企业人力资源档案管理创新思考

引言

人力资源档案是单位科学决策、进行人才战略规划的重要依据。传统档案管理模式存在流程繁琐、信息分散、利用效率低等不足，需要强化档案管理赋能，提升单位人力资源管理水平。人力资源档案管理包括对相关资料的收集、判断、整理、保管、检索、提供、编研以及统计等。人力资源档案管理的内容包括对档案实体的管理，以及对档案信息内容的开发和利用，具有以下人力资源档案涵盖人事档案、业绩档案以及个人健康档案等特征，是人才信息的核心载体。

1.分析企业人力资源档案的特点

1.1 动态性和多元性

有了管理人力资源的需求，就需要进行人力资源档案的管理。人力资源管理需要通过档案了解人的情况，这就要求人力资源档案涵盖多方面，所以人力资源档案收集和整理的内容应足够丰富，具有动态、多元的特点。动态指的是人力资源档案内容应包含个人的成长过程，通过档案了解个人的背景，做到知根知底。这就对档案管理提出了动态的要求，要求档案内容不断变化、持续更新。多元指的是档案的内容要足够丰富，应涵盖上述提到的五个类别内容，这样才能通过档案形成对个人全面的认识。

1.2 形成内容专业、过程分散

人力资源档案作为专门档案，其专业性极强。档案材料必须经过认定，具有足够的公信力，否则不足以服务于人力资源的开发和利用。例如，档案中个人的外语水平、学位、学历、技术证书等都必须经过国家组织的考试，并且能通过互联网查询；个人填写的成果表、鉴定表、履历表等都需要经过组织认可并盖章。人力资源档案的形成过程分散，因为档案材料在多个地方产生，也在多个地方保存。在人事管理活动中，只有一部分材料是在这一环节产生，对这些材料可以实现集中保存，但是除此以外，还有教育部门的教育记录、税务部门的缴税记录、银行部门的贷款记录等，这些材料在不同的部门分散产生。

1.3 服务性和隐私性。

人力资源档案的服务性指的是建立的档案是为了提供服务。例如，对国家而言，建立人力资源档案可以提供坚实可靠的信息支持，这对提高人才市场管理的规范性、进一步改革人事制度、完善社会保障体系等具有十分重要的作用；对社会组织而言，人力资源档案记录了个人的知识、能力、成长历程，甚至还能帮助组织了解其思想，了解个人能力是否契合本单位要求，是否需要对个人进行针对性培训，制定更好的使用计划等；对个人而言，通过人事档案公开制度，个人可以了解到组织对自己的评价，让自己时刻保持警醒，约束自己的行为，管理自己的业绩，增强学习、进步的动力。隐私性指的是人力资源档案记录了高度隐私的信息，包括健康状态、薪资、婚姻、信用等信息。这些信息使人力资源档案具有高度隐私的特点。

2 分析企业人力资源档案管理创新

2.1 发挥管理技术的作用

一是提升档案管理系统的功能性，积极应用大数据、人工智能等技术在人力资源档案中，应对其查询功能不断优化，以便于为相关人员带来良好的查询服务，快速、准确找到需要的信息，实现信息的优质流通。在档案信息管理中，可以借助全文检索的处理技术，以便于短时间内筛查，实现信息的精准利用。针对人事档案的管理系统，应扩展其应用范围，如在一些重要的管理内容中增加任务指标、考勤等部分，并尽可能做到共享应用。人力资源档案中存在着大量信息，为保证合理化处理数据，可以推行大数据处理技术，这样一来能够更好地把握内部人员的情况，包括薪资方面、绩效方面等。二是推行数字化转化、录入，高效管理人力资源档案结合实际情况周密分析数字化转化、录入的过程应实现的目标，明确待执行转化、录入环节的档案部分，预先估量后续的效果。在清晰的目标下，对数字化转化、录入相关界限精准把握。在数字化转化、录入期间，要为之构建严格的标准，以规范作为指导，针对命名的要求、录入的标准等。应本着一致性原则实现处理，保证转化、录入得到的结果能够符合规范。在上述工作中，还应确立清晰的流程，以确保相关人员能够准确掌握档案的接收工作、扫描工作、鉴定工作等，整体性提升处理的标准化水平。为辅助转化、录入工作顺利进行，提升数字化处理水平，可以引进诸如 OCR 识别仪等设备，保证档案的管理过程更顺畅。

2.2 完善档案管理设施

如今人力资源的档案工作成为管理体系中的重点内容，要想提升管理成效，应从基础设施投入层面、人员素质层面深层考虑，保证契合现阶段的档案管理需求。积极推行与时俱进的档案管理设施，为精细化管理理念的落实带来支持，要勇于与领导人员沟通，以获得更多支持策略，从而有能力购置管理设施、设备，围绕人力资源档案管理阶段的实际情况，妥善安排档案管理室，选择专门的库房，确保防火防潮防蛀等常见问题。对于人力资源的档案管理工作来讲，因其与政策内容存在较为密切的联系，故而在管理环节格外注重其标准性，在聘用工作人员时，要严格强调档案内容保密条例，要求从事档案管理工作的人员始终保持严谨的态度，规范做事。对于参与此项工作的人员，需要加强培训，深层学习政治理论，增加其思想深度，并且着重开展业务知识培训，促使其能够灵活应对管理问题，推动档案材料得到安全、完整调用、存放，为精细化管理工作的进行提供支持。

2.3 设定规范的工作标准

在人力资源的档案内容中，对于存在的各种资料，应认真完成鉴别工作、归档工作。相关人员对档案资料执行收集时，要注意不能直接归档保存，应组织专门的人员，鉴定识别资料内容，明确其真实性，并给予相关资料合格的证明，再结合档案内容进行类别划分，最终实现归档。在鉴定识别中，如果察觉资料与要求存在差距，要查阅对应的标准尽快处理，反之，需尽快完成归档保存手续，执行保存操作。对于纸质类档案，当执行归档工作时，需要对应用的纸张严格限制，保证拥有同样的规格，在标准要求下认真装订，保证材料的编号位置等正确。

总结

综上所述，为保证管理工作顺利、安全落实，人力资源体系中的档案工作有必要融入科学思想，发挥管理技术的作用，从而提升档案管理质量、效率，完善档案管理设施，增强管理人员整体素质，实现人力资源体系的跨越发展。强化档案管理并非一蹴而就，而是持续优化的过程。单位要通过明确人力资源档案的性质、人力资源档案所有权以及人力资源档案的收集内容和标准，加大人力资源档案管理队伍的建设力度，提高人力资源档案管理工作质量，使其更好地服务于社会、单位和个人。

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