声像档案长期保存中的风险识别与评估

前言

随着时代的不断发展，声像档案的数量也在不断增长。大量的早期声像档案，由于保存环境恶劣及载体特殊等原因，正加速老化。同时，受到技术、读取设备等因素的约束，许多档案不能被及时复制并迁移，最终导致这部分声像档案无法获取或数据遗失，造成不可挽回的损失。因此，需对声像档案长期保存的风险进行识别与评估，从而解决声像档案保存中的具体问题。

1 声像档案的概述

1.1 声像档案的概念

声像档案是指通过声音、图片或视频等载体记录的有价值的档案信息，也指音像档案、视听档案，可用于传播文化现象、反映历史原貌等，具有较强的形象性及直观性。随着时代的进步，声像档案的形式也愈加丰富，包括录音、影片、照片等[1，2]。

1.2 声像档案的保存环境

（1） 外部环境：声像档案的外部保存环境主要包括社会环境、自然环境、政策环境、法治环境、网络安全环境等。不同的保存环境对档案安全有着不同的影响，如：政策环境在一定程度上决定着档案保存的计划、目标及方法方式；在网络信息时代中，云环境可能会造成声像档案丢失，或是未授权人侵入档案储存系统，造成档案受到篡改或损毁；自然环境中，突发性的自然灾害可能会影响档案保管单位的正常运作，或影响声像档案存取设备无法正常使用等[2，3]。

（2） 内部环境：通常是指负责保存声像档案的组织、设备、人员等条件，可分为声像档案保存的技术环境与组织环境。其中，技术环境主要指声像档案保存的基础设施环境，如机房设备、网络条件等。组织环境主要包括保管声像档案的组织框架，如保存机构、相关部门的运行传递模式、提供保存服务的第三方机构等[3]。

2 声像档案长期保存的风险识别

2.1 风险识别的思路

风险识别是基于不同的原则与理论，对档案数字化流程进行辨识，构建风险评估框架，并使用综合性的方式界定各种风险因素，在全面的数据对比中找出风险点，为风险评估做好准备。对声像档案保存进行风险识别，需从档案收集、储存、整理及使用的全过程出发，分析登记、移交、整理入库、保存与使用各个流程中的所有风险因素。除此之外，还需分析声像档案保存管理技术的现状，包括硬件、软件、技术框架等，计算风险发生的概率[3-5]。

2.2 风险识别的方法

可使用SWOT分析法、PEST分析法、头脑风暴分析法、问卷调查法、访谈分析法等方式进行风险识别。其中SWOT分析法对声像档案保存的优势、劣势、机遇及威胁进行分析，从内部环境中找出风险因素；PEST分析法从社会、文化、经济等角度，对档案的保存情况进行分析，从外部环境中找出风险因素；头脑风暴分析法则是多方交流、相互启发，最终提出具有创新性的建议；由声像档案保存的相关机构及人员填写调查问卷或进行访谈，仔细梳理工作中可能存在的风险因素[4-6]。

3 声像档案长期保存的风险评估

3.1 风险评估的概念与意义

风险评估根据某一标准，将各种影响程度不同的风险因素分解为风险因子，根据工作经验或统计数据，判断某一风险事故的危害程度，对风险发生的频率及可能造成的后果进行分级赋值，以确定风险的严重程度。风险评估可根据风险的等级制定适当的抢救性保护计划，并优先处理易控制、发生频率较高的风险。

3.2 风险大小的确定

风险大小（MR）可用公式： MR=FS×P×LV ，来表示。其中FS敏感度包括温湿度、磁场、光变化等因素的感知度；发生概率P包括突发事件、管理措施、保管条件等事件的发生几率；价值损失LV是指对档案信息造成的影响。

3.3 风险等级

按照风险大小的数值，对各个风险类型进行递减排列并划分为三类，可将风险等级分为非常严重、比较严重、一般严重三类，最终根据此分类确定声像档案长期保存与抢救过程中所面临的风险的严重等级。但需注意，在计算声像档案保存中的风险时，对于一些特定的风险类别，采用将两个或多个独立风险相加的方式来计算总体风险的大小。即：一类风险的总大小，是由其包含的各个简单风险相加得到的。

3.4 常见风险

声像档案保存中的常见风险主要包括读取设备（磁带、光盘、胶片等载体，硬件设备老化或功能失灵风险）；查验工作不及时，导致载体变形、磁粉脱落、信号失真等；自然灾害，如火灾、地震、水灾等，同时还有外部环境中的温度、湿度、光变化对声像档案长期保存带来的影响

4 结语

声像档案具有清晰、形象、直观等特征，能够很好地反映历史原貌，但面临着读取、储存、数字化等方面的风险。为提高声像档案保存的安全性与有效性，最大程度地发挥档案信息的价值，需要加强声像档案长期保存的风险评估，全面识别各种风险因素，建立更加完善的保存、管理体系，为更好的利用声像档案和充分发挥其价值奠定坚实的基础。

参考文献

[1] 张妍.档案数字化面临的技术性问题与对策研究[J].移动信息,2025,47(4):113-115

[2] 鲍群涛. 声像档案数字化处理与保存策略探究[J]. 赤峰学院学报（自然科学版）,2024,40(5):22-25.

[3] 陈爽. 声像档案媒资系统管理的新思考[J]. 西部广播电视,2022,43(4):208-210.

[4] 肖潇. 企业数字档案馆建设中的风险与防范探析[J]. 办公自动化,2025,30(4):65-68.