加强事业单位档案管理信息化建设的方法研究

摘要：随着信息技术日新月异与大数据时代的全面到来，档案管理信息化建设已成为不可或缺的战略选择。本文的聚焦于探索并阐述强化事业单位档案管理信息化建设的有效策略，同时剖析这一举措的深远意义及其当前实施状况，以期推动事业单位档案管理向更高效、更智能的方向发展。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设；方法

1.当前事业单位档案管理信息化建设面临的挑战

1.1 档案管理人员缺少信息化观念

虽然在档案信息化的大背景下，各地区事业单位自 2020 年起大力开展信息化建设工作，但目前仍然有部分事业单位的档案管理人员缺少信息化观念，部分人员年纪较大，对于信息化技术的适应能力较差，还有部分人员观念偏颇，认为信息化技术的可靠性不足，在电脑上查阅档案的效率不如直接查阅纸质档案，因此对信息技术的认同度较低，导致信息化建设难以落到实处，影响档案管理信息化建设进程。

1.2 档案管理信息化技术应用不佳

目前部分事业单位在信息化技术应用方面过于形式化，虽然早在 21 世纪初期，各地区事业单位就已经配备了电脑、打印机等基本信息化硬件，但现如今整体硬件配置仍未获得显著改善，缺少信息化技术支撑，没有专用的档案管理信息化系统以及发挥档案管理，信息化价值的信息共享平台，导致信息技术的优势丧失，信息化技术无法发挥价值。

1.3 信息化技术人才水平不足

在档案管理信息化建设过程中，人才的专业能力至关重要，但部分事业单位并未设置专业的信息化技术培育体系，信息化人才引进的积极性不足，用人标准不明确，无法吸引高水平信息化技术人才，现有人才的信息化水平迟迟无法提升，因此导致事业单位的档案管理工作发展受阻。

1.4档案安全管理质量有待提升

虽然早在多年前，大多数事业单位便已经建立了针对纸质档案的安全管理措施，但在信息化档案管理时代下，大量事业单位却并未针对档案管理模式的改变做出安全管理方式的调整，一方面，现有的纸质档案安全管理措施仍然为多年前的标准，安全技术措施落后、物理安全防护水平不足，文档受潮、风化变脆等情况仍然存在，另一方面，缺少针对电子档案的安全管理措施，档案馆内缺少硬件级防火墙，防病毒软件版本落后，甚至根本没有防病毒软件，部分终端仍在使用过时系统，也难以抵抗网络攻击，档案面临信息安全隐患。

2.加强事业单位档案管理信息化建设的方法

2.1 加大投入，完善信息化基础设施

2.1.1 加大投入的具体措施

事业单位应深刻认识到档案管理信息化建设的紧迫性和战略价值，将其视为提升核心竞争力的关键一环，并纳入年度财务规划之中，以确保信息化建设的顺利推进与持续优化。设立专项基金、争取上级部门支持等多种渠道筹集资金，确保信息化基础设施建设的资金需求得到满足。针对当前档案管理中硬件设备陈旧、性能不足的问题，事业单位应优先对硬件设备进行升级换代。采购高端服务器、高效文档扫描设备，以满足档案数据大量存储与快速处理的需求。同时，加强硬件设备的维护与保养，确保其长期稳定运行。构建稳定可靠的网络环境是档案管理信息化建设的重要保障。单位应提升网络带宽，优化网络结构，确保档案数据能够高效、安全地传输。在硬件升级与网络优化的基础上，还应注重软件系统的建设。选择成熟稳定的档案管理信息系统，实现档案数据的数字化采集、整理、存储与检索，并根据实际需求定制开发特色功能模块。

