从招聘到档案整理的人事信息安全管理措施

引言：

在研究开发型事业单位，干部人事档案管理不仅关乎个人隐私，还与科研工作安全息息相关，它除了记录个人政治思想、工作经历、奖励惩处等情况，更是单位选人用人、团队建设和人才培养的重要依据。随着信息技术发展与管理要求提高，人事信息安全管理挑战加剧。从招聘到人事档案整理过程中的各个阶段均需规范操作与安全防护及持续优化的管理策略。本文旨在探讨通过安全管理措施，确保人事信息安全完整，阐明人事工作全流程对人事档案整理的支撑作用，凸显档案整理核心价值，为事业单位高效运行提供保障。

一、招聘环节的人事信息安全风险识别与应对策略

在招聘环节，人事信息安全管理至关重要，招聘环节收集的各类材料作为人事档案的源头，其信息的准确性和完整性很大程度上影响了后续档案整理的质量。尤其是对于科研型的事业单位而言，干部人事档案的整理与管理不仅涉及个人隐私，更关乎单位科研工作的安全与稳定发展。因此，识别招聘环节的人事信息安全风险并制定相应的应对策略，是确保人事信息安全的关键所在。

（一）招聘信息发布与收集的风险识别

招聘信息发布阶段存在着潜在安全隐患。由于招聘信息的公开传播，可能吸引别有用心者利用信息漏洞获取单位敏感信息；发布渠道若不安全，信息可能被恶意篡改、利用，最后导致误导或滥用[1]。在收集应聘者报名材料的阶段，也可能存在信息泄露的风险。因为应聘者提交的简历和个人资料包含着大量个人信息，如身份证号、联系方式、教育背景等，此外，在复核应聘者报名材料时，可能会遇到应聘者谎报年龄、伪造学历、虚报工作经历等情况。这些情况会造成一定的风险信息，若被不当处理或泄露，不仅会损害应聘者的权益，还将对后续考试环节构成安全隐患，甚至可还会为后续档案整理埋下数据失真、隐私泄露的隐患，给单位带来法律风险。

（二）政审环节与信息核实的风险识别

政审是招聘过程中的重要环节，但同时也存在一定的风险。在进行政审调查时，可能会涉及应聘者的隐私信息，如个人体检报告、犯罪记录等。如果这些信息被泄露或滥用，可能会对个人造成不必要的伤害。

（三）应对策略

针对上述风险，事业单位应采取一系列应对策略。首先，在招聘信息发布时，应选择安全可靠的渠道，并对信息发布的内容进行严格审核，避免泄露单位的敏感信息。同时，应加强对招聘信息的监控，及时发现并处理可能的篡改或误导行为。其次，在收集应聘者信息时，应明确告知应聘者信息的使用范围和保密措施，确保信息的合法合规使用。对于收集到的信息，需建立“双人复核”机制，确保其与后续档案归档要求的一致性，为档案整理奠定真实、完整的基础。在政审和档案调查过程中，应严格遵守相关法律法规，确保调查过程的合法性和合规性。同时，应建立严格的审核机制，对所有应聘者的信息进行逐一核实，确保信息的真实性和可靠性。

二、档案整理阶段的人事信息安全防护措施

人事档案是单位在招聘至离职全过程中形成的原始凭证，记录个人教育背景、科研经历、工作实绩等关键信息。其整理不仅是材料归集，更是通过系统分类与校验，将零散信息转化为“可追溯、可利用”的核心信息。对科研单位而言，规范档案管理能确保人才信息准确，为项目申报、团队配置提供可靠依据。通过优化整理流程、强化存储安全与查阅制度，切实保障人事信息的完整性与可用性，为科研工作提供坚实支撑。

（一）规范人事档案整理流程

人事档案整理是人事信息安全管理的基础环节，其质量直接决定了档案的利用价值和安全系数。在整理过程中，应严格按照国家和单位的相关规定，对干部人事档案进行鉴别、审核、分类、排序和装订[2] 。整理需以原始信息为依据，确保档案材料的连续性和一致性，如将政审考察材料、学历学位材料、干部履历表、工资材料等对应归档。档案整理人员还需要取得档案系列职称证书，确保其熟悉档案管理的法律法规和操作规范。在整理纸质档案时，应特别注意保护档案的原始性和完整性，避免因不当操作导致档案损坏或信息丢失。同时，应建立档案整理的监督机制，对整理过程进行全程监督，确保整理工作的规范性和准确性。

