新时代机关单位档案服务于决策参考的路径与效能提升研究

1 引言

档案作为机关单位工作的真实记录，蕴含海量有价值信息，是决策参考的重要依据，但受传统管理模式束缚等因素影响，机关单位档案在服务决策参考方面存在诸多瓶颈，难以充分发挥价值。在此背景下，深入探究新时代机关单位档案服务于决策参考的路径，不仅是档案管理工作创新发展的内在需求，更是推动机关单位治理体系与治理能力现代化的关键举措。

2 新时代机关单位档案服务于决策参考的挑战

2.1 档案共享机制不健全

第一，档案共享平台建设滞后，未搭建统一的跨部门档案共享系统，各部门多依托独立档案管理平台开展工作，平台间技术标准不兼容、数据接口不互通，档案资源无法在不同部门间顺畅流转，形成“信息孤岛”。第二，档案共享范围界定模糊，未明确不同类型档案的共享对象、共享权限与共享流程，导致部分可共享档案因权限不清无法对外开放，或涉密档案因管控不严存在共享风险，共享边界缺乏规范。第三，档案共享数据标准不统一，各部门档案分类、著录规则、格式要求存在差异，同一类档案在不同部门的存储形式、信息字段不一致，跨部门共享时需额外进行数据转换与校对，增加共享成本，降低共享效率。

2.2 档案利用效率不高

第一，档案检索方式传统低效，仍以人工检索、单一关键词检索为主，未引入智能检索技术，无法根据决策需求精准定位相关档案，检索过程耗时较长，且易遗漏关键档案信息，影响利用效率。第二，档案数字化转化率低，大量历史档案仍以纸质形式存储，未完成数字化扫描与著录，部分已数字化档案仅实现简单图像存储，未进行结构化处理，无法通过数字化平台快速调用，利用便捷性差[1]。第三，档案资源整合程度低，未对分散在不同科室、不同时期的档案进行系统整合，同一决策主题相关的档案分散存储在多个位置，需逐一查找、拼凑，无法形成完整的档案信息链，增加利用难度。

2.3 档案服务意识不强

第一，档案工作人员被动服务心态明显，多以“等待查询”的模式开展工作，未主动对接机关单位决策需求，不主动了解各部门项目推进、政策制定等工作动态，缺乏提前整理相关档案资源的意识，仅在接到明确查询请求后才提供服务，无法实现档案服务与决策需求的前置衔接。第二，对档案服务决策的价值认知不足，部分档案工作人员将工作局限于档案收集、整理、保管等基础环节，认为档案服务仅为“提供查询”，未认识到档案中蕴含的历史数据、案例经验对决策的支撑作用，忽视对档案价值的深度挖掘，导致档案服务停留在基础层面。第三，缺乏针对决策需求的服务规划，未结合机关单位年度工作重点、中长期发展目标制定档案服务计划，未明确不同决策场景对应的档案服务内容与方式，档案服务缺乏系统性与前瞻性，无法持续为决策提供精准支撑。第四，与决策部门沟通协作不足，未建立与业务科室、决策层的常态化沟通机制，不主动收集决策者对档案类型、信息维度、呈现形式的需求反馈，仅依靠自身经验判断提供档案服务，导致服务内容与决策实际需求脱节，难以满足决策者多样化需求。

3 新时代机关单位档案服务于决策参考的路径

3.1 健全档案信息共享机制

第一，推进统一档案共享平台建设，由机关单位牵头搭建跨部门档案共享系统，明确平台技术架构与功能模块，统一各部门档案管理平台的技术标准与数据接口，实现不同部门平台间的无缝对接，打破“信息孤岛”，确保档案资源在各部门间顺畅流转，满足跨部门决策参考需求。第二，明确档案共享范围与规则，结合档案涉密等级与使用需求，划分共享对象类别，细化不同类别档案的共享权限，制定标准化共享流程，通过系统权限设置实现精准管控，既保障可共享档案的高效流通，又确保涉密档案的安全管理[2]。第三，统一档案共享数据标准，组织档案管理专家、各部门业务骨干共同制定档案分类、著录规则与格式要求，明确档案信息字段的统一规范，开发数据转换工具，对现有不同格式的档案数据进行标准化处理，降低跨部门共享时的数据转换成本，提升共享效率。

3.2 提升档案利用服务效能

第一，优化档案检索方式，引入智能检索技术，开发语义检索、模糊检索、多维度组合检索功能，用户可通过决策主题、时间范围、业务领域等多关键词精准定位相关档案，同时设置检索结果排序功能，缩短检索时间，减少关键信息遗漏，提升检索效率。第二，加快档案数字化转型，制定档案数字化工作计划，按“先重要后一般、先近期后远期”的原则，对纸质档案进行全面扫描、著录与结构化处理，提取档案中的关键数据并建立索引，搭建数字化档案管理平台，实现档案的在线检索、查阅与下载，提升利用便捷性。第三，深化档案资源整合，按决策主题对分散在不同科室、不同时期的档案进行系统梳理与归类，建立主题档案数据库，标注档案间的关联关系，形成完整的档案信息链，方便决策者一站式获取相关档案资源，降低利用难度。

3.3 强化档案服务意识培育

第一，树立主动服务理念，组织档案工作人员定期对接机关单位各部门，通过参加业务工作会议、开展需求调研等方式，实时掌握各部门项目推进、政策制定等工作动态，提前梳理与决策相关的档案资源，建立“需求预判—资源准备—主动推送”的服务模式，实现档案服务与决策需求的前置衔接，变“被动等待”为“主动服务”。第二，深化档案服务决策价值认知，开展档案价值专题培训，邀请档案管理专家、机关单位决策层分享档案在政策制定、风险防控、经验借鉴等方面的典型应用案例，组织工作人员学习档案服务决策的理论知识与实践方法，让工作人员充分认识档案对决策的支撑作用，主动将工作重心从基础管理向价值挖掘延伸[3]。第三，制定针对性服务规划，结合机关单位年度工作重点、中长期发展目标，联合各业务部门共同制定档案服务计划，明确不同决策场景对应的档案服务内容与服务方式，细化服务时间节点与责任分工，确保档案服务的系统性与前瞻性。第四，加强与决策部门沟通协作，建立档案部门与业务科室、决策层的常态化沟通机制，每月召开沟通会议收集决策者对档案类型、信息维度、呈现形式的需求反馈，建立需求台账并定期更新，根据反馈及时调整服务策略，确保服务内容与决策实际需求高度契合，满足决策者多样化需求。

结束语：

本文围绕新时代机关单位档案服务于决策参考的路径与效能提升展开研究，形成“挑战剖析—路径响应”的完整研究逻辑，为档案服务决策参考，提供了实践指引。未来，可进一步探索人工智能等技术在档案服务决策中的深度应用，以便为档案服务效能持续提升，提供更具针对性的理论与实践方案。

参考文献：

[1]李长富.机关事业单位档案信息资源开发利用实践[J].办公室业务,2025,(15):23-25.

[2]常延芳.推进机关事业单位档案管理工作规范化与标准化建设的路径探析[J].办公室业务,2025,(12):62-64.

[3]刘春玲.浅谈新时期如何做好机关事业单位档案管理工作[J].兰台内外,2025,(16):62-64.