数字档案管理中基于大数据的智能检索技术研究

摘要：伴随工程建设、教育管理等领域档案数据量不断增大，高效、精准信息获取需求靠传统检索方式已难达成，新的解决方案随大数据技术发展被给予档案管理，其中以大数据为基础的智能检索技术可凭借全文检索、自然语言处理、知识图谱等途径，实现档案信息关联、高效分类与搜索，本研究就大数据环境里数字档案管理的变革予以探讨，着重探讨智能检索技术在工程建设档案管理中的应用价值。

关键词：数字档案管理；大数据；智能检索；工程建造实施档案；信息安全

伴随着社会信息化的进程，档案管理朝着数字化方向加速迈进，人工分类、检索为传统档案管理所依赖，信息检索效率欠佳，难以招架规模巨大、情况复杂的数据体系，在工程实施建设、政府事务管理、教育相关机构等范围，对档案数据进行存储和查询的需求极为突出，尤其就大型建设项目的情况而言，囊括立项审批的流程、施工阶段所日志、监理提交的报告、竣工阶段的验收等，怎样对这些档案数据进行高效的管理及利用成为亟待解决的课题，凭借大数据与智能检索技术融合为档案管理赋予新思路。

1、数字档案管理概述

1.1数字档案的概念与特征

档案信息借助电子形式进行存储、管理和检索的情况称作数字档案，它彰显传统纸质档案达成了数字化的蜕变，属于现代信息技术发展衍生的关键产物，跟传统档案作比较，具备数据量庞大、存储方式灵动特点的数字档案[1]。能保存于本地服务器、云存储平台亦或分布式数据库当中，解决掉纸质档案存储空间受限的麻烦，同时采用压缩、索引等方式增进存储效率。其格式呈现多样化，内容在结构上展现出复杂性，囊括文本、图片、视频片段、声音、表格等多样类型，说不定会有嵌套的数据结构存在。

1.2数字档案管理在工程建设中的应用

建设项目在立项、规划、设计、施工、验收各阶段形成的文档资料即工程建设档案，含有政府批准文件、施工方案规划、监理日志记录、质量检测相关报告等，这些档案对工程质量监管、法律合规审查、项目评估等工作意义非凡[2]。在大型建设项目实施阶段，通过数字档案管理促进多部门之间的协作，增进档案共享的效率，杜绝信息传递滞后引起的管理混乱和审批推迟问题，助力政府管理部门、施工单位、监理机构、设计院等相关主体实时查看最新工程档案，助力沟通效率的上扬。同时工程档案涉及的文档类型十分多样，管理存在着较高的难度值，就像益阳师范学校提质搬迁工程 其涉及立项审批、资金拨付、施工合同、验收报告等多类文件，在传统人工管理方式下文件归档易不规范且查找不易，数字档案管理系统可借助智能分类、全文检索等手段提升文件存取效率[3]。此外需对工程建设进度开展动态监测，施工过程里出现的变更、延期、验收情况等需马上反馈给管理层，经大数据分析赋能的数字档案系统，可拥有工程进度可视化、风险预警等相关功能，为管理者给予数据支撑，一般而言建筑工程档案需长期留存，以适应后续维修、质量溯源、法律诉讼等实际需求，数字档案不仅实现物理空间节省，亦能借助分布式存储、区块链等技术保障档案的完整性与不可篡改性，适配建筑工程档案管理的合规要求。

2、大数据智能检索技术概述

2.1智能检索的基本框架

智能检索基本框架由数据采集、数据清洗、索引构建、机器学习优化以及智能搜索与推荐等环节组成[4]。数据采集关乎从多个来源收集结构化与非结构化的资料，然后实施格式标准化的处理，去重、纠错、格式规范等均属于数据清洗范畴，以此维持数据的精准度和统一性，当处于索引构建阶段利用倒排索引、向量空间模型等方式提高查询效率，凭借深度学习、强化学习等途径，机器学习优化持续对检索结果排序做优化，保证用户可迅速获得最具相关性的信息。基于领域本体的语义检索框架（图1），该框架通过对用户提问进行词性标注、概念抽取与三元组匹配，将自然语言查询映射为本体结构中的语义关系。

2.2智能检索技术的核心方法

为提高搜索的准确性和效率 智能检索技术主要依托多个核心方法，其中倒排索引方式被全文检索技术（如ElasticSearch等）所采用，在海量文档中迅速锁定关键词，给予高效的搜索实力，借助自然语言处理（NLP）技术能分析文本上下文语义关系，采用TF - IDF、BERT等算法增进对搜索结果的理解能力，杜绝因关键词差别造成的检索失败。知识图谱技术凭借搭建实体关联网络，采用图结构存储档案内容，令不同类型文档之间搭建起逻辑关联，让用户能顺利进行语义层面的搜索与关联查询[5]。

2.3智能检索技术在数字档案管理中的应用

处于工程建设档案管理的阶段，多个场景均能应用智能检索，例如凭借关键词检索技术，特定的项目批复、施工合同及验收报告可由用户快速查找出[6]。结合语义搜索体系，系统能把握查询意图的含义，即便关键词存在差异仍可返回相关内容，优化搜索的精准效果，此外实现自动分类与推荐可借助智能检索系统，以用户历史查询记录为依据推送相关档案资讯，减少查找耗费的时长，促进工作成效，例如在益阳师范学校提质搬迁项目的档案管理实践里，能运用智能检索技术快速定位某一建设阶段的所有关联文件，给出数据分析相关的支持，为管理者实施决策提供基础依据。

