数字时代企业档案信息化管理的策略研究

摘要：在数字化时代背景下，企业在进行档案管理工作时要根据档案信息化管理的特征，合理创新管理理念，完善管理模式。在进行档案管理工作时，相关企业也要革新技术体系，提高工作人员的档案管理能力和信息化素养，从而提高档案管理的效率，也让企业的档案信息可以发挥最大化价值。

关键词：数字时代；企业档案；信息化管理；策略

当前数字化时代已经到来，人们的生活方式发生了极大的变化，同时获取信息的渠道变得越来越多，信息传递的速度也越来越快，这也意味着企业的信息内容逐渐增多。为了满足新时代档案管理工作的要求，相关工作人员需要合理借助信息化手段，革新档案管理模式。在进行档案管理时，通过合理借助专业技术手段，可以提高档案管理的效率，减少档案管理的成本，同时还能够在调取档案信息时更具有效性。

一、强化数字档案管理工作的标准化建设

在数字时代背景下，企业进行档案信息化管理时，首先要强化数字档案管理工作的标准化建设工作，包括档案管理的流程、相关档案信息的储存模式、数据交换的标准等等。只有拥有明确的标准，企业在进行数字化档案管理工作时才能够按照标准高效展开各项工作。比如，在档案管理流程标准化建设方面，相关管理层人员需要规范档案的收集、整理、检索等环节，让工作人员可以根据职能权限和标准制度展开各项操作。又比如，在数据交换的标准化建设方面，档案管理人员可以制定数据交换的明确标准，让数据交换的方式更具安全性和可靠性，不同部门也能根据需求及时共享数据信息，提高相关档案信息利用的有效性。在高效展开数字化档案管理的标准化建设工作后，档案管理部门可以按照要求有序进行档案收集和整合工作，可以提高档案数据利用的效率和整体质量[1]。

二、建设高效的数字化档案管理系统

在数字时代，企业进行档案信息化管理时也需建设高效的数字化档案管理系统，相关系统是进行档案管理的关键，系统是否具备安全性，功能是否强大，都会影响到档案管理工作的效率。企业需要明确系统建设的目标，尽可能的优化系统模块，通过设置集成多元化功能，构建智能化检索引擎，可以让档案管理工作更具效率。企业相关人员在构建数字化档案管理系统之前，需要以确保数据安全和提高用户操作体验感为目的，明确系统构建的目标，然后再利用专业技术手段，构建功能强大的数字化档案管理系统。系统中应配备智能化检索引擎，它是档案管理系统的核心部分，它可以对相关档案信息进行深度分析，也为管理层工作人员的决策奠定基础。当前移动设备逐渐普及，因而移动互联技术也可作用于档案管理工作中。企业可以开发移动应用APP，让用户借助移动客户端，根据相关规则提取档案信息。通过构建高效的数字化档案管理系统，可以确保档案数据信息储存的安全性、数据信息调取的有效性，相关数字化档案也能够发挥最大化的作用，达到促进企业发展和加强企业不同部门工作人员之间的沟通的目的[2]。

三、加强对档案管理人员的培训和管理

在数字化时代背景下，企业为了提高档案管理工作的水平，在进行档案数据的信息化处理工作时，还需加强对工作人员的培训和管理，让工作人员可以清楚企业内部的档案管理制度，能够具备一定的信息化操作能力。在进行数字档案管理工作时，相关工作人员也可以合理借助先进技术手段，提高档案管理工作的效率。企业需要加强对工作人员的培训和考核工作，让工作人员可以在培训课程中了解和学习档案管理技术，清楚相关数据信息的分类和整合标准，可以根据岗位的职责与工作标准进行日常操作。企业也可构建健全的激励制度和绩效考核制度，让档案管理工作人员能够更加积极主动的学习专业知识，提高个人的综合能力。同时工作人员也能够在努力工作、达到业绩指标的前提之下获得相应的薪资待遇，促进个人的职业化发展。

四、完善安全保障机制

在数字时代背景下，企业进行档案管理工作时拥有了更多的信息化工具，同时也衍生出了信息安全方面的问题。为避免信息泄露、系统受黑客攻击等情况的出现，企业需要建立完善的安全保障机制，展开一系列的风险防案措施，确保档案数据信息能够更具安全性。相关措施内容包含构建加密系统、设置访问权限、进行网络安全防护机制构建等等。相关技术人员需要使用合理的加密算法，让拥有解密密钥的用户查看相应的数据信息，以此降低信息泄露的概率。在访问权限的设置方面，可以接受相应的控制手段，让经过授权的用户访问数据信息，进而避免其他用户访问或篡改信息内容。通过构建健全的安全保障机制，设置相应的安全防范措施，可以避免病毒入侵等风险的出现，借此也可以保障企业档案信息的安全性。

结束语

综上所述，在数字时代背景下，企业进行档案信息化管理时还需加强标准化建设工作，要构建高效的数字化档案管理系统，加强对相关工作人员的培训力度，构建健全的安全保障机制，以此提高档案数据信息管理的效率，确保数据信息的安全性。

参考文献：

[1]刘丽敏.数字化时代档案管理信息化建设探微[J].兰台内外，2024（4）：22-24.

[2]单振宇.大数据时代企业档案管理信息化建设研究[J].办公自动化，2024，29（1）：61-63.