新环境下如何创新工程建设档案管理

在科技发展与社会进步的新环境下，工程建设规模扩大、技术复杂、主体多元，档案作为全过程的真实记录，对质量追溯、维护改造等至关重要。然而，传统管理方式存在效率低、共享难、安全性差等问题，制约行业发展。因此，创新档案管理成为亟待解决的课题，有助于提升档案利用价值，为工程建设提供高效服务，推动行业可持续发展。

一、当前工程建设档案管理存在的问题

1.管理理念陈旧

部分工程建设单位重实际建设，轻档案相关工作，对档案管理重视程度欠佳，把其看作附属工作，导致管理在组织配合上缺失，传统观念把保管放首位，利用放次位，档案人员只是把收集整理弄完了，未深度挖掘信息的潜在价值，大量档案闲置一旁，难以支撑起工程建设的需求，一些单位缺少创新的活力，紧守旧有模式，不想采用新方法技术，导致档案管理难以契合新环境要求。

2.信息化程度不高

虽然有部分工程建设单位已开始借助信息化技术管理档案，但整体而言信息化水平依旧较低，不少单位只是对纸质档案做了简单的数字化扫描，未构建起健全的电子档案管理系统，难以做到档案的高效检索与分享。

处于档案信息化建设的过程里，面临标准不统一的难题，各单位、各部门之间的档案数据格式与编码规则等存在差别，导致档案信息无法顺利互联互通，造成了档案管理整体效率的降低。

信息化安全保障措施落实欠佳也是一个突出问题，伴随档案数字化程度的增长，档案信息正面临网络攻击、数据泄露等相关安全风险，一些单位欠缺有效的安全防护技术与管理制度，没办法保障档案信息的安全可靠。

3.人才队伍建设不足

工程建设档案管理人才的专业素养一般偏低，未开展系统的培训，理论跟实践能力存在欠缺，队伍人员架构老化，年轻专业人才数量短缺，信息化能力欠佳，阻碍创新进步，激励措施不完备，让管理人员的积极性不高涨，欠缺学习的动力，导致工作质效出现下滑。

二、创新工程建设档案管理的重要性

1.提高工程建设质量和效率

对工程建设档案管理进行创新，能实现档案信息快速检索与共享，在工程施工过程里，施工人员、技术人员等可及时得到所需的档案资料，杜绝因信息流通不畅而产生的施工失误与延迟，进而提高工程建设的质量跟效率。

凭借对档案信息的分析及挖掘，可以归纳工程建设时的经验与教训，为后续项目给出参考，对以往工程中存在的质量问题展开分析，找出问题发生的根源与解决途径，在新的项目里做出改进，阻止类似问题再次产生。

创新档案管理对工程建设过程的监督和管理起到加强作用，档案对工程建设的各个环节及细节做了记录，经由对档案开展审查与分析，可及时找出工程建设中的违规情况和质量隐忧，采取切实有效的措施整改，保证工程建设顺畅有序开展。

2.为工程后期维护和改造提供依据

工程建设档案是工程后期维护及改造的重要支撑依据，在工程运用过程里，或许会冒出各类问题，需开展维修与改造，凭借查阅档案，可得知工程的原始设计、施工状况、材料使用的相关信息，为制定维修、改造方案提供准确的参照。

随着时间持续前行，工程建设的技术跟标准不断翻新，当进行工程改造之际，需要借鉴档案资料，熟悉工程的历史情形，以便在改造时遵循原设计意图与结构安全要求，同时凭借新的技术和标准实施优化与改进。

档案管理创新可增进档案保存的质量与安全性，保证档案在工程的整个生命周期里都能实现妥善保存与有效利用，在工程后期的维护与改造阶段，可以及时拿到全面、精准的档案资料，让工程得以顺利实施。

3.促进工程建设行业的可持续发展创新工程建设档案管理对工程建设行业的信息化发展起到推动作用，依靠开设数字化档案管理系统，做到档案信息电子化存储及管理，可带动行业的整体信息化水平上升，推动信息实现流通和共享。

档案管理创新可以提升工程建设行业管理水平及服务质量，规范的档案管理能给工程建设项目的评估、验收等提供可靠的凭据，提高行业的公信力与竞争力。

经过对工程建设档案的研究及分析，可以归纳行业发展的规律及趋势，为行业政策的设计和发展规划的起草提供参考，帮助工程建设行业实现可持续成长。

三、新环境下创新工程建设档案管理的策略

1.创新管理理念

工程建设单位应树立具有现代化的档案管理理念，充分了解档案管理在工程建设中的关键地位，把档案管理放进工程建设的整体规划里，跟工程建设同步开展，做到档案管理跟工程建设的有机融合。应留意档案的开发与运用，改变过去重保管而轻利用的旧观念，经由建设档案信息服务平台，为工程建设的各个参与方提供方便的档案查询及利用服务，让档案信息能更有效地服务工程建设。

造就创新意识，推动档案管理人员积极摸索新的管理方法与技术，定时安排档案管理人员参与培训及学习交流活动，掌握行业当下动态与发展走向，引发他们的创新思维与工作激情。

2.构建数字化管理模式

构建完备的电子档案管理系统是搭建数字化管理模式的关键，该系统应具备档案的输入、存储、检索、分享等功能，实现档案信息的自动式管控，应采用先进的数据库技术加上信息技术，维护档案信息的安全与安稳。

构建统一的档案数据标准及编码规章，解决档案信息彼此沟通互联的问题，在工程建造过程里，各参与方应按照统一标准规则开展档案数据的采集、整理和传输操作，保证档案信息呈现一致性与规范性。

着力档案数字化基础建设强化，配置先进的硬件设施和软件套装，采用大容量的存储设施、高速的网络设施等，增进档案管理的效率及质量。

3.加强信息技术应用

借助大数据技术对工程建设档案信息开展分析与挖掘，借助对海量档案数据的剖析，可找出工程建设时的潜在问题和规律，为工程建设决策提供科学的数据支撑，对不同地区、不同类型工程的质量数据展开分析，找到影响工程质量的关键要素。

在工程建设档案管理中，区块链技术可有效保障施工记录、验收资料等关键信息的安全与真实。例如，某大型桥梁项目将设计变更、材料检测报告等数据上链，利用其去中心化、分布式存储和加密防篡改特性，确保每一份档案一经录入便不可伪造或修改，各参建方可安全共享、追溯信息，大幅提升档案管理的透明度与可信度。

实施移动互联网技术推广，做到档案信息的移动化管控，工程建设人员可凭借手机、平板电脑等移动设备随时随地查找和利用档案内容，增强工作效率。

结语

新环境下，工程建设档案管理面临挑战与机遇。管理理念滞后、信息化水平低、人才不足等问题制约发展，创新管理对提升工程质效、支持后期运维和促进行业可持续发展意义重大。应通过更新理念、构建数字化模式、强化信息技术应用等策略推动创新。这需建设单位、档案部门和技术企业协同推进：单位需加大投入，部门提升服务，企业加强技术供给，各方共同强化人才队伍建设。未来，应紧跟科技与行业发展趋势，持续探索创新路径，提升档案管理水平，为工程建设提供有力支撑。

参考文献：

[1]石胜军.新环境下如何创新工程建设档案管理[J].城建档案,2021,(04):43-44.

[2]王雪娟.新环境下如何优化工程建设档案管理[J].建设监理,2024,(S01):42-44.