人工智能（AI）在档案管理中的应用与挑战

引言：数字化转型浪潮下，机关档案管理正面临前所未有的机遇与挑战，传统档案管理模式在海量信息处理、信息价值挖掘和智能化服务方面日益暴露局限性，而人工智能技术凭借深度学习、自然语言处理等核心能力，正逐步渗透档案管理各环节。作为重要的机关单位，其档案管理信息化基础设施建设虽取得长足进步，但智能化应用仍处于起步阶段。随着技术成熟与实践深入，机关档案管理有望实现从被动存储向主动服务、从信息管理向知识治理的根本性转变。

一、人工智能在档案管理中的应用场景

（一）智能分类与高效编目

属于综合性机关单位范畴，其日常工作所涉及的是保密通信、网络安全、信息服务等诸多领域的专业档案。对于这些档案而言，传统分类方法在满足精细化管理需求方面存在困难，而人工智能技术借助先进的机器学习算法，拥有能够快速且准确识别档案内容特征的能力，进而实现自动化分类以及主题标注。此中心运用光学字符识别（OCR）技术针对纸质公文档案展开文字识别工作，并且与自然语言处理技术相结合来分析文本内容，通过系统自动提取关键信息，以此完成对档案类别进行判断并实现归档操作[1]。就中心内各部门的会议纪要、政策文件、工作报告等不同类型的公文来讲，AI系统凭借识别文件内容的功能，自动提取诸如文件标题、发文日期、密级等关键信息，完成元数据标注以及分类存储工作，不但提升了档案编目效率，而且有力保证了分类的准确性与一致性，从而为后续的档案管理工作筑牢了坚实的基础。

（二）精准检索与智能推荐

在执行机要通信保障、网络安全维护、信息服务等职能时，工作人员往往需要快速获取相关档案资料，对检索效率提出了更高要求。人工智能技术通过语义分析和知识图谱构建，能够深入理解用户查询意图，返回高度相关的检索结果。当中心工作人员需要查询“网络安全管理规定”相关档案时，基于知识图谱的检索系统可自动分析“网络安全”与政策法规、应急预案、操作规程等实体间的关联关系，精准定位相关档案资料，从而支持中心在网络安全管理方面的决策。智能推荐系统还能基于用户历史行为和工作职责，主动推送相关档案资源，当工作人员处理机要文件传输安全事务时，系统可根据上下文分析，自动推荐加密技术资料、安全操作规程等相关档案，提升用户体验和工作效率，帮助工作人员在短时间内全面把握相关保密信息。

（三）智能审核与价值鉴定

随着业务量增长，机关档案审核工作量与日俱增，人工智能技术通过构建机器学习模型，可对档案进行智能审核与价值鉴定，该中心利用图像识别技术检测档案的完整性与真实性，通过文本分析评估档案价值，应用于机要文件、保密资料等关键档案的审核工作。特别是对于涉密级别较高的重要公文档案，AI 系统可通过对比分析历史数据，识别潜在安全风险点，确保档案内容真实可靠，进而有助于维持中心安全管理评级，保障机关单位信息安全。AI 技术还能对档案保存价值进行智能评估，根据文件内容、使用频率、历史意义等多维度指标，给出档案保存期限建议，为档案鉴定工作提供科学依据[2]。

二、人工智能在档案管理中面临的挑战

（一）数据质量与标准化难题

人工智能模型的有效运行高度依赖于高质量、标准化的数据。然而当前的档案数据普遍存在格式不统一、内容不完整等问题。中心内不同部门提交的档案往往格式各异、标准不一，增加了 AI 系统处理难度。例如，保密通信科、网络安全科、信息服务科在文件报备过程中，提交的档案格式和内容结构存在差异，影响了 AI 系统的识别准确性。历史档案数字化过程中的质量问题，如扫描不清晰、元数据缺失等，也制约了 AI 技术的应用效果。机关档案管理特有的复杂层级结构和专业术语体系，更增加了数据标准化的难度，需要建立统一的机关档案元数据标准和处理规范，提升数据质量。

