浅谈县级医院档案的规范化管理

一、引言

县级医院是连接城市大医院与基层医疗卫生机构的纽带，承担着医疗救治、预防保健、科研教学等多项任务。档案记录了医院的管理决策、医疗活动、科研成果等重要信息，是医院发展的历史见证和宝贵资源。加强档案的规范化管理，能够提高档案的利用价值，为医院的各项工作提供有力支持。

二、档案管理规范化与标准化的重要性

1. 提高档案管理效率

规范化与标准化的管理流程能够使档案的收集、整理、归档和检索更加有序，减少人工操作的繁琐和错误，大大提高档案管理工作的效率。例如，统一的分类标准和编号规则可以让档案管理人员快速定位所需档案，节省查找时间。

2.保障档案质量

明确的档案管理规范和标准有助于保证档案内容的真实性、完整性和准确性。对文件材料的审核、签字盖章等手续的严格要求，能够避免档案信息的缺失或错误，确保档案的质量，为后续的利用提供可靠依据。

3. 促进信息共享与利用

标准化的档案管理便于实现档案信息的数字化和网络化，打破信息孤岛，促进不同部门之间的信息共享。同时，规范的档案管理使得档案的检索和利用更加便捷，能够及时为单位的决策、业务开展等提供有价值的信息支持。

三、县级医院档案管理现状及问题

（一）档案意识淡薄

单位的档案人员关于档案的重要性给领导“宣传”不到位，使得部分医院领导和工作人员对文书档案管理的重要性认识不足，重视医疗业务工作的要多，认为档案工作只是简单的资料保管，不直接产生经济效益，因此在人力、物力、财力投入上相对较少，影响了档案管理工作的开展。医院的档案设计内容很多：文书、科技、财务、人事档案等。文书档案涵盖范围广，包括医院行政管理文件、医疗规章制度、会议记录、医患沟通材料等，是医院历史沿革和日常运营的重要凭证。

（二）管理标准不统一

目前，不同县级医院在档案管理标准上存在差异，缺乏统一的规范和流程。从文件的收集、整理、分类到归档、保管、利用等环节，操作方式各不相同，导致档案管理工作的质量和效率参差不齐。例如：一是认为红头文件应归档，白头文件可不归；

（三）人员专业素质有待提高

许多县级医院的档案管理人员并非档案专业出身，甚至有的单位一年更换一个档案员，由于档案员的频繁更换，加上档案的业务性很强，导致档案员缺乏系统的档案管理知识和技能培训。在实际工作中，难以运用科学的方法进行档案管理，影响了档案的规范化和标准化。

（四）信息化建设滞后

随着医疗信息化推进，部分县级医院开始尝试电子档案与纸质档案并行管理，但整体仍以传统管理模式为主。

存在数字化设备落后、档案信息系统不完善、数据安全存在隐患等问题，无法满足现代医院管理对档案信息快速检索和共享的需求。

四、县级医院档案规范化管理未来策略（一）提高档案意识，加强组织领导

医院领导应充分认识档案管理的重要性，将其纳入医院发展规划和重要议事日程。建立健全档案管理工作责任制，明确各部门和人员在档案管理中的 形成 与的良好氛围。同时，加大对档案工作的宣传力度，提高全院职工的档案意识。例如：在院周会议给 层领导培训等；定期与各业务口子的档案员沟通并相互交流学习。

（二）建立统一的管理标准和流程

依据国家相关档案管理法规和行业标准，结合县级医院的实际情况，制定统一的档案管理标准和操作流程。明确各类档案的归档范围、分类方法、保管期限、整理要求等，确保档案管理工作的规范化和一致性。例如，在分类上，可以按照党群工作、行政管理、医疗业务、科研教学等类别进行划分；在保管期限上，严格按照永久、30 年、10 年等标准执行。文书档案是以件为单位进行整理，便于文书档案的归档、保管、和利用，是当前常用的方式 。而科技档案是以卷为单位进行整理的。

（三）加强档案管理人员队伍建设

1. 开展培训教育：定期组织档案管理人员参加业务培训和学术交流活动，学习先进的档案管理理念和技术方法，不断更新知识结构。同时，鼓励档案管理人员进行自我学习和提升，通过参加职业资格考试等方式，提高自身业务水平。

（四）推进档案信息化建设

1. 加大硬件投入：购置先进的数字化设备，如高速扫描仪、服务器、存储设备等，为档案信息化建设提供硬件支持。

2. 完善信息系统：选择功能完备、安全可靠的档案管理信息系统，实现档案的数字化采集、存储、检索利用等功能。

3. 加强数据安全管理：建立健全档案信息安全管理制度，采取数据备份、加密传输、访问权限控制等措施，保障档案信息的安全。防止因数据丢失、泄露等问题给医院带来损失。

（五）强化档案的收集与整理工作

1. 拓宽收集渠道：除了常规的文件收集外，要注重收集医院内部的会议纪要、工作简报、科研成果等资料，以及与医院相关的政策法规、行业动态等信息，丰富档案内容。明确归档时间，每年三月之前将上年度的各类档案及时上交综合档案室，便于档案员整理。

2. 严格整理要求：按照统一的管理标准，对收集到的文件进行鉴定，区分归档与不归档文件，并且确定保管期限(永久、30 年、10 年)。

然后再进行分类、编号、装订、编目等整理工作。确保文件的完整性、准确性和系统性，便于档案的保管和利用。例如：a ,按年度-问题分类, 保持分类一致性;b,排列编号,按重要程度或时间顺序排列,并且编制档号(全宗号-目录号-案卷号-件号)；c,在编目时，要详细填写文件的题名、责任者、日期、文号等信息;d,按顺序装入标准档案盒,并且填写盒脊和封面信息等。有条件的单位可进行数字化档案管理，扫描重要档案、建立电子目录数据库。

3、档案保管要求

档案库房条件： 温度 14-24℃，湿度 45-60%。严格做好档案室的八防：防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防鼠、防高温、防光等。配备灭火器、安装防盗门、监控设备、投放防虫药剂、温度计、防紫外线窗帘等设施。档案保密要求有建立、划分档案密级，严格控制敏感档案查阅权限。

4.档案管理制度建立：建立档案借阅登记制度及借阅登记本，定期检查档案保管状况。

（六）提高档案的利用效率

1. 建立档案利用制度：明确档案的借阅、复制、查阅等流程和要求，规范档案利用行为。

2. 加强档案编研工作：对档案信息进行深度挖掘和分析，编写专题汇编、大事记、组织沿革等参考资料，为医院的管理决策、医疗业务、科研教学等工作提供有价值的信息支持。例如，通过编写医院历年医疗质量统计分析报告，为医院改进医疗服务质量提供数据依据。

五、结论

县级医院档案的规范化管理是一项长期而系统的工程，需要医院领导的高度重视、全体职工的积极参与以及档案管理人员的不懈努力。通过提高档案意识、建立统 标准、加强人员队伍建设、推进信息化建设、强化收集整理和提高利用效率等措施，可以有效提升县级医院档案管理水平，充分发挥档案在医院发展中的重要作用，为县级医院的可持续发展提供有力保障。

参考文献：

1. 《中华人民共和国档案法》(2020 修订)

2. 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8 号)

3. 《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)

4. 《卫生档案管理暂行规定》(卫办发〔2008〕24 号)