基于数字化应用的档案系统架构

【摘要】数字档案系统建设是“十三五”、“十四五”档案建设的重要内容，本文围绕基于数字化的应用的数字档案系统架构、数字资源建设、成效等内容论述，旨在满足新时期新形势下用户对档案的需求，实现企业档案管理工作的转型。

关键词：数字化  档案系统  数字化应用  数字档案资源

1 前言

数字化已成为网络环境中实现各种线下工作和生活内容的新方式。档案数字化是指为适应日益增长档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对各种载体档案进行数字化转化，对档案信息进行采集、加工、存储、管理，开放档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。与传统档案管理相比，档案数字化应用更重服务，将档案从实体转化为信息，进入企业、社会大数据应用范畴，是传统档案管理发展的新方向。

2 传统档案管理困境

传统档案管理业务依赖档案管理人员进行文件单份管理、实体保管和利用，每个步骤都需要档案管理人员及用户在场，工作时间和场地有较大局限，工作效率难以提升，已经不能满足高效办公及用户对档案信息的需求；传统档案管理重“管”轻用，对档案信息的开发利用较少，档案信息“死”在库房里，不能满足大数据背景下用户对档案信息的获取和利用；企业作为社会经济活动的主体，面临着诸多机遇和调整，企业档案管理也随之面临着改进和完善的现实需要。

为改变传统的档案管理现状，接轨档案管理发展趋势，提升企业档案工作水平，建设基于数字化应用的档案系统十分必要。

3 数字档案系统

数字档案系统是基于数字化应用的思路进行架构，是将各个信息系统的文件进行统一收集、归纳、整理、分析、处理、展示，构建统一的数字化、集成化、一体化的档案资源平台，将传统基于文件、单一项目管理、依赖经验和个人的管理模式转变为通过平台关联、基于数据、标准规范的管理模式，提升数据信息的完整性、准确性和关联性，沉淀管理经验并共享复用，支撑不同专业、不同角色之间的档案服务需求， 为用户提供高效、便捷的利用服务，从而提升档案管理能力和服务质量，满足企业的需求。

数字档案系统能够提供不受时间和空间限制的服务，从而使得用户在办公区进行电子档案检索、浏览和下载，将过去以档案实体为中心变成以用户为中心的管理方式。

1234 数字档案系统架构

数字档案系统建设基于开放档案信息系统参考模型（ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system （OAIS） -Reference model）设计功能架构[2]，集成管理各门类数字档案资源，具备收集、元数据捕获、登记、分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、命名、移交、审计、备份、灾难恢复、用户管理、权限管理等基本功能，为电子档案的真实、完整、可用和安全提供首要保障，并达到灵活扩展、简单易用的基本要求。

数字档案系统架构较为繁杂，本文就以下几点重点描述：

44.1档案门类管理

数字档案系统具有管理文书、声像（照片、录音、录像）、科技、专业等各门类电子档案和辅助管理实体档案资料的功能，具备灵活的可扩展功能，包括档案资料门类的扩展管理、分类方案的扩展管理、适当的元数据方案扩展管理、电子档案移交包制作的扩展管理等。

4.1.1电子档案门类的扩展管理

电子档案是基于数字化应用的档案系统的重要资源，依据已经实施的元数据方案扩展管理新增电子档案门类，具备新增门类归档电子文件及其元数据的捕获、登记以及电子档案的分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、处置、统计、移交、审计、用户管理等一系列功能，使电子档案管理更加便捷。电子档案将逐步转变为档案的主要管理对象。

4.1.2实体档案门类的扩展管理

实体档案门类的扩展管理主要是新增的实体档案门类，具备新增实体档案门类的分类、编目、著录、检索、利用、鉴定、处置、统计、移交、审计、用户管理等一系列功能。

4.1.3分类方案的扩展管理

灵活配置各门类档案资料分类方案，支持对档案门类、年度、机构或问题、保管期限等著录项值域的扩展定义，尤其是多级机构或问题分类方案的扩展配置。随着检索条件的优化及管理的改进，档案的分类管理在本系统呈弱化趋势。

4.1.4元数据方案的扩展管理

适度扩展设置电子档案管理所需的元数据元素，配置生成基于可扩展标记语言（XML）格式的电子档案及其元数据移交数据包。电子档案门类的多样性要求元数据方案具有灵活的扩展性，以满足电子档案管理的“四性”要求。