2.1.2 完善基础设施的后续工作

在新设备、新系统投入使用后，事业单位应组织档案管理人员进行专业培训与指导，确保其能够熟练掌握新技能、新方法。定期举办培训班、开展实操演练等，不断提升档案管理人员的信息化素养。信息化基础设施建设是一个持续优化的过程。事业单位应根据实际运行情况与用户需求变化，不断对硬件设备进行升级换代、对网络环境进行优化调整、对软件系统进行更新迭代，确保档案管理信息化建设始终走在行业前列。

2.2 制定统一标准，推进档案管理标准化

2.1.1 制定统一标准的路径

深入研究国内外档案管理信息化领域的先进标准和最佳实践，了解行业发展趋势和技术动态，为制定符合自身需求的统一标准提供参考。集思广益、充分讨论，确保标准的科学性、合理性和可操作性。根据事业单位档案管理的实际需求，明确统一标准的具体内容，包括但不限于档案数据的采集、整理、存储、检索、利用等各个环节的规范和要求，充分考虑档案信息的保密性、安全性和完整性要求。在制定过程中，应广泛征求各相关单位和人员的意见和建议，确保标准的广泛适用性和可接受性。通过座谈会、问卷调查等方式收集反馈，对标准进行不断完善和优化。经过充分论证和修改后，正式发布统一标准，并组织相关人员进行培训和宣贯工作。同时，制定配套的实施细则和操作规程，确保标准得到有效执行。

2.1.2 推进档案管理标准化的措施

构建并完善档案管理标准化的监管与评价体系，实施定期化的档案管理工作审查与绩效评估流程，确保各项标准得到有效落实。通过宣传教育、培训学习等方式，强化档案管理人员的标准化观念，让他们深刻理解并认同标准化在提升档案管理效率、保障信息安全及促进资源共享中的重要性。积极倡导并扶持技术创新在档案管理标准化领域的深度融合与应用，特别是借助云计算、大数据、人工智能等前沿技术，来赋能档案管理，实现智能化升级，进而驱动档案管理标准化迈向更深层次的发展阶段。

2.3 加强信息安全防护，确保档案信息安全

2.2.1 认识信息安全的重要性

档案作为事业单位不可或缺的宝贵财富，承载着机构成长的轨迹、业务运作的精髓以及人员构成的详尽信息，是反映其历史沿革与当前状态的关键记录。一旦档案信息遭到泄露或破坏，不仅会给单位带来巨大损失，还可能引发社会不稳定因素。因此，加强信息安全防护，确保档案信息安全，是档案管理信息化建设的重中之重。

2.2.2 加强信息安全防护的措施

建立一套严谨的信息安全管理制度体系，明确界定档案信息安全管理的职责范围、操作流程和应急响应机制，增强档案管理人员的安全意识和操作规范性，减少人为因素导致的信息安全风险。对档案数据进行加密存储和传输，防范数据在传输过程中可能遭受的非法窃取或恶意篡改行为，确保数据的完整性与真实性不受损害；利用防火墙技术，对外部网络访问进行严格控制，防止非法入侵；通过入侵检测系统，及时发现并阻止潜在的网络攻击。安装监控摄像头、门禁系统等安防设备，对进出人员进行严格管理；定期对档案库房进行温湿度检测，确保档案存储环境的稳定和安全。

结束语

综上所述，深化事业单位档案管理信息化建设，不仅是提升管理效能与服务品质的必由之路，更是推动事业单位现代化转型与可持续发展的关键举措。通过有效措施的实施，可以推动事业单位档案管理向更高效、更智能的方向发展。展望未来，信息技术的持续进步与广泛应用将为事业单位档案管理信息化建设开辟更为广阔的发展空间，同时也将带来一系列新的机遇与挑战。因此，必须保持持续的创新精神与探索勇气，紧跟时代步伐，不断优化档案管理信息化建设策略，以更好地满足社会发展的需求。

参考文献

[1]闫林晓.提高事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].区域治理，2023（20）：0048-0050.

[2]王仕凤.事业单位档案信息化建设与管理方法探析[J].数字化用户，2022（3）：22-24