房建工程施工资料的归档与管理问题分析

引言

房建工程施工资料代表着工程质量、进度、成本及安全等信息，对其重要工作开展和竣工后的验收有着重要作用，而施工资料管理的质量在某种意义上直接反映出整个工程建设的质量和管理水平。在目前建筑设计、建造质量要求越来越高的情况下，施工资料的种类繁多，资料数量庞大，这就给资料管理带来很大的压力。虽然很多建筑企业都对施工资料进行过一些改进，但大多还是没有做好，如资料管理不够规范、资料归档不到位、管理方式比较简单化等问题还普遍存在。如何提高施工资料的管理水平，使资料管理更好地为工程服务，是很多建筑企业都急需解决的问题之一。通过对房建工程施工资料管理存在的问题进行分析，进而提出了具体的措施建议，以供工程管理人员参考应用。

一、房建工程施工资料管理中存在的主要问题

1.1 施工资料管理制度不够完善

施工资料管理制度对于资料归档、管理工作起到了规范的作用，但目前很多工程项目的施工资料管理制度并不完善。没有对资料的管理过程进行具体的制度化管理，或者仍然按照传统的做法，只是根据纸质文件来进行归档，并且没有使用现代化的管理和制度来约束资料管理。由于工程项目的复杂性以及工程项目会不断地发生变化，而传统的管理制度已经不能适应工程项目中大量的施工资料的类别和频繁变更要求。另外一些项目方也没有把工程资料进行了详细的分类与编码管理，在资料归档时没有统一的标准，也就不能按期地对工程资料进行整理归档，造成后期工程资料不能够及时地进行查询和利用。

1.2 施工资料归档不及时

施工资料归档的及时性是保证资料充分发挥作用的重要前提。有些项目并没有做到及时归档，有资料积压、归档滞后的情况发生，有时资料人员忙于日常施工工作，没有及时做好资料归档工作，有的时候也会有忘记存档或者是资料堆积的情况出现，因而有些资料没有及时归档。这样会造成后来查询、审计资料困难，甚至可能会因资料缺失而影响到项目的验收进度，拖延了整个工期。

1.3 施工资料的存储和管理落后的现象

随着信息化建设的进步，越来越多的建筑企业尝试着运用数字化的施工资料管理的办法来进行资料管理，但还是有很多项目是通过传统的纸质方式进行资料存储。这样以来不仅无法解决施工资料存取难、查检慢等问题，而且容易使资料出现磨损，丢失现象，在存储及检索资料方面也都非常不方便。就目前来讲，一些大型项目的资料存储都采用了此种方式。传统项目的资料存储不能满足现阶段工程建设资料需求的大体量数据来往要求，所以在这一方面的数字化、智能化的操作十分必要。

二、施工资料管理问题对房建工程的影响

2.1 影响工程质量控制与验收

施工资料是反映工程质量的直接证据，如实反映了工程建设过程全部信息及各项参数数据，资料管理不规范或者归档时间过晚，会导致质量监督时工程资料遗漏或有误，进而导致工程质量的评判以及验收质量标准出现偏差；工程中，不能够及时归档质量检查重要记录、隐蔽工程验收资料等都会导致无法正常完成工程验收工作，甚至不能将工程质量问题追溯到底，在此之后，工程没有办法完成正常合法性审批。

2.2 加大管理工作量及工作难度

由于施工资料没有合理的顺序，在现场会造成比较多的管理工作，且需要付出较大的管理成本；同时也会出现资料归档不及时、信息重复、资料丢失等情况，资料管理人员必须花费许多的时间来补充、查证、核对及整理等，直接延误了项目的进程，尤其是大型的房建工程，若资料管理不当，很可能会影响到整个项目的进度，以及增加一定的工程成本，而项目管理人员还需要处理大量的冗余资料，加大了自身的工作量，影响自身工作效率。

2.3 影响项目审计与合同管理工作

房建工程施工资料是项目审计、合同管理的重要资料，若施工资料管理不到位或不能及时归档，在项目审计时则会出现资料不完整的问题，无法作为审计的支撑资料，尤其体现在资金使用、工程变更及合同履行上，倘若没有完备的施工资料，则会使得审计结果出现偏差，项目财务核算以及审计报告均无法体现真实性。除此之外，在合同执行的过程中，如若缺少一些变更记录、确认单等相关资料，则会影响合同争议、变更情况等，导致影响项目的合法性。

三、优化房建工程施工资料归档与管理的对策

3.1 健全建筑施工资料管理规章制度

为了更好地管理好施工资料，房建工程项目的实施需根据实际的需求制订相应完善的施工资料管理制度，并规定好不同环节资料的归档、储存和使用等要求；施工资料管理需制度化、标准化，并符合项目全生命周期资料管理的要求，即从施工前的准备，到施工过程记录，再到施工后总结、归档等，所有资料都应在规定的时间内完成归档，以便后续查用。

3.2 推行数字化、信息化管理

为了更有效的提高施工资料管理的水平，在房建工程项目中进行数字化、信息化管理是势在必行的，利用现代的信息技术手段，可以将施工资料进行数字化存储，并且可以建立一套电子档案管理系统，实现了资料的统一存储和查找使用，解决了以往所出现的传统纸质资料存储占据大量空间、资料信息量庞大且不能及时、方便地查找到对应的内容的问题，有效地提高了资料的存储效率以及查阅的速度。

3.3 强化人员培训及履职尽责

施工资料管理工作的好坏取决于人员的素养，在落实施工资料管理制度过程中还需要强化人员的知识培养，从而有效提升参与人员对施工资料管理重视程度以及相关的技术水平。培训内容要围绕资料归档、整理、存放的基本知识点展开，并且可以通过借助信息化手段开展相应的数据管理和数据分析等工作。

3.4 完善监督与考核机制

施工资料管理必须有完善的监督和考核制度，项目管理部门要不定期地进行检查，并且及时归档；同时还要制定施工资料管理考核标准，把施工资料管理的工作完成情况纳入到项目整体绩效考核之中，如果施工资料不能按时归档或者有管理问题，则按照项目的有关奖惩办法处理。

结束语

施工资料的管理与归档在整个房建工程中有着重要地位，它直接决定了工程能否顺利开展以及后续验收和审计的质量情况。房建工程施工资料管理还存在着很多问题，包括管理不严格，归档工作不到位，记录存储技术落后等问题，针对这些问题，建筑企业要健全完善施工资料管理规章制度，加强数字化管理，提高工作人员业务素质能力，建立和完善监督机制。

参考文献：

[1] 房建施工资料管理信息化策略探讨 [J]. 何娟. 城市住宅,2021(04)

[2] 浅谈信息时代运用体系思维进行项目施工资料管理[J]. 余佳慧.珠江水运,2021(17)

[3] 浅析建筑电气工程施工资料创优要点[J]. 陈亚雄.智能建筑与智慧城市,2023(11)