4.2接收采集

基于数字化应用的档案系统能以在线或离线方式自动或半自动接收、采集形成于不同环境的，经过系统整理的各门类电子文件及其元数据，登记归档电子文件，并通过计算机文件名元数据等关键指针建立二者间的关联。

4.2.1文书类电子文件的接收采集

能自动接收并登记形成于办公自动化等业务系统的文书类电子文件及其相对应的元数据，采集形成于机关各职能部门的非公文类电子文件，分类、有序地存储电子文件及其组件，保证关于同一事由的往来文件及其组件完整并相互关联。

4.2.2声像类电子文件的采集

支持电子文件形成部门或档案部门上传或挂接照片、录音、录像等声像类电子文件，自动提取形成时间和背景、结构元数据，建立电子文件与元数据之间的关联。

4.2.3科技和专业类电子文件的接收采集

能自动接收并登记形成于研发系统、生产管理系统、财务系统等业务系统的电子文件及其相对应的元数据，采集形成于科研、生产、职能管理部门的科研、生产及其他专业电子文件，分类、有序地存储电子文件及其组件，保证关于同一事由或同一项目的电子文件及其组件完整并相互关联。

4.3分类编目

数字档案系统支持电子文件的分类、编目、命名和存储，完成电子文件的归档保存，辅助完成纸质等传统载体归档文件的分类、编目工作。

4.3.1分类组织

以自动或半自动化方式为各门类电子文件或传统载体归档文件的年度、机构或问题、项目代号、案卷号、件号、保管期限等分类项赋值，调整其排列顺序，从而完成电子文件或辅助完成传统载体归档文件的分类组织，维护关于同一事由的往来文件、组件的完整性和相互间的有机关联。

4.3.2归档存储

统筹电子文件和传统载体归档文件，根据分类结果自动赋予档号，完成归档过程。依据档号各构成项自动、逐级建立并命名文件夹，分类存储电子档案，并采用档号自动为电子档案命名；可使用第三方权威机构提供的技术手段，在适当时间生成电子档案原文的固化信息，提供验证途径。

4.3.3编目著录

以档号为基础，支持各门类电子档案题名、责任者、文件编号、时间、保管期限等元数据的著录，自动编制电子档案案卷级、文件级电子目录。根据档案著录的不同要求，为用户提供专门的著录窗口，实现下拉菜单、携带录入以及日历、时间轴等自动化著录工具，提升著录方式的自动化程度。

4.4检索利用

档案检索利用是基于数字化应用的关键点，为用户提供便捷、可靠的检索方式，是档案资源得以利用的前提。数字档案系统以权限管理为基础，支持多途径、多角度且易用的检索和利用方式，满足用户各类查档需求。

4.4.1档案检索

提供多种类型的检索方式，包括：不设定检索字段的简单检索（全字段检索），选定多项检索字段及其逻辑关系的高级检索，模糊检索和精确检索，跨档案门类检索，全文检索等。支持用户根据需要设定任意检索条件查找其权限许可范围内的数字档案资源，并能在检索结果中作更精确查找（二次检索）。其中全文检索打破了分类的局限性，提升了档案特别是电子档案的检索正确率和利用效率，是用户实现数字化应用的显著方式。

4.4.2档案利用

支持用户在权限许可范围内在线查看、打印目录数据或原文；对数字档案资源的下载进行审批，添加数字水印，授权阅读时间等，支持实体档案借阅的申请、审批、登记、归还等。支持档案号生成的二维码的扫描借用、归还等功能，提高档案工作效率。

4.4.3档案编研

档案编研是档案数字化应用的重要形式，支持用户开展档案编研工作，授权用户能建立编研计划、分配工作任务、建立编研素材库、复制粘贴数字档案内容信息、审核编研文稿、发布或下载编研成果等。

