孙子兵法战略思想在施工单位项目档案业务指导中的实践与应用

摘要：本文探讨了《孙子兵法》思想在施工单位项目档案业务指导中的应用。通过“知己知彼，百战不殆”“上下同欲者胜”“用兵之法，十则围之，五则攻之”等理念，结合档案工作经验，提出针对性的业务指导策略，旨在提升项目档案管理能力，确保项目档案应归尽归，应收尽收，归档齐全、及时、完整与规范，促进项目顺利实施。

关键词：《孙子兵法》；施工单位；项目档案；业务指导 ；十四步整编

《孙子兵法》一书是孙子在觐见吴王阖闾时所呈现的治军强国的理念，诞生已有2500年，文字6000字，内容博大精深，逻辑缜密严禁，被誉为“兵家圣典”。其哲学思想更是源远流长，如强调对内、对外信息的全面把握，“知彼知己，百战不殆”；如强调以谋略去战胜敌人，“上兵伐谋”， “不战而屈人之兵”；如强调团队团结的重要性，“上下同欲者胜 ”，如强调何时入战，“知可以战与不可以战”；如强调优秀的领导者，要有“智、信、仁、勇、严”等等。如今，这些思想依然对社会各个领域有着非凡的指导和应用价值，被广泛应用到各种“兵”（企业管理、商业竞争、体育竞赛等）。今天，作为一名施工单位的档案工作者，与大家学习探讨《孙子兵法》战略思想在项目档案（这个兵）中进行业务指导中的应用。

1.知己知彼，百战不殆

作为一名档案工作者，知己要学习新《档案法》《档案检查工作办法》等，进行档案业务指导工作。2021年新《档案法》颁布施行，增加了“第六章监督检查”一章，强调各级单位应加强对所属单位的档案工作监督和指导工作。我单位作为施工单位，积极开展工作，配备专业档案管理人员，深入项目现场，采取多种检查方式，认真开展项目档案业务指导工作。

作为一名档案工作者，知己要了解建设项目和项目档案的定义和内涵。《建设项目档案管理规范》中建设项目的定义为建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。建设项目参建单位主要包括勘察、设计、总承包、监理、设备制造、第三方检测等单位。我单位是施工单位，是众多参建单位之一，只需负责自己职责范围的归档工作。此外，知己要区分项目文件、施工文件和项目档案。项目文件是在项目建设全过程形成的文字、图表、音像、实物等形式的文件材料。施工文件是项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。项目档案是经过鉴定、整理并归档的项目文件，它是一个系统的工作，不能片面地简单理解为施工文件，从前期项目调研开始就可能是项目档案。项目文件的范畴包含施工文件和项目档案。建设项目形成的档案主要是科技档案，也有文书档案、声像档案、会计档案。他们形成规律、业务要求与文书档案大不同，业务指导一定要认真区别。

作为一名档案工作者，知彼要清楚施工单位的性质、施工项目的特点及项目档案人员的配备等情况。我单位作为施工单位，有冶金工程、建筑工程、机电工程、矿山工程、石油工程、公路工程、新能源等相关资质，进行相应的生产经营活动。施工项目的特点：一是一次性工程，投资巨大，动辄上亿资金投资；二是建设周期长，还有一定的约束条件，如进度要求、质量要求、资源约束等，中间甚至项目会中断停止等；三是参建单位众多，管理复杂；四是工序复杂，施工受限，突发情况多；五是项目人员流动性大，工程完毕，人去楼空，资料局部丢失，档案收集不齐全，不规范，整体人员归档意识薄弱，档案部门主动服务不到位。

作为一名档案工作者，知彼也需了解上游业主单位和下游承包单位的情况，

业主单位什么时候开工，预计工期多少，总投资多少，现在工程进度如何，质量要求如何，资金付款如何等，下游承包单位人员配备、拖欠农民工工资等情况。总之，各方信息越详细越好，这样总体上能把握项目情况，对开展档案工作业务指导帮助很大。了解建设项目的基本情况后有利于早期与建设项目各方的领导、工程技术人员和档案工作人员的良好交流，增进彼此的了解和信任，为开展档案业务指导创造良好氛围。

2.上下同欲者胜，以虞待不虞者胜

作为施工单位专职档案工作者，知己知彼后，充分认识到项目档案管理存在的诸多问题，认真分析现状，提出“上下同欲者胜”，上下有共同的愿望，齐心协力，才能取得胜利。单位全员共同解决项目档案归档问题；提出“虞待不虞者胜”，虞待的意思是有准备、有预料，有准备应对，必然取胜。单位档案人员提前、反复对项目人员开工前进行档案专业培训和指导，使得大家提高归档意识，知道哪些资料必须归档。

上下同欲者胜。领导层高度重视、集体决议，配备多名专职档案工作人员，成立第一、第二档案室，健全档案管理工作责任制，建立档案工作机制，组建档案管理网络，下发了“三合一”制度《档案管理办法》《建设项目档案管理办法》《文件材料归档范围和档案保管期限表》等文件，专职档案工作者制作PDF、WORD课件，多次对项目人员进行培训。

