对加强事业单位人事档案管理工作的几点思考

事业单位人事档案管理工作，作为单位人力资源管理的重要组成部分，其重要性不言而喻。随着社会信息化程度的不断加深，事业单位人事档案管理工作也面临着新的挑战和机遇。如何在新时代背景下，有效加强事业单位人事档案管理工作，已经成为各事业单位亟待解决的问题。本文将就如何推进档案标准化、规范化管理，建立健全更系统完善的档案管理体系和管理制度，完善档案管理信息化平台建设，加强数字化档案管理技术，加强人事档案管理人员的培训，以及完善人事档案数字化流程等方面进行详细探讨。

一、事业单位人事档案管理工作的相关概述

事业单位人事档案管理是一项基础性、系统性工作，对单位人力资源管理和组织建设具有重要意义。人事档案是记录职工个人经历、德才表现、工作实绩的重要载体，也是组织人事部门考察、选拔、任用干部的重要依据。随着事业单位改革的深入推进，人事档案管理工作面临着新的要求和挑战。

人事档案管理主要包括档案收集、整理、保管、利用等环节。在收集环节，需要及时归档职工履历、学历学位、职称评定、考核奖惩等材料，确保档案内容完整准确。整理环节要按照国家档案管理标准进行分类、编目、装订，做到分类科学、编排有序。保管环节要严格执行档案安全保密制度，配备专门的档案库房和设施设备。利用环节要规范档案查阅、借阅程序，充分发挥档案的参考价值。

二、事业单位人事档案管理的重要性

事业单位作为我国公共服务体系的重要组成部分，承担着教育、医疗、科研等重要社会职能。人事档案作为记录职工个人经历、德才表现的重要载体，其管理水平直接关系到事业单位的规范化运作和长远发展。加强人事档案管理，对于提升事业单位管理水平、保障职工合法权益、促进组织健康发展具有不可替代的作用。

人事档案是事业单位人力资源管理的基础依据。完整准确的人事档案能够客观反映职工的政治面貌、学历背景、工作经历、奖惩情况等信息，为单位在人员招聘、职务晋升、职称评定、工资调整等重要人事决策中提供可靠依据。规范的档案管理可以避免用人失察，确保人事任免的公平公正。同时，档案中的考核材料、培训记录等资料，也为单位制定人才培养计划、优化人才结构提供了重要参考。

人事档案管理是维护职工合法权益的重要保障。档案中记载的工龄、任职经历、工资变动等信息，直接关系到职工的退休待遇、社保缴纳等切身利益。规范的档案管理能够确保这些关键信息的真实性和连续性，有效防止因档案缺失或错误导致的权益纠纷。特别是在处理劳动争议时，完整的人事档案往往能提供关键证据，既保护职工合法权益，也维护单位的正当权益。

完善的人事档案管理有助于提升事业单位的管理效能。通过建立科学规范的档案管理制度，可以实现对人员信息的系统化管理，提高人事工作效率。电子化档案的应用更能够实现信息快速检索和共享，为领导决策提供及时准确的数据支持。同时，规范的档案管理还能促进单位内部监督，防止人事工作中的不正之风，营造风清气正的工作环境。

从长远发展来看，人事档案是事业单位历史传承的重要载体。完整保存的档案资料不仅记录了个人的成长轨迹，也见证了单位的发展历程。这些珍贵的历史资料对于研究事业单位发展规律、总结管理经验具有重要价值。规范的档案管理能够确保单位文化的传承延续，为未来发展提供历史借鉴。

三、加强事业单位人事档案管理工作的策略

（一）推进档案标准化、规范化管理

为了实现人事档案管理的标准化和规范化，事业单位应首先制定并执行一套严格的管理标准。这包括档案的分类、编号、归档、保存、利用、销毁等各个环节的标准和流程。通过明确的管理标准，可以确保人事档案的完整性和准确性，避免信息的遗失和混乱。此外，还应建立档案管理的监督机制，确保各项标准得到有效执行。

（二）建立健全更系统完善的档案管理体系和管理制度

事业单位应建立一套完善的档案管理体系，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和编研等各个环节。同时，为了确保管理体系的有效运行，还应制定相应的管理制度，包括档案保密制度、档案借阅制度、档案更新制度等。这些制度和体系的建设，将有助于提高人事档案管理的系统性和效率。

（三）完善档案管理信息化平台建设

放眼全球，互联网和信息技术已经为传统产业带来巨大变革和升级。所以，利用计算机技术进行人事档案管理，本质上就是对传统档案工作进行信息化、网络化的升级。而要使计算机技术得到充分普及与深入运用，就必须从建立健全档案管理信息平台入手。这里首先需要突破管理误区，那就是完善的信息化平台不能只是档案管理部门或行政后勤部门的局域网，而是需要覆盖管理全局的统一化、系统性的信息化管理平台。这主要是因为许多单位在人事档案管理中的计算机技术运用和信息化发展的认识上有一定的局限，认为档案室或行政机关一旦建立计算机网络，就等于是完成了计算机技术的应用和信息化管理。而这一认知缺陷正是导致人事档案管理片面化、碎片化和分散化的根本原因。所以，事业单位要尽快地对平台进行整合，特别是要把比较靠后的档案管理局域网络纳入核心管理平台中，建立核心管理圈和档案管理平台之间的数据通路，让从学科教育到科研计划等各个环节的人事档案数据信息都能够顺畅地汇聚到人事档案管理平台中。鉴于计算机技术和信息化手段在不同时期的标准或者数据上的差别，因此，管理人员应该持续地强化和提升计算机兼容性技术，让各个分平台或者局域网之间的互相结合更加快速、顺畅。

（四）加强数字化档案管理技术

数字化档案管理技术是档案管理现代化的重要标志。事业单位应加强数字化档案管理技术的研发和应用，包括数字档案的存储、备份、恢复、加密等技术。通过数字化档案管理技术，可以实现对人事档案的长期保存和高效利用。

（五）加强人事档案管理人员的培训

人事档案管理人员的素质和能力，直接影响到档案管理工作的质量和效率。因此，事业单位应加强对人事档案管理人员的培训，提高其专业素质和管理能力。培训内容应包括档案管理理论、档案管理技术、档案管理法规等方面。

（六）完善人事档案数字化流程

为了更好地适应信息化时代的需求，事业单位应完善人事档案数字化流程。这包括数字档案的采集、整理、分类、存储、利用等各个环节。通过完善数字化流程，可以实现对人事档案的全面数字化管理，提高档案管理的工作效率和准确性。

结论：综上所述，加强事业单位人事档案管理工作，需要从多个方面入手。通过推进档案标准化、规范化管理，建立健全更系统完善的档案管理体系和管理制度，完善档案管理信息化平台建设，加强数字化档案管理技术，加强人事档案管理人员的培训，以及完善人事档案数字化流程等措施，可以有效地提高事业单位人事档案管理的水平和效率。这将有助于更好地服务单位的人力资源管理，促进单位的可持续发展。

参考文献

[1]孙波.新时代事业单位人事档案管理工作探析[J].黑龙江档案,2021(05):150-151.

[2]吴凡.关于做好事业单位人事档案管理工作的思考[J].办公室业务,2021(20):152-153.

[3]黄思民.新时期机关事业单位人事档案管理工作的现状分析及应对策略[J].黑龙江人力资源和社会保障,2021(14):85-87.

[4]王丽娟.对加强事业单位人事档案管理工作的几点思考[J].黑龙江档案,2021(01):164-165.

[5]赵卉.浅谈如何做好事业单位人事档案管理工作[J].兰台世界,2020(S2):75.