3、工程建设档案管理中智能检索的应用

3.1工程档案的管理需求分析

工程建设档案管理牵扯立项、规划、施工、验收等多个工作环节，囊括政府批复文件、设计图纸、施工记录、质量检测报告等诸多数据，鉴于工程档案存在数据类型多元、存储规模巨大、检索需求繁杂等特性，检索效率与准确性方面传统人工管理方式呈现出明显局限。工程档案所含的信息量极大，关涉的文档格式杂乱，各部门生成的档案格式差异明显，说不定涉及PDF、CAD图纸、Excel表格、文本文件等形式，管理难度因这种数据异构性而增加，同时由于工程项目的周期偏长，档案信息需实施长期存储，而且不同阶段有着相异的查询需求，就如项目建设进程里需查阅施工日志、设计变更记录，竣工之后 或许更多关联到验收报告、合同备案之类[7]。因此怎样高效地对这些档案开展分类存储与检索，成为提升工程管理工作效率的重大课题。

3.2应用实例：智能检索技术在工程档案管理里的体现

智能检索技术在工程建设档案管理方面的应用可极大提高信息获取的效率与精确性，采用语音识别和OCR（光学字符识别）技术实现，可把手写文件、会议纪要等非结构化数据自动转换为可搜索的文本形式，促进数据的利用水平，基于大数据赋能的档案分类技术，可凭借机器学习算法对工程批复、监理文件、验收报告等执行自动分类，让文档存储的有序性凸显，便于开展后续的检索。智能检索可以跟知识图谱技术相整合，针对工程档案间逻辑关系进行建模，好比建立施工记录、质量检测、验收结果等信息的相关联系，使管理者借助语义查询快速获取和某一工程节点有联系的所有文档。

3.3案例分析：对益阳师范学校提质搬迁工程档案实施管理

采用益阳师范学校提质搬迁工程作为实例，该项目关联大量审批文件、施工合同、监理报告、验收材料等档案资讯，传统档案管理依靠人工去完成分类与存档操作，难以达成高效检索的要求，就该工程的档案管理而言，信息检索和管理流程可借助智能检索技术得以优化。如基于内容的信息检索（图2）。

可借助ElasticSearch联合NLP（自然语言处理）技术的手段，对所存储的工程档案实施索引操作，实现对全文检索和语义搜索的支持，增进查询的精准水平，例如可由管理人员输入“2022年施工进度报告”，系统可借助智能手段匹配所有相关文件，不只是局限于文件名中的关键词筛选。

其次采用知识图谱技术，可搭建各类文件彼此的关联，若进行某一施工单位的查询操作，可自动呈现该单位在整个工程项目里的全部相关文档，含有合同、整体验收记录、变更通知文档等，此外实现自动分类和推荐可采用深度学习算法，将不同阶段档案文件开展智能归类操作，减少人工针对档案文件做整理的工作量，提升档案检索的效率，应用这些智能检索技术，推动益阳师范学校提质搬迁工程的档案管理实现高效与系统化，为后续的工程管理赋予了有效的数据支撑力。

应用智能检索技术到工程建设档案管理中，不仅拉高了数据检索的效率水平，还带动了档案管理智能化水准上扬，以大数据分析、知识图谱、OCR等技术手段为依托，基于大数据等技术手段 工程档案管理可达成自动归档、精准检索、关联查询等一系列功能，为工程建设呈上更具科学内涵、高效特性的信息管理规划。

总结：就工程建设、管理等领域不断增大的档案数据量而言，怎样做到高效、安全且精准地进行信息存储与检索，不仅牵涉管理的效能，更关乎决策科学性和执行精准性的达成，以自然语言处理、知识图谱、深度学习等方式实施的智能检索技术，使档案信息的组织模式朝着智能化迈进，检索结果的精准度进一步提高，大幅提升了档案的利用水平。在工程建设范畴内，应用智能检索有效优化了档案管理的流程，增进了各部门间的协作效率，亦为数据的安全保存和长期存储兜底，随着大数据、人工智能、区块链等技术不断推进，未来档案管理将朝着智能化、精准化、高效化大步迈进。

参考文献：

[1]庄冰冰.大数据驱动下数字化档案创新管理模式探讨[J].兰台内外，2024，（28）：4-6.

[2]崔瑜珊.数字化转型背景下煤炭企业档案管理发展路径探析[J].兰台内外，2024，（22）：28-30.

[3]范海艳，张尉斌.大数据时代下档案管理工作的数字化转型[J].办公自动化，2024，29（08）：57-59.

[4]宁寒松.大数据视域下档案信息安全风险及管理体系构建[J].办公室业务，2024，（03）：34-36.

[5]张蕊.大数据时代档案管理方式的转变[J].兰台世界，2024，（01）：99-101.DOI：10.16565/j.cnki.1006-7744.2024.01.26.

[6]赵传国，李奉娟，赵雅婷.基于大数据技术的数字档案管理与应用研究[J].山东档案，2023，（04）：56-57.

[7]裴海霞.大数据时代档案服务工作研究[J].黑龙江档案，2024，（01）：180-182.