基于企业档案保管与利用过程中的风险及对策分析

随着企业数字化转型的不断深入，档案作为核心信息资源，其重要性逐渐凸显出来。档案必须是直接形成的原始记录，具有存储信息和传递情报的功能。但是从目前阶段来看，大部分企业在日常的经营管理中，侧重于业务、成本等方面的管理，而对于档案管理的重视程度不足，使企业档案在保管与利用过程中面临着许多风险[1]。国家档案局数据显示，2025 年超 40% 企业仍沿用纸质档案管理制度，导致电子档案失真率达 15% ，档案泄露事件同比上升 23‰ 。因此，如何有效应对企业档案保管与利用过程中产生的风险，已经成为现在相关工作人员主要探究的问题。

一、企业档案保管与利用的阐述

企业档案是企业研发、生产、经营活动的原始记录，具有凭证性与参考性。企业档案的保管与利用涉及收集、分类、存储、借阅、数字化等环节，需遵循《档案法》《企业档案管理规定》等法规，确保档案的完整性、真实性与安全性。企业档案的保管与利用是企业档案管理的重要环节。保管主要是确保档案的安全、完整以及长期可调阅，而利用则是在满足企业内外部对档案信息的需求，支持企业的决策、运营与发展，为这些提供基础保障[2]。企业档案的保管与利用是相辅相成的，共同构成了企业档案管理的核心体系，对于企业的整体发展与运营具有重要的现实意义。

二、企业档案保管与利用过程中的风险与原因

1.档案人员安全风险意识与责任意识较薄弱

从目前阶段来看，大部分企业档案人员在日常的工作中，对于档案安全的重视程度不足，缺乏相应的风险意识与责任意识，可能会出现疏忽大意、违规操作等行为，无法保障企业档案信息的完整性与真实性。这是由于企业对于企业档案管理人员缺乏系统化的培训与考核，使他们没有意识到档案安全的重要性，影响到企业档案管理的效果。

2.档案资料利用制度建设有待完善

在我国经济不断发展的背景下，企业的业务逐渐拓展，对于企业档案利用的需求日益增长，现有的档案资料利用制度已经不能满足企业的实际发展需求。在档案资料利用制度不完善的情况下，可能会导致档案利用过程中出现混乱、丢失等问题，甚至出现档案信息泄露的风险，对企业的发展造成不利因素。这主要是由于部分企业在制定档案资源利用制度时，往往是学习其他企业，将其制度“照抄照搬”到本企业，缺乏对企业实际情况的融入，使其与企业的发展需求和战略部署不匹配。同时，一些企业在实施档案资料利用制度的过程中，忽视了执行与监督的环节，难以有效保障企业档案资源利用制度的实施效果。

3.电子档案常出现不可读及失真情况

在档案信息化进程不断推进的背景下，电子档案在企业档案管理中的运用比例逐渐增加，虽然推动了企业档案管理的信息化发展，但给企业档案管理带来了新的挑战。在电子档案保管与利用的过程中，常常会出现不可读取或失真的情况，如文件格式不兼容、数据损坏等，不利于有效运用企业档案信息[3]。这是由于企业档案管理人员对于信息技术的掌握不够深入，并且企业在电子档案管理方面缺乏统一的标准与规范，使电子档案在存储、传输等方面存在一些问题。

三、企业档案保管与利用过程中风险的对策

1.树立和强化风险意识，促进业务素质的提升

在新时代背景下，企业应该组织档案保管与利用，提升档案管理人员的认知，帮助探秘梳理和强化风险意识，促进他们业务素养的不断提升。一方面，加强安全教育。企业需要定期组织档案人员进行安全教育活动，将档案安全相关内容系统化地传输给他们，提高他们对档案安全的认识，有助于增强他们的风险意识和责任意识。在这样的安全教育培训活动中，能够将安全理念贯彻落实到企业一线档案管理人员中，提升他们的业务素养，确保企业档案的完整性与真实性。另一方面，建立考核机制。企业应该将档案安全纳入到档案人员的绩效考核体系中，对工作表现较为优秀的人员给予表扬与奖励，调动档案管理人员的工作积极性，使他们能够全身心地投入到工作中。同时，需要对违反档案管理规则的人员进行严肃地处理，做到“深入追责”，有助于强化企业档案管理人员的风险意识。

2.建立有效的、科学的、系统的管理制度

完善的制度是开展企业档案管理工作的基础，也是应对企业档案保管与利用的关键途径。因此，企业应该重视管理制度的建立，从企业的实际情况与发展趋势出发，建立有效的、科学的、系统的管理制度。通过制定完善的档案资料利用制度，能够明确档案利用的范围、方式、流程等，为档案利用流程有序进行提供基础保障[4]。同时，企业应该建立完善的制度执行监督机制，严格规范企业档案管理人员的工作行为，并对档案资料利用制度的情况进行定期抽查与评估，确保档案资料利用制度有效落实到企业档案管理中。除此之外，企业应该针对电子档案管理制定统一的标准与规范，使电子档案的格式、存储、传输等要求保持高度一致，有助于提升电子档案的可读性与可用性，为企业档案管理与利用奠定坚实的基础。

3.强化网络环境下的档案利用安全防范

随着我国信息技术的快速发展，信息技术已经被企业广泛运用到档案管理中，实现了档案的信息化建设。但是，在电子档案的保管与利用中，存在一些不足之处，难以充分发挥出企业档案的利用价值。因此，企业需要强化网络环境下的档案利用安全规范，不断提升企业档案信息的安全性。企业可以引入先进的网络安全技术，如防火墙、入侵检测系统等，不断完善电子档案管理系统，实现对其全方位的安全防护，预防受到黑客攻击而导致信息泄露的情况。同时，企业档案管理人员应该定期对电子档案进行备份处理，并建立数据恢复机制，使删除的档案信息在几天之内恢复，避免出现误删或数据损坏的情况。

结束语：

综上所述，在大数据时代下，企业档案在保管与利用过程中面临着较大的风险，严重威胁到企业的利用与发展。因此，企业管理人员应该重视档案管理工作，积极对其进行探究，充分发挥出企业档案管理的运用价值，提升档案信息的安全性与真实性，为企业档案的保管与利用提供基础保障。通过梳理和强化风险意识、建立有效的管理制度以及强化网络环境下的安全防范等对策，可以有效降低这些风险的发生概率，提升企业档案利用的效率，保障企业档案管理的安全性，促进企业档案保管与利用过程顺利地进行，为企业的决策与战略部署提供强大支撑。

参考文献：

[1]张莹,金耀鹏,刘文山,等. 总体国家安全观下企业档案安全风险识别治理研究——以国网海东供电公司涉密档案管理为例 [J]. 档案管理, 2025, (01): 89-92.

[2]黄会. 高质量发展背景下企业档案风险防控体系的构建 [J]. 兰台内外, 2024, (28): 74-76.

[3]苗青. 提升思想境界，创新管理手段，完善国有企业档案保密工作机制 [J]. 兰台内外, 2022, (16): 82-84.

[4]张丽. 大数据时代下加强企业档案信息化保密管理的有效策略 [J]. 中国管理信息化, 2021, 24(14): 172-173.