谈档案管理信息化建设的措施

摘要：档案作为社会一种基础性信息资源，是国家信息资源不可或缺的重要组成部分。因此，要加快档案信息资源的信息化进程，促进档案信息化建设，对档案工作更有效的服务于政务信息公开和物质文明、精神文明建设具有重要的意义。本文就档案管理工作现代化的要求、信息化档案管理工作的重要性、如何提高档案信息化建设水平、促进档案管理化做一阐述。

关键词：档案管理 ; 档案信息化 ; 信息化建设

信息技术的迅猛发展为档案事业实现自动化、数字化、智能化提供了坚实的基础，档案管理信息化建设成为当前档案事业发展的大趋势。计算机、网络、大容量存贮介质等现代科技手段在档案管理中的应用，极大地改变了档案资源在收集、整理、保存、利用等各个环节的管理方式，对档案管理水平、档案服务水平的提高具有至关重要的促进作用。

一、档案信息化建设的内容

1. 档案信息化建设的含义。档案信息化建设是指利用信息技术提高档案管理工作的现代化水平，重新确立档案管理的新情况、新原则和新理论，确立网络环境中档案管理和档案服务的基本框架和方法，实现档案信息的共享和社会化服务。是综合运用多门学科的知识和各专业的相互配合，各个部门之间互相协调以及多个环节为一体的复杂系统。档案信息化建设是从局部建设发展成整体建设，在宏观体制下进行全面的规划和实施，通过与电子政务建设相结合，逐渐成为国家信息化战略的重要组成部分。

2. 档案信息化建设的要求。档案信息化建设主要由五部分组成，其中包括基础设施的建设，基础设施主要指的是档案信息网络系统和档案数字化设备的建设，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建立先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化整体的效益 ; 应用系统的建设主要包括档案信息的收集、管理、利用和信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度和质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案服务的效果 ; 标准规范建设是指对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范并指导实施的过程，它相当于 “ 交通规则 ” ，对于确保计算机管理的信息和网络运行的安全畅通，具有十分重要的意义 ; 档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，档案信息化资源建设的主要内容有馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收 ; 第五个是人才队伍的建设，档案管理人才是关键。管理档案需要专业的人才，他们既要懂档案管理的业务，又要熟悉信息技术，所以必须是复合型人才。

二、信息化档案管理工作的重要性

我国社会经济迅速发展的同时，档案管理涉及到的内容和种类也不断的增加。假如现代仍然采用传统档案管理工作模式的话，不仅会影响档案管理工作效率的提升，同时也有相当大的局限性。因此，档案信息化的管理的强化，对于当前档案管理的整体效率以及管理水平，都有着极大的促进作用。另外，由于档案管理工作服务的对象主要的基层员工，因此，必须建立完善的档案管理体系，以此有效保证服务成果，才为广大的员工提供更加完善的服务。

三、单位档案管理体系建设完善措施

（一）管理者高度重视

首先领导者们应该意识到当今社会档案管理信息化的必要性，学会借助大数据时代特色进行档案管理工作，行政管理部门意识到信息化管理的重要性，成立专门的档案管理部，且档案部门明确自身定位， ‘ 懂得争取足够的经费和技术投入 ; 以中高层管理者为代表，呼吁大家共同掌握档案管理的实质内涵，将事务性工作与管理实践充分结合，突破传统登记壁垒，学习先进的管理模式和思想理念，利用信息技术和互联网科技提高档案管理的信息化程度。定期组织人员外出培训，能够去档案管理信息化比较健全的单位进行学习和经验交流，高薪优待聘请专业管理人才，能够提高企事业等机关单位的档案管理现代化进程。

（二）制定完善的檔案管理工作制度

在开展档案管理工作的过程中，必须制定完善的档案管理制度，要求档案管理工作人员严格的按照相关制度开展档案管理工作，才能实现推动档案管理工作有序发展的目的。首先，档案管理部门必须加强与其他部门之间相互交流与沟通的力度，才能确保档案管理工作顺利进行的同时，有效保证员工档案的管理意识有效提升，同时为档案管理工作的有效持续展开夯实基础。其次，作为管理人员，对于档案的重要性一定要正确的认识，唯有如此才能更好的从顶层开始，进行档案信息化管理建设的进程，为档案管理工作营造良好的氛围。

（三）科学合理的进行档案资源的数字化

档案资源的数字化是档案管理信息化建设的主要内容之一。在档案管理信息化建设过程中，很多单位花费大量的人力、物力和精力，不加区别地将所有馆藏原始档案资源进行数字化的转换，这种盲目的数字化资源建设是一种急功近利的行为，在很大程度上使档案管理信息化承担了巨大的风险。档案资源的数字化是档案管理信息化建设的基础工作，其重要性不言自明，但在具体的实施过程中，由于我国现阶段档案管理信息化还只定位于以纸质档案为主体，计算机和网络技术为辅助的管理模式，所以档案数字化也必须以此为前提。档案部门应根据自身特點和条件，确定档案数字化的范围，应将可公开的、社会利用率高、适于进行网络查询和全文检索的档案优先进行数字化处理，其它档案仍以条目检索为主。在档案数字化的处理过程中，还应采取必要的技术手段，加强对原始档案资料的保护。

（四）建设复合型的管理队伍

档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。提高档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。提高档案管理人员信息化工作技能。为尽快实现传统档案管理模式向现代管理模式的转变，档案管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识。档案管理部门还应创造必要的条件，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。

参考文献：

[1]洪斌 . 档案信息化建设与档案管理的几点思考 [J]. 黑河学刊， 2018.