大数据时代国企档案管理工作的改革途径分析

摘要：档案是全面深化国企改革，加快实现高质量发展的基石，发挥着基础性、支撑性、保障性作用。夯实基础，整改完善，提高档案管理水平，更好地服务于国企改革发展至关重要。大数据时代，不断激活数字技术在档案管理中的作用，能够让档案收集、保管、利用等工作更迅速、更便捷，切实强化档案管理质效。文章就大数据时代国企档案管理工作的改革展开分析，主要突出改革意义、挑战与途径。

关键词：大数据时代；国企档案管理工作；改革途径

国企档案是指国企在研发、建设、生产、经营和服务活动中直接形成的且具有保存价值的文字、图表、声像等信息。其中，工程档案是国企档案的重要构成，是指在工程建设活动中直接形成的各种形式的历史记录，主要包括设计图纸、施工图纸、图表以及施工过程的录音、录像等。对于国企而言，有效利用和安全保管工程档案可为维护企业合法权益提供重要凭证；完整收集工程档案可为企业制定经营决策提供有力证据。由此可见，工程档案管理工作对国企高质量可持续发展有着重要意义。随着大数据时代的来临，国企正在加速向数字化、智能化转型，档案管理工作也面临着新的发展要求。加快推进国企工程档案管理工作改革，实现档案管理数字化转型尤为迫切。

一、大数据时代国企档案管理工作改革的意义

一方面，有助于减轻库房压力和降低管理成本。在过去，工程建设活动中直接形成的文字记录、图纸和图表、电子文件等档案多以纸质的形式储存在库房中，随着工程档案数量逐步递增，库房压力越来越大，甚至出现因空间不足而扩大库房面积，以储存档案的现象。与此同时，面临着庞大的工程档案需要投入更大的人力和物力等成本，以保障档案管理工作顺利开展。档案管理数字化转型是大数据时代国企档案管理工作改革的主要方向[1]。在档案管理数字化建设过程中，具有保存价值的工程档案均可经过处理后变为电子版档案，由线下库房储存转为线上数据库储存。这一变化不仅减轻了库房压力，同时也节省了档案在现实空间的所占面积，间接节省档案管理成本。另一方面，有助于打破信息孤岛和壁垒，提高档案利用率。国企部门众多，不同部门产生的工程档案多以不同的形式呈现出来，且多服务于本部门工作。这就导致各部门之间因未互通档案而出现信息不对的问题，最终导致一项工作因沟通不畅而停滞，或一项工作因交流不及时而重复性开展等现象发生，既影响各项工作的总体开展效率，还将造成一定程度的资源浪费。大数据时代，国企档案管理数字化转型能够规范不同来源档案的数据格式、编码、储存等标准，让国企各部门工作中产生的档案可以集中储存至数据库中，便于各部门人员随时调取或利用，切实打破信息孤岛和壁垒，提高档案信息利用率。此外，在过去，国企人员调用档案时，需要花费较大的时间与精力于众多档案中找到自己所需的内容，而基于大数据技术的档案管理数字化转型可以整合档案资源，建立资源共享平台，工作人员输入关键词，就可快速获取档案信息。

二、大数据时代国企档案管理工作的改革挑战

（一）资源整合难度大

大数据时代，国企档案管理工作的改革要点之一，就是加快实现传统工程档案数字化转化，将档案数据集中化管理，为工作人员调取利用档案提供良好支持。在此过程中，发现国企工程建设活动中产生的工程档案数据较为庞大，不仅有传统的纸质档案，还有电子文件、社交媒体数据等，这些档案由于来源不同，数据格式不同，给传统档案数字化转化工作带来较大难度。此外，随着国企发展速度加快，产生的档案数据量呈爆炸式增长。以某建筑企业为例，由于国内外市场空间扩大，工程项目数量与规模随之增加，这就导致招投标类、报审类、图纸类等档案数据愈发庞大，给档案资源整合带来重大挑战和考验[2]。

（二）技术应用面临挑战

面对传统工程档案管理模式下的档案库房压力大、档案管理成本投入高、档案信息利用率低等问题，大数据时代下国企档案管理工作的改革重点，是利用大数据等技术推进工程档案管理数字化转型，优化改进档案的收集、保存、利用等工作，并在此基础上实现档案信息的深入分析与挖掘，进一步提高档案资源利用率，更好的服务国企高质量可持续发展。目前，国企档案管理数字化建设过程中，大数据等技术的投入使用面临着资金问题、技术引进问题，在很大程度上影响着工程档案管理数字化转型和升级步伐。例如，国企档案管理数字化转型需要有完善的硬软件支持，为实现工程纸质档案的数字化采集、自动归档等工作创造条件，奠定良好基础。基于此要求，部分企业直接借鉴使用其他企业成功的档案数字化管理经验，导致工程档案管理数字化技术与产品与自身需求不适配[3]。

（三）档案安全管理风险加剧

基于大数据技术的工程档案管理数字化建设能够解决原有档案管理工作存在的问题，进一步提高档案管理水平。但在此过程中档案安全管理风险加剧，安全保障面临着严重考验，具体表现在物理安全、网络安全和数字安全三个方面。首先，档案管理数字化技术与产品容易受到温度、湿度、磁场因素干扰，给档案、采集、保存等工作造成影响。比如，当数字化档案的储存介质受到环境因素影响，出现问题时，就有较大风险造成档案数据丢失，影响档案的完整性和利用价值。其次，基于大数据技术的档案管理工作实现了档案资源云储存，这就导致档案更容易受到黑客攻击、病毒感染，使档案信息被窃取、被篡改，给企业乃至社会造成严重影响。最后，档案数字化管理需要将档案经过一系列数字化处理，保存至数据库中，便于工作人员调取或利用，而在此过程中档案数据面临着安全风险，比如在传输期间易发生数据丢失，又如在调用期间易发生数据被篡改等问题。

