会计档案电子化管理的风险与应对策略研究

引言

随着信息技术的快速发展，会计档案管理正经历从传统纸质模式向电子化管理的深刻变革。会计档案作为机关经济活动的重要凭证和历史记录，其电子化管理不仅是数字转型的必然要求，更是提升管理效率、防范信息风险的关键举措。当前，我国会计档案管理仍以纸质为主，从核算到监督各环节均依赖人工操作，这种管理模式已难以适应电子化、网络化的核算体系发展需求[1]。数字转型背景下，会计档案电子化管理能够有效整合数据资源，优化业务流程，为管理者提供实时、准确的决策支持，其必要性在提升档案管理质量、促进信息共享、降低运营成本等方面已形成广泛共识。

1 会计档案电子化管理的风险识别

1.1 技术风险

会计档案电子化管理的技术风险主要体现在数据安全、系统稳定性及技术应用的可靠性等方面。数据丢失风险源于存储介质的脆弱性及备份机制的不足，电子档案的数字化存储依赖于物理设备和云端服务器，硬件故障、自然灾害或人为操作失误可能导致数据永久性损毁。例如，服务器系统因电力中断或机械故障导致存储单元损坏时，未及时建立的多节点冗余备份机制将直接威胁档案完整性[2]。此外，数据迁移过程中因格式转换或版本兼容性问题引发的信息失真，也会造成会计档案内容的不可逆损失。

网络安全威胁构成技术风险的核心挑战。黑客攻击、恶意代码入侵及内部人员违规操作可能突破防护体系，造成档案数据泄露或恶意篡改。加密算法强度不足、访问权限管理漏洞或身份认证机制缺陷，均可能为外部攻击者提供入侵路径。此外，病毒程序通过电子邮件或恶意链接渗透系统，可能破坏存储文件或窃取敏感信息，其隐蔽性与传播性使得事后恢复难度极大。利比亚中央银行的案例表明，未及时修补系统漏洞可能导致核心会计数据被加密勒索，严重影响业务连续性。

2.2 管理风险

会计档案电子化管理作为传统管理模式的革新路径，其管理风险主要源于制度设计缺陷与执行偏差。在制度层面，部分单位尚未建立与电子档案特性相匹配的内部控制体系，表现为管理制度滞后于技术发展、职责划分模糊、操作规范缺失等问题。尤其在档案归档标准、存储安全策略、权限分配规则等方面缺乏系统性规范，导致管理活动存在随意性。例如，未明确规定电子档案元数据采集范围，可能造成档案信息的完整性受损；未建立动态更新机制，使得管理流程难以适应技术迭代需求。制度缺失为管理漏洞埋下隐患，使电子档案在生成、存储、调阅等环节面临不可控风险。

人员管理缺陷是诱发操作风险的核心因素。电子档案管理对从业人员的专业能力提出更高要求，既需掌握信息技术工具，又要熟悉会计档案管理规范。当前部分单位存在人员配备不合理现象，表现为专业背景与岗位需求错位、复合型人才短缺。在具体操作中，可能因误操作删除关键数据、错误配置访问权限、忽视安全防护设置等行为直接导致档案损毁或泄露。此外，人员培训机制不健全使得从业人员对新技术、新规范的认知滞后，应急处置能力不足。当系统故障或网络攻击发生时，因缺乏规范的应急预案和演练，可能导致风险处置延误，加剧损失程度。

2.3 法律风险

随着会计档案电子化进程的加速，法律风险成为制约其规范发展的核心问题。现行法律法规体系存在滞后性特征，表现在电子档案的法律效力认定、权属关系界定以及保管期限标准等方面缺乏系统性规定。例如，《会计档案管理办法》虽明确电子会计档案的法律地位，但具体到元数据管理、版本控制等技术细节尚未形成统一规范，导致部分单位在电子档案的归档范围和保管期限设定上存在操作偏差。这种规范缺失使得机关在面对司法纠纷时，可能因电子会计档案的可篡改性或保管不规范问题而丧失法律证据效力。

2 会计档案电子化管理的风险应对策略

2.1 技术层面的应对策略

会计档案电子化管理的技术风险应对需从系统架构优化、数据保护机制完善和信息技术应用创新三个维度构建防御体系。数据备份作为基础性防护措施，应建立多层级、多介质的容灾备份机制，通过本地磁盘阵列与云端存储的双活架构实现数据实时同步，采用增量备份与全量备份交替策略确保版本可追溯性。对于核心会计档案需实施异地异质备份，在地理分布上选择远离主数据中心的物理位置，并通过光盘、磁带等离线介质形成双重保护，有效抵御自然灾害或系统性故障导致的数据损毁风险。同时应建立自动化备份验证机制，定期执行数据恢复测试以确保备份数据的完整性和可用性。

2.2 管理层面的应对策略

在会计档案电子化管理过程中，管理层面的风险主要源于制度缺失、人员素质不足及管理协同性薄弱等问题，需通过系统化的管理策略进行防范。首先，完善管理制度体系是风险防控的基础性工作。应结合《会计档案管理办法》等法规要求，构建涵盖电子档案生成、存储、调阅、销毁等全生命周期的内部控制体系，明确各部门职责分工及操作权限。针对电子档案的特殊性，需制定标准化的业务流程规范，包括数据格式转换标准、元数据管理规范和版本控制机制，以减少人为操作的随意性。同时建立动态化的风险评估与反馈机制，通过定期开展合规性审查和第三方审计，及时发现制度漏洞并优化流程设计[3]。

2.3 法律层面的应对策略

在会计档案电子化管理的法律风险防控中，建立系统化的合规性审查机制是规避法律风险的基础性工作。机关需以《会计档案管理办法》《电子签名法》《网络安全法》等法律法规为核心依据，构建覆盖档案采集、存储、调阅、销毁全流程的内控制度。具体而言，应建立电子会计档案分类管理制度，明确不同类别档案的电子化保存标准及权责划分，确保技术方案与法律要求相匹配。例如，对于具有法律效力的原始凭证，需通过可靠的电子签名技术进行固化，并配套时间戳等防篡改措施，以满足《电子签名法》中关于数据电文原件形式的要求[4]。在档案管理系统设计阶段，应引入第三方法律合规审查，重点评估权限分级管理、数据备份恢复、审计追踪等功能是否符合《会计档案管理办法》中关于真实性、完整性、可用性、安全性"四性"要求。

3 结语

本研究以会计档案电子化管理的风险与应对策略为核心，系统分析了数字化转型背景下会计档案管理面临的新挑战与创新路径，提出构建"技术防护-制度规范-人员能力"三位一体的风险防控体系，具体包括区块链技术保障数据不可篡改性、动态加密技术防范信息泄露、智能合约实现业务流程自动化留痕等技术手段；通过建立分级授权机制、完善电子档案生命周期管理制度、制定跨部门协作规范等管理措施；以及通过开展专业技能培训、强化职业伦理教育、构建持续学习机制等人力资本提升路径，形成了具有可操作性的风险应对框架。

参考文献

[1]任榆琴.事业单位会计档案电子化管理现状与优化策略[J]. 兰台内外，2023（03）：73-74+80

[2]张明栋.会计档案电子化管理浅见[J]. 山东档案，2022（04）：56-57

[3]梁晨霞;王燕飞.新制度下如何做好地勘单位会计档案电子化管理[J].兰台世界，2021（S1）：61-62

[4]司惠菊;孙筠婷;薛迪.计财信息化下的会计档案电子化实践及启示[J].中国总会计师，2020（07）：154-156