4.5鉴定统计

数字档案系统具备各门类档案资料的鉴定处置功能，具备对各种档案资料以及相关业务情况的统计管理功能。

4.5.1鉴定处置

支持各种类型的档案鉴定任务，包括档案密级或保管期限变更，档案续存、销毁、移交等，支持档案管理人员依据书面鉴定报告，通过直接修改密级、保管期限等著录字段，执行销毁、移交功能，完成档案鉴定处置任务；或根据实际需求，具备鉴定处置工作流功能，应能支持鉴定审批流程的配置、实施，包括发起鉴定任务、实施鉴定、审批鉴定意见、触发处置功能等；应留存销毁记录，包括销毁授权、销毁内容、销毁执行人、销毁时间等。

4.5.2统计报告

支持实体档案、数字档案资源室藏量的统计，应能灵活设定统计条件，包括：档案门类、保管期限、格式、大小、时间长度、类、卷、件、存储载体等；支持档案利用情况统计，包括但不限于：利用档案的职能部门及人次、利用实体档案和数字档案门类及数量、数字档案下载浏览量等；按照统计年报要求，通过统计报表、柱图、饼图或曲线等各类方式显示、打印统计报告。

4.6数字档案资源建设

数字档案系统架构满足了功能的实现，“巧妇难为无米之炊”，档案数字资源才是数字化应用的灵魂。

档案数字资源应从原有档案资源和未来产生的新的档案形式结合考虑，满足现在需求同时兼顾长远利益，后期数字化档案服务可提供信息检索、课程学习、照片检索、视频欣赏等全方位的服务，实现档案服务互动性、灵活性、实效性要求[1]。数字档案资源建设是持续不断的过程，需要时间的累积，本文主要从范畴和归档要求两个方面描述。

4.6.1数字档案资源范畴

基于数字化应用的数字档案资源应包含文书、声像（照片、录音、录像）、科技、专业等各门类电子档案、传统载体档案数字副本和数字资料等，其中，公务电子邮件、网页等门类的电子档案也是数字档案资源建设内容。

4.6.2数字档案资源归档要求

数字档案资源建设的基本要求是齐全完整、标准规范。

齐全完整性要求

归档保存的数字档案资源门类应齐全、完整，各门类电子档案或数字副本应齐全、完整，能够系统反映本单位履行主要职责的过程；关于同一事由的往来文件以及文件的组件应齐全、完整，文件之间的有机联系得以保存；各门类电子档案内容信息处于原始状态，基本元数据齐全、完整。

标准规范性要求

数字档案资源的收集、整理、编目、著录、格式、品质等应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）、《归档文件整理规则》（DA/T 22）、《档号编制规则》（DA/T 13）等国家标准或地方规范的要求[3]；参照国家相关标准规范设置、捕获电子档案元数据，采用包括文件实体、机构人员实体、业务实体在内的多实体元数据方案，元数据的赋值以自动捕获为主、手工著录为辅。

5 作用

数字化应用的档案系统主要作用在于打破物理局限，将档案实体转化成信息数据，并改变了传统档案管理模式。

566.1存量档案数字化、增量档案电子化

通过对电子文件归档和对纸质档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息。办公自动化系统、核心业务系统、财务系统及其他业务系统形成的具有保存价值的信息记录按照规范要求进行在线归档，形成电子档案，实现了存量档案数字化、增量档案电子化，促进档案工作向更深层次发展， 为数字档案资源建设打下坚实的基础。

6.2档案传输、利用网络化

数字档案系统的数字档案资源和传统载体档案信息的收集、存储、保管等均通过计算机网络传输，档案利用以网络为主，解决了多区办公带来的档案利用不便的困境，达到快捷、高效、共享的目的。

6.3利用服务知识化

数字档案系统融入内容管理、大数据等理念和技术，创新档案利用方式，对档案信息进行深层次加工，通过集成多个专业信息系统，解决档案信息系统孤岛问题，实现一站式服务，并主动为研发、生产、经营和管理提供全方位数字档案利用服务。

数字化应用是档案融入大数据时代的必经之路，数字档案系统无形中改变着档案工作方式和用户使用习惯，开启了企业档案工作转型的新阶段。而新阶段将充满未知和挑战，我们还需继续勉励前行！

参考文献：

1.彭华，高校图书馆声像服务工作中的数字化应用，图书馆2006年第3期（ No. 3. 2006）

2.电子文件管理系统建设指南，GB/T31914-2015

3.电子文件归档与电子档案管理规范，GB/T18894-2016