及参与人员等，将各类资讯按类别、专案阶段及参与人员加以系统化归类。比如，按照工程层次的不同，信息又可进一步分为工程计划与设计水平、设计水平与竣工验收水平等；从信息来源上看，主要包括技术、进度、质量、安全和费用等方面。在储存方面，使用先进的资料储存技术，以保证资料的安全与稳定，避免资料遗失与损毁。通过有效的检索，各参与方通过输入关键词或筛选条件，可以迅速、准确地获取所需要的信息。比如，业主若要查询某一时期的工程造价，就可以在该资料资料库的查询界面中，输入对应的时段及“成本信息”筛选条件。本系统能迅速查询到各种有关费用及报表，便于住户进行资料分析及决策。

3.3明确沟通责任

3.3.1制定沟通责任矩阵

在复杂工程项目运作模式下，建立以工程组织架构为基础、以工作流程为基础的沟通责任矩阵，是厘清各方沟通职责的关键步骤。该工程由业主、设计方、设计方和监理方组成，并由潜在的材料供应商、设备租赁公司等各方组成。工程从策划、建设、建设到竣工验收全过程都要遵循工作流程。每一步都伴随着海量的资讯与通讯。设计机构与监理机构都是接受方，对设计变更进行沟通。同时，设计单位应及时获取有关设计变更的相关资料，并对其进行全面的分析。对图纸、施工工艺及资源分配进行调整，以保证施工项目按修改后的设计方案实施。监理机构接到变更资料后，有义务督促设计方贯彻执行变更请求，对施工期间变更的执行情况进行严格的监控，核查设计方是否按修订后的设计图纸及规范进行施工，以保证工程的质量与进度。

3.3.2建立沟通责任追究制度

问责的方法有很多，而经济处罚就是一种比较直接、有效的方法。比如，部件由于其自身的过失，没有能够及时接收到规划更改的信息，致使其无法按原来的设计方案进行建设，造成建设失误和返工、浪费材料等附加成本，部件要对此承担一定的经济补偿责任。对于因沟通失误而造成的经济损失，如返工费用、逾期工期违约金等，可以在工程价款中直接计算并扣减。同时，解决侵犯人权问题也是一项重要的责任。在工程契约中，可以清楚地说明每一个沟通参与方的职责与义务。如果一方违背了合约中所列的通讯条款，比如有意隐藏重要资料，或者没有在指定的时间里提供资料，就会构成违约。在这一点上，受伤害的缔约方有权对违约一方进行相应的违约行为，如支付违约金、继续履行通信责任等。这样的合约约束机制能够激励参与方在沟通中严格执行他们的沟通职责，保证了项目沟通的规范化和时效性。

3.4促进沟通文化融合

3.4.1开展沟通培训与沟通活动

在沟通技能训练方面，着重于改善雇员的语言表达能力，聆听及非语言沟通的能力。透过专业的案例剖析及模拟演练，促使参与方在沟通过程中，能清楚、正确地表达自己的意见及看法，避免含糊不清、含混不清。例如，建立情景模拟训练，需要参与方在一个模拟专题会议上，用恰当的语言表述来表达不同的沟通目标。此外，还要培养参与方主动聆听的习惯，注意他人的表述，并精确地领会言语中隐含的意思和情绪。

跨文化沟通训练主要针对工程项目中所包含的各种文化。在经济全球化进程加快的今天，工程项目常常会吸引来自世界各地、各国的工程设计人员，因此，在建筑工程中，由于文化上的差异，会造成沟通上的障碍。训练内容包含了对不同文化价值观、沟通方式、礼仪习俗的深刻理解。通过案例分析，文化体验等方式，能够了解并尊重不同文化之间的差异，学会如何在不同的文化环境下，避免误会，化解矛盾。比如，在培训过程中，引进具有不同文化背景的商业谈判案例，透过文化差异来分析沟通中存在的问题，并提出相应的对策，以帮助员工在实际的工作中更好地进行沟通。

3.4.2建立统一的项目沟通文化

推动并构建一个统一的工程沟通文化，是工程项目各利益相关者有效协作的内部先决条件。在项目沟通中，要清楚地了解项目传播的价值，包括开放性、透明性、时效性、准确性等，并为参与沟通的各方建立一个共同的行动规范。公开沟通价值理念，是鼓励各利益相关者，不论其职务与部门的不同，都能充分地发表他们的意见与看法，并能在沟通中畅所欲言。这样，就可以更好地发挥各方面的智力和潜能，为工程的优化提供了更多的思路。“透明沟通”的基本原理是：在参与方之间进行公开和明确的信息沟通，避免保密性和模糊性。比如，工程管理应该将预算、费用、变更等与费用有关的一切资料都包括在内，要对各利益相关方进行及时、准确的披露，以保证对工程造价有一个完整的认识，从而达到对工程造价进行有效的控制与决策。

4结语

建立建筑工程项目中多参与协同管理沟通机制是一项复杂而系统的工程，对项目的成功实施具有重要意义。通过认识沟通的重要性、分析存在的问题、建立各种沟通渠道、规范沟通内容、明确沟通责任、促进文化融合，可以建立沟通机制。在保证沟通机制正常运转的情况下，通过建立沟通协调系统、强化沟通效果评价与反馈、提供资源保证等手段，能够提升工程各方的沟通效率与协作程度，为达到工程目标、提升工程绩效打下良好的基础。在今后的工程建设中，随着工程技术的不断进步与不断的革新，多个工程项目的协作管理沟通机制需要进一步的改进与创新，以满足新的工程需求与挑战。

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