（二）技术与系统集成障碍

现有档案信息化系统分散独立，难以与新兴 AI 技术无缝集成。中心各部门使用的档案管理系统往往独立运行，形成“信息孤岛”，系统间数据对接和功能整合需要大量技术投入和时间成本。特别是对于涉及跨部门协作的档案管理，需要跨系统、跨部门的信息共享与协同处理，技术集成难度较大。现有系统架构往往难以满足 AI 技术对计算能力和存储能力的高要求，系统升级改造面临诸多挑战。机关档案管理系统对安全性和保密性的高要求，也增加了 AI 技术集成的复杂性，需要在确保系统安全的前提下推进技术创新。

（三）人才短缺与能力瓶颈

AI 技术在机关档案管理中的有效应用，需要既懂档案管理专业知识又熟悉信息技术的复合型人才，但当前档案领域此类人才普遍匮乏。作为专业性较强的机关单位，在人才引进方面具有一定优势，但专业档案管理人才仍显不足。特别是在 AI 技术应用方面，既了解机关档案管理特点、又熟悉 AI 技术的专业人才更为稀缺，这严重制约了 AI 技术在档案管理中的深度应用。中心现有档案管理人员对新技术接受程度不一，知识更新和能力提升面临挑战。机关单位传统管理模式与创新技术应用之间的文化冲突，也在一定程度上影响了人才培养和技术推广。

三、应对策略与未来展望

（一）强化技术融合与创新应用

应持续探索 AI 技术在机关档案管理全流程中的应用，从收集、整理到利用，实现全链条智能化。针对中心不同业务特点，开发差异化的 AI 应用方案。对于机要通信档案，可引入基于深度学习的安全风险预警模型，对重点环节档案进行智能监测。对于网络安全相关档案，可引入知识图谱技术，挖掘安全风险因素间的关联关系。中心还可充分利用现有信息化基础，开展 AI 技术与档案管理深度融合研究，推动技术创新。引入 AI 辅助的档案编研工具，自动分析中心各类业务数据，生成工作趋势报告，为中心管理决策提供支持。建立档案智能分析平台，对机关文件进行深度挖掘，提取关键信息，形成知识资源库，提升档案资源利用价值。

（二）构建档案知识服务体系

基于丰富机关档案资源而构建涵盖政策法规、工作流程、历史记录等多维度的知识服务体系以实现档案资源深度关联与智能挖掘，通过对中心历年工作档案深度分析建立业务知识图谱来揭示各项工作内在联系和发展脉络[3]，比如通过知识服务分析网络安全管理与机要保密工作关联性为制定综合安全策略提供数据支持，通过分析历年重大事件处理记录总结经验教训给应急管理提供参考，且中心可建立机关档案知识共享平台在保障信息安全前提下促进知识流通与利用以提升机关工作效率和服务质量，针对重点业务领域提供精准知识服务支持业务创新和管理优化进一步提升中心工作水平。

（三）完善伦理与法律保障机制

针对 AI 技术在机关档案管理中的应用，需建立健全包括制定 AI 技术应用指南以规范数据使用行为、防止因算法偏见导致不公正结果在内的伦理规范和法律保障机制，对于涉及国家秘密和工作敏感信息的档案要制定严格的访问控制和安全处理规范，虽已建成的信息安全基础设施为数据安全提供了硬件保障，但仍需完善数据安全策略、建立常态化的风险评估和应急响应机制以确保档案数据合法合规利用。同时加强与法律、伦理等领域专家合作共同研究相关伦理法律问题为技术应用提供规范指导，且建立 AI 技术应用的监督评估机制定期评估技术应用效果和安全状况并及时调整完善以确保始终符合机关单位档案管理要求。

结语：人工智能技术与机关档案管理的深度融合，正从根本上改变着档案资源的组织方式和价值实现路径。作为机关单位，通过 AI 技术应用不仅提升了档案管理效率，更拓展了档案资源服务广度与深度，使档案从静态存储转向动态知识资产。未来研究可着力探索机关档案智能处理、知识计算与决策支持的深度融合，推动机关档案管理迈向智慧化新阶段，为提升政务效能和服务质量提供有力支撑。

参考文献：

[1]刘洪，王海峰. 人工智能应用于档案管理面临的挑战与对策 [J]. 兰台世界， 2025， （06）: 25-28.

[2]张茜雅，刘越男. 并行数据：人工智能应用背景下档案管理的新议题 [J/OL]. 浙江档案， 1-13[2025-06-27].

[3]黄静. 基于人工智能背景下的档案数字化管理创新策略 [J]. 兰台内外，2025， （13）: 25-27.