大数据背景下文书档案数字化建设探究

摘要：本文专注于探讨在大数据时代背景下，实施文书档案数字化转型的详细操作路径，其核心目的在于为文书档案领域的数字化升级提供战略指引及可行性建议。

关键词：大数据；文书档案；数字化建设

文书档案，作为承载关键保存意义、法定证明力及重要参考价值的文件集合，文书档案全面载录了企业与机构在生产运营、管理执行等方面的核心数据与关键信息，这些资料对于企业和机构的长远规划与持续发展扮演着至关重要的角色，具有无法估量的价值。当今时代大数据技术的广泛应用，科技升级为时代发展带来的变革，就文书档案数字化管理的问题进行研究是具有重大意义的。

一、大数据视野下文书档案数字化建设的意义

（一）跟随时代发展潮流，契合科技升级需要

当今时代是科技化，以科技赋能，对传统的工作模式进行现代化升级，在这样的潮流趋势影响下，各行各业都开始进行科技化改造，引入网络技术，信息技术，大数据技术武装自己。这样带来的结果就是，企业间进行信息沟通不再适用纸质文件档案，公共部门，政府机构的文书档案也开始实现全面的数字化升级，社会领域主流的文书档案使用模式已经从传统纸质实体模式转变为数字化信息格式。大量的机构单位都对文书档案的传递存储采用网络信息传输，数据库存储，这就为文书档案传递利用的整个格局带来了翻天覆地的变化。在大数据视野下引入现代科技实施文书档案数字建设是时代发展的必然要求，只有跟上这一时代潮流，才能让单位的文书档案管理与时俱进。

（二）为提升档案管理效率提供了支持

大数据技术是基于现代数字技术而研发推出的新一代信息处理技术，其在存储、分析、加工、处理信息上具有极高的效率，而且支持程序自动处理，相对于人工操作的信息处理模式，建立在大数据基础上的新一代工作模式更为高效。因此通过引入大数据技术改进文书档案管理效率是现代企业和机构单位必然的选择。此举不仅极大地舒缓了档案工作者的工作压力与劳动密集度，而且显著增强了档案管理的效能，有效规避了疏漏与失误，为企事业单位及档案利用者带来了便捷的查询与检索体验，为机构的日常行政管理活动的顺畅进行构建了稳固的基础。

二、大数据背景下文书档案数字化建设策略

（一）融合创新理念，加固档案数字化管理认知基础

为了更好地实施文书档案的数字化建设，单位要统一思想，从上到下积极支持档案文书管理模式的现代化升级。管理层首先要统一思想，通过召开会议，对单位实施文书档案数字化建设的重要性和必要性进行深入讲解，让所有管理人员都认识到，当今时代档案管理的数字化升级是不可阻挡的潮流，越早融入时代趋势越能享受技术先行的红利，越晚融入时代潮流越会面临档案文书数字化为单位带来的一系列工作困难与压力。通过讲解清楚档案文书数字化建设的重要性和必要性，让管理层人员对数字化建设工作产生深刻认知，进而再由管理人员向基层工作人员说明数字化建设的作用与意义。

（二）引入先进技术，实施工作模式创新升级

机构单位要在明确了档案文书数字化建设方向基础上，积极引入先进的高新科技技术，实施工作模式创新升级。一方面要对传统的纸质档案文书进行录入，转换成数字化格式，通过更新软硬件设备，建立内部信息化管理系统，进行内部联网，以数据库实施档案文书存储，让档案文书管理支持数字化的格式，可以网络传输。同时对传统的纸质档案跟数字化档案一一对照，防止数字档案因为录入错误或系统错误出现跟纸质实体档案不一致的情况。这样才能保障文书档案原始资料始终与数字档案内容保持一致性。通过引入云计算、大数据等先进的科技技术，对档案数据实施现代化管理，利用程序自动分析发掘档案文书中的信息价值。为档案管理提供依据。要通过建立内部网络完善档案数据信息的共享机制，并通过跟第三方云服务企业合作，让档案文书的数字信息存储在云端，可以随时随地进行下载和共享，让档案文书的利用不受限与企业内部数据库或硬件的工作状态。同时要全面归档数字化档案，按照档案的保管期与管理需要，有选择性地归档实体纸质档案。在实施服务外包之前，需制定周密的数字化工作计划，并严格审核外包公司的专业资质与综合实力，通过签订正式合同，明确其在数字化工作各环节的安全管理责任与保密义务，确保数字化进程的顺利推进与档案信息的安全。

（三）深化顶层战略部署，确立统一的制度框架与管理准则

遵循党和国家关于数字化发展的宏观指导原则，结合特定单位文书档案管理工作的具体状况，进行宏观层面的战略规划与设计，确保各项制度均得到周密的考虑，无遗漏之处。主管部门要针对档案管理的数字化模式建立一整套与之配套的管理准则与制度框架。要对管理工作的具体内容、档案数字化信息的技术标准与规范，数字化管理系统的运行，操作规则，操作权限，各个岗位在数字化体系中的职责权利和工作责任给与明确，形成完善的管理制度。秉持权力和责任对等原则，对数字化模式下档案管理工作的分工进行明确，谁主管谁负责，落实管理责任。通过把数字化档案工作模式中的档案归档程序、档案监管、档案信息存储利用、加工分析等各项工作的方法原则和流程都以明确制度加以规定，从而让档案管理工作模式进行升级，全面契合数字化的档案管理体制。同时对数字化模式下新出现的管理内容，如数据安全，系统运维，数据库管理等，建立专门的管理制度，明确管理责任，明确岗位的职责划分，并就有关岗位工作的操作权限分配，工作原则与方法，档案存储利用的详细流程、档案格式标准等都进行明确。让数字化建设的工作制度与原有制度一一对应，确立一套规范全面的文书档案数字化管理制度，建立规范框架，同时并细化数据格式与操作规范，让档案数据格式标准跟主流领域格式统一，保持高度兼容性，让各项技术规范符合主流标准，并符合APA格式对学术名词的定义规范。

（四）实施专业人才吸纳与培育策略，并对档案管理软硬件设施进行全面升级

应制定具有针对性专职档案管理人员的培训规划方案，该方案需全面覆盖入职前的基础培训与在职期间的深化培训，并按照规划方案的设定有序推进培训活动的实施。要对档案管理工作进行软硬件设施的升级，购置硬件并配备先进的软件系统，对工作模式实施改造，并开展人员专业化培训，培训的核心内容应聚焦于计算机网络技术的深化理解、大数据挖掘技术的实践应用以及业务处理技能的精进。迅速配置符合档案文书数字化管理标准、数字化管理的工作流程，工作方法，系统操作规则，硬件使用与维护方法、软件使用操作方法等。通过设立专门的人员培训方案，让原本负责档案文书管理的所有工作人员接受专业化培训，学习数字化工作模式下档案管理的新规则，新方法，以及有关的技术应用与系统操作问题。并在培训后对受训人员的专业化水平实施考核，考核不通过继续接受培训，直到其专业水平达标，可以胜任数字化模式下的档案管理体制为止。

时代在不断发展进步，档案文书的管理工作也要与时俱进，积极引入高新科技进行数字化转型升级。档案数字化建设可能会让单位机构面临很多困难和挑战，也需要投入大量资金资源，但是这是档案管理跟上时代潮流的唯一方法，因此只有不怕困难，勇敢地迎接挑战，积极创新实施档案数字化改造，才能让档案管理工作跟上时代发展部分，为工作质量的全面提升提供坚实保障。

参考文献：

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