建立人民防空文书档案数字管理系统的思考

中图分类号：F457文献标识码：A

引言

随着数字技术的快速发展，档案管理正从传统模式向数字化转型，同时在社会信用体系建设不断推进的背景下，充分挖掘文书档案的信用价值，有助于提升信用监管效率，并优化社会治理。然而，在当前档案数字化过程中，文书档案信用价值的开发面临诸多问题，因此，深入研究档案数字化背景下文书档案信用价值的挖掘与利用策略，对推动档案资源与社会信用建设深度融合与促进社会诚信环境构建，具有重要的意义。

1 人民防空文书档案数字管理意义

1.1 提高档案管理效率

人民防空档案信息化建设对提高档案管理效率具有重要意义。传统的人民防空档案管理模式主要依赖人工操作，涉及文书档案、财务档案、人防工程档案和人防行政执法档案等多个领域，信息量庞大且复杂。这种管理方式不仅耗时耗力，还容易出现数据错误和信息遗漏。通过加强档案信息化建设，人民防空可以实现档案的数字化存储和智能化管理。数字化存储使得档案资料占用的物理空间大幅减少，同时，也便于档案的长期保存。智能化管理系统能够快速、准确地实施档案的分类、编目和检索，极大地减少人工操作的时间和错误率。此外，信息化系统还能实现档案的远程访问和共享，打破了传统档案管理的地域限制，使得不同部门和地区的人民防空能够更便捷地交流和协作。

1.2 促进人防工作现代化的内在要求

随着科技的飞速发展和社会的快速变迁，传统的人防工作模式已经难以满足新时代的需求。档案信息化建设不仅仅是技术层面的升级，还是整个人防工作理念和方法的革新。通过信息化建设，人民防空可以实现从被动防御到主动预防的转变。例如，利用大数据分析技术，可以对历史档案中的数据实施深度挖掘，发现潜在的安全风险和发展趋势，从而制定更具前瞻性的人防策略。人工智能技术的应用则可以提高档案管理的自动化水平，实现智能化的档案分类、检索和利用，使得人防工作人员能够将更多精力投入创造性和战略性工作中。此外，区块链技术的引入可以确保档案的真实性和不可篡改性，提升人防工作的可信度和透明度。

2 建立人民防空文书档案数字管理系统的思考

2.1 建立文书档案真实性审查机制

第一，规范档案形成源头管理。制定统一的文书档案生成标准，明确各业务环节数据录入规范，要求在文件起草阶段即对关键信息进行格式校验，如日期、金额、编号等必须符合指定格式。建立文件审批电子流程，设置必填项与逻辑校验规则，未经审核的文件无法进入归档环节，从源头保障档案数据的准确性。第二，强化数字化过程质量管控。在纸质档案数字化时，采用双重复核机制，由两名工作人员分别对扫描图像、文字识别结果进行核对，确保图像清晰、文字转录无误。建立数字化元数据完整记录规范制度，详细记载档案扫描时间、操作人员、转换参数等信息，通过元数据回溯数字化全过程，为真实性验证提供依据。第三，建立多版本档案比对机制。开发档案版本管理系统，自动识别同一档案的不同版本数据，通过智能算法比对差异，标注修改内容。建立版本变更审核流程，要求档案管理人员对修改数据进行复核，确保新版本数据的真实性与合理性，保留完整的版本演变记录。

2.2 运用信息技术

创新档案管理模式随着数字化的快速发展，信息技术为文书档案管理工作改革和发展指明了方向。可引进具有较强综合性的档案管理系统，覆盖文书档案输入、存储、查询、统计分析等整个过程。在数据输入阶段，通过文字识别技术实现文书档案的自动识别与转化，并采用多引擎自动匹配与人工校验提升识别精度，保证文书档案的正确度。在此基础上，结合人工智能，实现文书档案内容的自动归类与关键字提取，提升文书档案的分类效率与精度。还可利用大数据挖掘文书档案管理的潜在价值，发掘蕴含的信息与规则。例如，通过对各年度的合同信息进行统计，归纳合作趋向，为单位的经营管理提供依据。通过对数据的可视化处理，可以将分析的结论以柱状图、折线、饼图等方式展现，让决策者直观找到重点信息内容。同时，还可以构建档案资源共享平台，打通各个科室间的信息壁垒。值得注意的是，该平台应无缝连接单位的 OA 系统，使单位工作人员能够在统一平台上借阅文书档案。通过对信息技术的充分应用，对文书档案管理方式的革新，构建智能化高效率的文书档案管理模式，以更好满足各科室对文书档案迅速获取和使用的需求。

2.3 信息化对档案访问权限管理的优化

信息化优化档案访问权限管理表现为精细化、智能化权限控制机制。传统档案管理的权限管理通常比较粗放，使得一些档案信息遭到未经许可的人查阅或者篡改[5]。信息化管理系统采用基于角色的访问控制（RBAC）模型和细致的权限管理策略，确保每名员工只能访问其职责范围内的文件。在一个政府部门档案管理系统里，工作人员按照岗位、任务、权限等因素分配到不同的存取级别，仅有拥有对应权限者才可以存取敏感档案。系统还可根据内容类型和时效性自动调节访问权限，以保证档案数据安全合规。该系统利用日志记录、实时监控等功能全面审核档案存取行为，避免权限滥用和信息泄露。信息化借助这些特定策略显著提升档案访问管理安全性和透明度，规避传统管理方式的权限管理漏洞。

2.4 信息化对档案销毁与移交流程的优化

信息化对优化档案销毁和移交流程具有关键作用。传统的档案销毁和移交流程存在手工操作易导致数据遗漏或者管理失范等问题。在信息化管理中，档案销毁移交的过程也越来越细化、透明化。档案管理系统可以按档案的生命周期自动产生销毁时间表、移交计划等信息，以保证其在到达保存期限时如期销毁或者移交。采用信息化技术可实现销毁过程全程监控和记录，保证销毁过程合规安全。一些公司通过和销毁公司建立网络来实时传送销毁进度，以保证销毁记录真实可追溯。数字化的档案转移流程还允许通过电子方式进行远程转移，从而提高了档案转移的速度和安全性。利用信息化技术对档案管理全生命周期进行优化，在提升工作效率的同时，也保证档案的管理规范安全。

结束语

综上所述，人民防空档案信息化建设是一项系统性工程，需要在技术、管理和人才等多个维度协同推进。通过本研究，不仅明晰了当前面临的挑战，还提出了一系列针对性的策略。这些策略的实施将有力推动人民防空档案管理向数字化、智能化方向发展。然而，信息化建设是一个持续演进的过程，未来还需要在实践中不断优化和完善。我们期待，随着这些策略的逐步落实，人民防空档案管理将迈入一个全新的发展阶段，为提升国家防御能力和应急管理水平做出更大贡献。

参考文献：

[1] 佚 名. 以标准化建设推进人防行政审批改革[J]. 中国机关后勤,2019(01):3.

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[3]杨 欢.谈机关档案信息化管理[J].黑龙江档案，2013(04):1.

[4]李卫东.事业单位档案信息化建设的问题研究[J].黑龙江科技信息,2017(03):195-195.