新时代事业单位档案管理中存在问题及困境的应对策略研究

1 现代事业单位档案管理中人工智能技术应用的作用

1.1 增强档案信息检索的便捷性

在传统的事业单位档案管理工作中，信息检索主要通过人工处理完成，检索量大、检索难度高，很容易出现检索结果错误或重复等问题，这对于事业单位构建长远统筹发展机制产生极大不利。同时，随着事业单位经营规模的扩大，事业单位档案信息量也会随之增大，为信息检索增加新的挑战。

面对上述情况，充分将人工智能技术融入检索工作中，不仅利于优化系统检索功能，工作人员还可以实时借助于智能检索技术，完成事业单位档案所需资料的针对性检索，在加快检索速度、提升检索效率的同时，为事业单位战略规划带来助力。

1.2 提高档案利用效率

事业单位档案资料是事业单位十分重要的数据资源，对各项管理工作的顺利展开具有十分关键的影响。

2 事业单位档案管理特征

2.1 事业单位档案管理具有真实性特征

档案的内容需要确保良好的准确性，并且能够将职工的工作情况以及个人能力充分的展现出来，档案的真实性的保证可以协助事业单位对于所有的职工工作加以合理的规划和调配，如果档案信息存在弄虚作假的情况，就会出现员工能力无法胜任工作岗位需要的情况，对于各项实践工作的开展必然会造成诸多的阻碍。

2.2 事业单位档案管理具有实效性特征

事业单位内部的档案主要作用就是将内部工作人员的信息进行详细的记录，主要涉及到：履历资料、学籍资料、组织关系、工资材料、奖惩资料等等，就事业单位来说，为了保证各项实践工作能够得以良好的开展，还需要对职工档案进行综合管控。

2.3 事业单位档案管理具有动态性特征

因为职工信息、履历资料并不是固定不变的，所以务必要对档案的信息进行及时的更新，保证档案的真实性和准确性。档案管理工作人员需要及时的将职工的工作调动信息进行详细的记录，从而确保事业单位档案工作能够保证良好的效果。

3 剖析事业单位档案管理工作问题

3.1 档案工作人员对自己工作的重要性认识不

通过大量调查总结我们发现，在当前很多事业单位内部，档案管理部门工作人员对于自身工作所具有的重要性缺少正确的认识，工作中也表现出了较强的随意性，这样就导致档案管理工作整体效果较差。一些事业单位内部档案管理工作机制中存在诸多的疏漏，工作标准以及工作流程也表现出了一定的问题，所以还需要后续加以不断的优化完善。还有很多事业单位档案资料归档不及时，没有定期对那些无用档案进行销毁，这一问题与档案法规存在明显的相悖的情况，无法保证各项实践工作的有序高效的开展。

3.2 档案管理方式缺少创新

为了能够从根本上将事业单位档案资料管理工作的实践作用发挥出来，那么最为重要的就是需要对档案管理工作进行全面的优化，结合各方面实际情况和需要来对管理制度进行创新。部分事业单位内部档案资料管理工作十分的复杂，再加上受到老旧的档案管理模式的限制，档案管理工作的实施会遇到诸多的问题。还有一些事业单位档案资料管理工作没有严格的按照规定来加以落实，所以就造成档案资料无法及时的归档，纸质档案的保存和管理存在大量的疏漏，极易导致档案出现丢失或者是破损的情况，对于事业单位的发展十分不利。

3.3 档案管理设备难以满足实践工作的需求

就当下实际情况来看，很多事业单位档案管理工作所配备的辅助设施无法满足实际工作的需要，所以就造成很多档案资料或者是电子文档不能进行有效的保存。档案管理基础设备无法满足实践工作的需要，不能切实地将档案资料管理工作的实践作用 发挥出来。 很多 资料管 作都还处在保存管理的阶段，对于档案资料所具有的实践价值缺少正确 的认识，在后续资料使用方面也显得效果较差，最终就会导致档案信息资源出现严重的浪费的问题，对于事业单位的发展势必会造成诸多的限制。

3.4 档案管理人员工作能力差

档案管理工作人员的综合素质以及工作能力都会对档案管理工作的效果造成直接的影响，部分档案管理工作人员工作责任心较差，并且也不具备良好的工作能力，这样就导致档案管理工作会出现诸多的问题。再有，在档案管理人员出现离岗的情况的时候，没有及时的进行工作的交接，也会导致档案管理工作的发展会遇到诸多的限制，极易导致严重的损失。

4 事业单位加强档案创新管理的有效策略

4.1 健全事业单位档案管理体制

开展档案管理的优化、创新工作需要科学、先进的档案管理制度支持，进而保证档案管理工作的规范性及标准性。一是需要规范现有的档案审核流程，调整审核管理工作机制，保障整体工作效率。二是做好相关部门的协调工作，形成以档案管理部门为核心、其他部门为主体的修档制度，定期开展档案资料的完善、归纳和整理，做好保密工作，创设完善的档案管理保密机制，提升资料信息的私密性，突出档案管理工作的价值。三是综合政府部门自身发展现状，有针对性地推行档案制度管理机制。四是完善并落实长期、高效的档案管理机制，积极引进双轨制工作模式，提升档案数据的实用性及精确性。同时，综合其他先进技术手段，满足数字化存储要求，使得档案管理工作朝着智能化、信息化、现代化的方向发展。

4.2 把信息技术和档案管理工作结合起来，全面提升档案工作的整体水平

对于档案管理中所需要运用到的各类硬件 需要及时的进行维护和更新，合理的将信息技术与档案管理工作进行整合，促进档案管理工作 的不 同时还需要重视防火防潮工作的实施，将纸质档案进行统一的整理，并且将其备份为电子档 案，对于档案的安全性加以根本保障，这样也可以为后续档案的查阅提供更多的便利。

4.3 提高对档案管理员培训

组织档案管理工作人员进行定期的培训工作，从整体上提高工作人员的专业能力，促使工作人员能够及时的对先进的档案管理理念和管理技能加以掌握，为档案管理工作的良好发展打下坚实的基础。档案管理工作人员务必要重视对档案管理工作进行积极的优化，合理的将最先进的设备加以运用，保证档案管理工作能够得以有序的实施。

5 结束语

综上述，随着信息科技的飞速发展，事业单位档案管理也在加快变革，推动着档案管理的方式、方法和技术手段都在不断地更新，这就需要事业 以用 户的档案需要为中心来做好档案管理工作。今后，根据事业单位档案的公益属性，建立一个立体的档 统，以用户的需要为中心，对档案技术进行更新，让档案信息的应用价值得到最大化，使档案管理工作质量得到进一步的提高，更好地满足社会对档案信息的利用需要。

参考文献

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