（四）人才队伍建设有待加强

以往国企档案管理工作较为简单，主要以收集、分类以及根据工作人员需求调取档案为主，但随着大数据时代来临，国企档案管理工作开始向智能化转型，档案管理工作变得复杂化、专业化、规范化起来。比如，面对工程档案数据，管理人员既要对其分类归档，也要对其进行深入的挖掘，提取出更多且更有价值的信息，以更好地辅助企业经营发展。基于此，大数据时代国企档案管理工作的改革需要既懂档案业务，又懂先进技术的复合型人才。而对当前国企档案管理队伍的综合能力了解发现，档案管理专业人才特别是高层次人才比较缺乏，且具备数字化技术应用能力的管理人才严重不足。究其原因，新档案管理人员缺失丰富的管理经验，老档案管理人员对新技术手段的掌握能力不强。

三、大数据时代国企档案管理工作的改革途径

（一）制定统一的档案数据标准，加强资源整合

整合档案资源是提高工程档案利用率的基础前提，而制定统一的档案数据标准、对档案进行数字化采集、建立资源共享平台是实现档案资源整合的主要发力点。首先，针对不同来源的档案，为确保档案数据能够相互兼容，便于共享，应制定统一的档案数据标准，让报审类、图纸类、声像类档案数据均具有统一的、规范的格式、编码等。其次，针对既有的档案以及正在形成的档案，为实现高效的采集，便于利用，既要利用硬软件，实现对既有档案的数字化采集和自动归档，也要利用大数据等技术，实时监测、采集新生的档案。最后，针对格式、编码、储存要求一致的所有档案，为实现不同地区、不同部门之间的资源共享和交换，应借助大数据、计算机、云空间、人工智能等技术，建立资源共享平台，实现档案的集中储存、保管、共享[4]。

（二）提升技术应用水平，推进档案管理数字化转型

加大对工程档案数字化技术的研发和引进投入，同时完善硬软件系统建设，推进国企档案管理数字化转型极为重要。首先，国企应增加资金投入，用于引进扫描仪/数字拍摄仪（转化纸质档案）、服务器（采集、储存、传输、共享档案数据）、存储设备（存储电子档案）、网络设备（连接服务器和终端设备）、终端设备（访问、检索和管理电子档案）、安全设备（保护档案安全）。其次，国企应与专业的技术研发机构合作，研发与引进更加先进、实用且适配自身需求的档案管理技术和产品。比如，文档管理系统（管理和组织电子文件）、光学字符识别系统（转换图像文件转换）、数据库管理系统（存储和管理电子档案信息）、电子档案管理系统（文档扫描、OCR识别、档案分类、档案检索、档案共享、电子签名、安全备份）。又如，网络附加存储技术、存储区域网络技术、云存储技术等。

（三）强化安全保障，确保档案数据安全

做好物理安全、网络安全、数据安全管理是最大程度降低工程档案数据被窃取和篡改等风险的关键。具体措施如下：首先，利用大数据、人工智能、物联网等技术，构建档案库房管理系统，一方面实时监测温度、湿度、磁场等环境参数，另一方面智能化管理库房。例如，基于大数据等技术设置库房门禁（无线射频，库房门禁）、身份识别（自动对进出库房的人员进行身份识别）、智能方案（非授权档案移动范围时自动报警）、智能盘点（自动化整理库房档案）、智能定位（定位档案位置，通过语音灯光引导）、无序存放（无序存放有序管理，自动识别档案位置）、远程追踪（追踪档案当前位置）、双向溯源（档案出库与入口溯源）。其次，采用防火墙、权限设置、区块链、数据加密、数据备份等技术，防范网络攻击和病毒感染，预防档案数据丢失、篡改，确保档案数据安全。

（四）加强人才队伍建设，服务档案管理工作改革

引进既懂档案业务，又懂先进技术的复合型人才，以及通过培训，自主培养复合型人才是国企组建一支高质量档案管理队伍，推动大数据时代国企档案管理数字化转型升级的重要途径。首先，国企应通过薪酬、福利等吸引更多的档案管理人才。其次，国企应制定常态化的培训机制，以档案管理人员为对象，讲授先进的档案管理理念以及数字化管理技术、设备的应用技巧，使之有能力适应和推进基于大数据技术的档案管理数字化建设。

结束语：

综上所述，研究大数据时代国企档案管理工作改革路径发现，可将改革重点放在整合档案资源、提高技术应用水平、做好档案安全管理以及加强人才队伍建设等方面，使档案管理工作焕发新的生命力。

参考文献：

[1]张尉斌.数字化转型背景下国企档案工作定位与思路研究[J].办公自动化，2025，30（02）：64-66.

[2]曹释文.数字化档案管理模式的应用探索与深化路径研究[J].参花，2024，（36）：110-112.

[3]张晓婧.大数据时代国企档案信息化管理与应用创新[J].办公室业务，2024，（22）：22-24.

[4]胡红.大数据时代背景下国企档案管理工作改革路径探讨[J].办公室业务，2020，（19）：108-109.