（二）加强档案存储管理

应构建“物理+技术”双重防护体系，实现人事档案全生命周期安全管理。物理存储方面，在满足防火、防潮、防虫、防鼠等要求基础上，设立独立保密档案库，配备指纹门禁与 24 小时监控，仅限授权人员进入。纸质档案使用防磁、防腐蚀专用盒，实行“一人一档”编号管理，并定期数字化备份，备份介质异地存放。

技术防护方面，有条件的单位可以建立加密档案数据库，关联招聘信息与扫描件，启用操作日志自动记录，确保访问、修改全程可追溯。实施“双机热备”，主备服务器实时同步，防止数据因硬件故障丢失。有保密资质的单位应当对涉密科研项目信息采用高强度加密算法，限制数据库管理员单独访问权限，实行“双人密钥”解锁机制，从技术源头防范信息泄露风险。

（三）完善档案查阅制度

应建立“权限分级 + 流程溯源”的档案查阅闭环管理体系。按“业务必要性”分级授权：单位领导可查分管范围完整档案；人事部门因工作需查档的，须提交书面申请并经审批；科研团队负责人仅可查成员相关业绩材料，并签订《保密承诺书》。实行“申请—逐级审批—登记”流程，审批后在监控环境下查阅。纸质档案禁止带出，须在专用桌查阅并防复印；如有电子档案，可仅开放浏览，禁止下载、截图。查阅后系统自动生成的含查阅人、时间、内容、用途的电子台账，应每月由纪检部门核查。涉密档案设“查阅预警”机制，发现非授权访问立即冻结账户并报警，确保信息安全可控。

三、人事信息安全管理的持续优化

（一）建立完善的人员培训机制

人事档案管理专业性强，要求管理人员具备扎实的业务知识与责任意识。科研单位应定期组织业务培训，内容应涵盖档案法规、安全防护、应急处理等基础模块，并融入科研项目相关知识，提升管理人员对档案安全重要性的认识和风险防控能力。同时，加强新技术、新方法的培训，帮助其掌握行业动态与先进管理技术，提升整体业务水平[3] 。作为招聘与档案管理的衔接者，人事工作者可通过培训强化对岗位需求的理解与信息甄别能力，在档案整理中更精准识别关键材料，剔除冗余信息，发现潜在问题，从源头保障档案质量，发挥招聘环节的专业优势。

（二）定期开展安全评估

为了确保人事信息安全管理措施的有效性，科研方向的事业单位应定期对人事档案管理的安全状况进行全面评估。评估需重点关注招聘信息与档案内容的一致性，以及材料整理流程对信息安全的保障程度。评估内容包括人事档案整理流程的规范性、存储环境的安全性、查阅制度的执行情况以及潜在的安全隐患等。通过定期评估，可以及时发现档案管理过程中存在的问题和不足之处，为后续的改进工作提供依据。评估结果应形成详细的报告，明确指出存在的风险点和改进建议，并及时反馈给相关部门和人员，确保问题能够得到及时解决，从而不断提升人事档案管理的安全性。

（三）加强技术与管理手段的融合

现代档案管理中，技术应用对提升效率和保障数据安全意义重大。科研型事业单位在纸质档案管理基础上，应探索信息化技术，建立档案数字化管理系统，实现电子化存储管理，无缝对接招聘电子数据与档案整理信息，形成全流程可追溯电子档案链，既提高查阅效率，又能通过加密、备份等增强安全性。同时，要加强档案管理软件维护升级，保障系统稳定安全。还需创新管理手段，如建立绩效考核机制，将档案安全管理纳入考核，激励管理人员履职，确保档案管理高质量开展。

结语：

人事信息安全管理是一项系统性、长期性工作，需贯穿人事招聘与档案管理全过程。人事档案作为连接人事招聘与后续人事管理的核心载体，其整理工作的规范性是保障全流程信息安全的关键枢纽。通过健全制度、强化技术支撑与提升人员素质，科研单位可实现人事档案管理的规范化与高效化。未来，随着技术手段的不断进步，档案安全管理将进一步向智能化、精细化方向发展，为科研工作的开展与组织管理提供更加坚实的数据保障。

参考文献：

[1] 玥 . 事 业 单 位 人 事 管 理 信 息 化 建 设 研 究 [J]. 中 国 管 理 信 息化,2024,27(20):112-114.

[2] 李红. 基于云计算的人事档案安全管理策略[J]. 现代信息技术, 2023,18(2): 53-58

[3] 庞海燕.浅析信息化背景下人事档案管理工作的创新[J].秦智,2024,(08):120-122.

作者简介：姓名：张洁琼（出生年月—1987.1），性别：女，民族：汉，籍贯：江苏张家港，学历：硕士研究生，职称：人事专员，单位：，研究方向：人力资源及人事档案。