以虞待不虞者胜。为了实现项目档案应归尽归，应收尽收，档案工作者大力

宣传“谁形成、谁收集、谁立卷、谁整理、谁归档”的原则，三令五申明确各个项目归档资料；给项目管理人员示范讲解档案分类编码规则并进行档号编写实操训练；现场教学项目档案案卷如何进行十四步整编，一步判断归档范围，剔除不归档的文件材料；二步划分不同年度，按年度归档；三步确定保管期限，永久、30年、10年加以区分；四步排列归档文件，进行组件；五步进行复试分类，依据档号规则进行分类；六步按照时间、是由或成套性集中排列；七步文件修整，去除装饰；八步文件用铅笔编页，以件为单位进行逐页编制；九步文件每件编号编码；十步文件加盖归档章，填写档号项；十一步文件编写卷内目录与备考表；十二步文件三孔一线装订或直角装订；十三步文件无酸牛皮纸装盒贴脊；十四步文件搬运入库上架，注意留置有多余的空间，避免频繁倒架。此外，档案工作者强烈要求项目部与承包单位、设备单位签订合同、协议时将档案工作纳入相应条款，并以经济手段加以约束，保证本单位的合法权益，减少后期的诉讼，施工完毕后及时移交施工日志，工程会议纪要、竣工图纸、隐蔽工程影像资料等。

3.用兵之法，十则围之，五则攻之

项目档案业务指导是推动施工单位建设项目档案高质量发展的重要手段，档案工作者采取不同的策略和方法，去施工现场检查与指导，十则围之，五则攻之，各方面人员调动起来，方能做到项目档案应归尽归。一是机关多部门联合办公，安全、质量、进度、基础管理（含档案）共同组成项目业务指导组，定期对重点项目及直管项目全过程进行检查、监督与指导。二是项目部的资料员或兼职档案工作者规范项目档案，要完成项目开展各环节中本范围内的工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作，将档案工作“三纳入、四参加、四同步”，并负责本工程项目档案的移交。三是项目部的资料员或兼职档案工作者加强项目档案工作前端控制，项目进场后立即进行书面交底和会议交底，使项目各部门明确归档范围、归档要求和归档时间等，项目档案与项目建设同步形成，保障项目竣工后三个月内完成归档，按规定办理档案移交手续。四是专职档案工作者定期深入现场，去项目部进行指导要做到“三个要”，现场要听项目部汇报、看资料，整体上把握项目工程；现场要观察项目人员的工作态度和档案意识，知道不知道哪些该归档，同时要检查项目档案柜子、档案盒配备情况，有没有专人收发图纸，整理会议纪要，档案盒脊背有没有贴上。这些细节都能反映出项目档案管理规范与否。五是专职档案工作者建立项目档案收集归档明细台账，全程跟踪项目档案，及时与项目人员联系，抓住项目档案的重点与难点，发现档案资料存在较大安全隐患并督促项目人员按时收集各个时间节点资料，甚至发送《直管项目档案规范整理意见书》，规范项目档案管理。

4.不战而屈人兵，善之善者也。

不通过交战就降服全体敌人，通过智慧和策略从而达到目的才是最高明的。档案工作经过单位领导层认真谋划，未雨绸缪；档案工作人员制定制度办法和归档范围期限表等，明确项目部各方职责，项目员工兢兢业业，多年实战实操，收集齐全，规范文件格式、签字盖章手续齐全；档案专（兼）职工作人员和资料员全程把控，确保档案质量；最后，双方档案仔细核对和整理，严格按照规定办理移交手续，实现归档及时性、完整性、真实性、有效性、规范性。巩固成果，进行档案总结和反思。经过十年的辛勤耕耘，即使档案管理人员没有督促移交，各个项目部能按时移交，就形成了不战而屈人兵。

战胜不复，应形于无穷。是以“新”，以“奇”取胜。现在社会，随着信息技术的发展，数据量爆炸式增长、数据来源多样化，方便了我们的生产和生活。档案信息化同样提高了单位管理效率，保障档案安全，档案工作人员把部分项目档案扫描上传，形成了单位档案大数据库，促进信息共享，推动领导决策科学化。集团总部信息化建设顶层设计后，下属单位档案工作人员也会积极响应档案信息系统建设，将会把重要的文书、前期文件、隐蔽资料、竣工图纸等文件材料进行扫描、图像优化、文字识别、上传文件、数据挂接与备份存储等等，形成本单位的大数据库。届时，远在天南海北的各项目人员打破时空限制，利用权限管理和加密技术，通过关键词、特殊符号等快速检索，迅速查询自己需要的资料，实现多终端查阅和远程访问，大大提高了工作效率，减少了因信息不畅通导致的延误和错误，同时，档案信息化便于项目数据进行统计，为项目决策提供有力支持，有利于提升项目管理水平、保障项目顺利实施具有重要意义。

综上所述，直管项目档案业务指导并非简单的文档整理，而是将档案管理嵌入项目管理流程，通过前端控制与过程监督，实现档案价值从“被动保管”到“主动赋能”的转变。其最终意义体现在降低风险、提升效率、支持决策等多个维度，是企业治理能力现代化的重要体现。

参考文献：_

1. 潘傅耘 陈敏 《践行“三书制度”  实现“三个到位”——磐安县加强重点项目档案业务指导》 磐安县档案局 2020